Webinar: Wissen, das nicht fliesst, ist verlorenes Kapital

Wie modernes Wissensmanagement wirklich funktioniert

Es gibt diverse Werkzeuge, um Wissen sichtbar, auffindbar und nutzbar zu machen. Viele Unternehmen verzetteln sich allerdings in der Tool-Auswahl, bevor sie sich über die eigentliche Frage Gedanken gemacht haben, nämlich, welches Wissen wo und wie fliessen soll. Also welches Problem zum Thema Wissensmanagement muss gelöst werden.

Bei der Einführung von modernen Arbeitsplätzen bei öffentlichen und privaten Organisationen aus div. Branchen gehören immer Befähigungsmassnahmen dazu, welche wir für verschiedenen Berufsgruppen bereitstellen durften. In diesem Blog möchten wir unsere Erfahrungen und Best Practices spezifisch zur Wissensvermittlung zusammenfassen.

Zuerst die Frage: Was für Wissen soll überhaupt bereitgestellt werden?
Bevor du dich für ein Tool entscheidest, lohnt sich eine Unterscheidung, die in der Praxis oft übersehen wird:

Explizites Wissen ist dokumentierbar, z.B. in Form von Anleitungen, Richtlinien, Schulungsunterlagen, FAQ etc. Es lässt sich strukturieren, versionieren und in einem System ablegen. Je nach Art von Wissen eignen sich unterschiedliche Systeme und Prozesse für die Bereitstellung. Unter Arten von Wissen verstehen wir:

• Reguliertes Wissen, relevant um Qualitätsstandards und Business Excellence einzuhalten. Diese Art von Wissen wird oft zentral gesteuert und über Genehmigungsprozesse gelenkt
• Erfahrungswissen wie typische Vorgehensweisen, Prinzipien, Methoden, Linksammlungen, welche die Ausführung von Tätigkeiten unterstützen kann. Das Wissen soll schnell und kompliziert am Ort wo es entsteht dokumentiert werden können.

Implizites Wissen dagegen steckt in Köpfen, Erfahrungen und Gesprächen. Es entsteht oft beiläufig, z.B. Bei der Kaffeepause, in einer Besprechung oder während eine Kollegin einer anderen kurz etwas zeigt. Dieses Wissen lässt sich nicht «ablegen», sondern nur durch Austausch und Vernetzung sichtbar machen.

Die meisten gescheiterten Wissensmanagement-Initiativen scheitern daran, dass ein Tool für explizites Wissen eingeführt wird, während das eigentliche Problem im impliziten Bereich liegt. Oder umgekehrt.

 

Lernmanagementsysteme (LMS): Strukturiertes Lernen mit System

Ein LMS wie Learn365 eignet sich, wenn Wissen in Form von formalisierten Lerninhalten vermittelt werden soll: Onboarding-Programme, Compliance-Schulungen, Zerti

fizierungen oder wiederkehrende Weiterbildungen.

Die Stärken liegen auf der Hand: Kurse lassen sich strukturieren, Lernfortschritte tracken, Zertifikate automatisiert ausstellen. Gerade bei regulatorischen Anforderungen oder vielen Mitarbeitenden ist ein LMS oft unverzichtbar.

Learn365 von Zensai ist komplett in Microsoft365 integrierbar, z.B. in MS Teams und SharePoint. Mitarbeitende haben eine Übersicht über alle Pflichtschulungen und die Möglichkeit, diese gleich zu absolvieren oder sich dafür anzumelden. Linienvorgesetzten können die Leinpfade Ihrer Mitarbeitenden begleiten und sie unterstützten. Alles mit einem Login und integriert in eine Produktivitätsplattform, welche in vielen Unternehmen im Einsatz ist.

Die Grenze eines LMS zeigt sich dort, wo Wissen situativ und spontan gebraucht wird. Niemand öffnet mitten in einem Kundengespräch einen Onlinekurs, um schnell nachzuschauen, wie ein bestimmter Prozess funktioniert. Dafür braucht es andere Zugänge.

SharePoint: Das Fundament für dokumentiertes Wissen

SharePoint bleibt für viele Unternehmen das Rückgrat der Wissensablage. Richtig aufgesetzt, mit durchdachter Informationsarchitektur, Workflows, Metadaten und Suchfunktion, wird SharePoint zur zentralen Quelle für Richtlinien, Handbücher, Vorlagen und Projektdokumentation, z.B. in Form eines Qualitätsmanagementsystems.

Zusätzlich kann SharePoint als Lernplattformen im Light Format benutzt werden, was gerade bei kleineren Unternehmen ohne Budget für die Integration von umfassenden Lernmanagementsystem interessant sein kann. Es werden nicht alle Funktionen eines ausgereiften Systems abgedeckt, bildet aber ein guter Startpunkt für die Wissensvermittlung in Form von E-Learnings.

Viva Engage: Wissen durch Community und Dialog

Während SharePoint für das dokumentierte, «fertige» Wissen steht, adressiert Viva Engage (ehemals Yammer) genau die Lücke, die oben angesprochen wurde: implizites Wissen, das durch Austausch entsteht.

In Communities können Mitarbeitende Fragen stellen, Erfahrungen teilen und voneinander lernen, oft schneller und praxisnäher, als es eine offizielle Dokumentation je könnte. Eine gut funktionierende Frage-Community kann eine erstaunliche Menge an implizitem Wissen heben und sichtbar machen.

Wichtig dabei: Viva Engage lebt von Kultur, nicht von Konfiguration. Ohne aktive Moderation, sichtbare Vorbilder aus dem Management und eine Kultur des offenen Austauschs bleibt auch die beste Community-Plattform leer.

MS Teams: Wissen im Arbeitsfluss

Teams hat sich in den letzten Jahren zum zentralen Arbeitsraum entwickelt und ist damit auch zu einem wichtigen, oft unterschätzten Ort für Wissensvermittlung geworden. In Kanälen entstehen Dokumentationen, in Beiträgen werden Lösungen weitergegeben, in Besprechungen mit Aufzeichnung und automatischer Transkription bleibt Wissen festgehalten, das früher einfach verpufft wäre.

Der Vorteil: Wissen entsteht dort, wo ohnehin gearbeitet wird. Kein Medienbruch, keine zusätzliche Plattform. Der Nachteil: Ohne Struktur verteilt sich Wissen auf unzählige Kanäle und Chats und wird faktisch unauffindbar. Deshalb lohnt sich eine klare Kanalstruktur, verbunden mit Verlinkungen zu SharePoint für alles, was über den Moment hinaus relevant bleibt.

Viva Learning: Die Brücke zwischen Lernen und Arbeiten

Viva Learning schliesslich verfolgt einen integrativen Ansatz: Es bringt Lerninhalte – aus LinkedIn Learning, Microsoft-Schulungen, aber auch aus einem angebundenen LMS – direkt in den Arbeitsalltag in Teams. Die Idee dahinter: Lernen soll nicht als separate Aktivität wahrgenommen werden, sondern als integrierter Bestandteil des Arbeitstages.

Für Unternehmen, die bereits mit einem LMS arbeiten, kann Viva Learning eine sinnvolle Ergänzung sein, um Lerninhalte dort sichtbar zu machen, wo sich Mitarbeitende ohnehin aufhalten.

 

Die eigentliche Erkenntnis: Es braucht ein Zusammenspiel, kein Entweder-oder

Nach zahlreichen Projekten in diesem Bereich ist unsere klare Überzeugung: Die Frage ist nicht «SharePoint oder Viva Engage?» oder «LMS oder Teams?». Die Frage ist, wie diese Bausteine sinnvoll zusammenspielen:

• SharePoint für das strukturierte, dokumentierte Wissen
• Ein LMS für formalisiertes, nachweispflichtiges Lernen
• Viva Engage für den informellen Austausch und implizites Wissen
• Teams als täglicher Arbeitsraum, in dem Wissen im Arbeitsfluss entsteht und genutzt wird
• Viva Learning als Brücke, die Lerninhalte dort platziert, wo gearbeitet wird

Entscheidend ist dabei nicht nur die technische Integration dieser Tools, sondern vor allem die Begleitung der Menschen, die damit arbeiten sollen. Das beste Setup nützt nichts, wenn niemand versteht, wofür welches Tool gedacht ist, oder wenn keine Gewohnheiten entstehen, Wissen aktiv zu teilen statt nur zu horten.

Fazit

Wissensmanagement ist letztlich keine Frage der Technologie, sondern der Organisation und Kultur. Diverse Tools bieten heute ein sehr reifes Ökosystem, um Wissen in all seinen Formen zu erfassen und zugänglich zu machen. Der Erfolg entscheidet sich aber nicht bei der Einführung, sondern in der täglichen Nutzung und die gelingt nur, wenn Menschen verstehen, warum es sich lohnt, ihr Wissen zu teilen.

Wer diesen Weg konsequent geht, verliert beim nächsten Abgang einer erfahrenen Mitarbeiterin nicht mehr das ganze Wissen sondern eine Person, deren Erfahrung im Unternehmen weiterlebt.

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