Qualitätsmanagement ist oft ein Müssen, seltener ein Können und fast nie ein Wollen. Das liegt weniger an der Sache selbst als daran, dass Qualitätsmanagement in vielen Unternehmen umständlich neben dem Arbeitsfluss stattfindet: Als zusätzliches Tool und als Mehraufwand. Wie muss ein QMS aussehen, damit es aktiv genutzt und als Ressource wahrgenommen wird? Die Antwort auf diese Frage und weitere Insights zu QMS standen im Fokus des dritten Teils unserer Webinar-Serie Wissensmanagement.
Um ein Qualitätsmanagementsystem sinnvoll aufzubauen, lohnt sich eine Grundsatzanalyse. Welches Wissen gehört ins QMS und was gehört in andere Tools? Im Gegensatz zu Wikis eignen sich QMS für die Abbildung von reguliertem Wissen. Prozesse, Reglemente, Normen – alles, was eingehalten werden muss, um den Qualitätsstandard des Unternehmens zu sichern und zu steigern. Davon profitieren nicht nur Organisationen mit regelmässigen Audits und Zertifizierungen. Qualitätsmanagement eignet sich auch, um Business Excellence sicherzustellen und kontinuierliche Verbesserung zu fördern.
Qualitätsmanagement im Spannungsfeld
Der Erfolg eines Qualitätsmanagementsystems hängt stark davon ab, ob die Bedürfnisse aller Beteiligten berücksichtigt werden. Logischerweise hat ein QMS in erster Linie alle Funktionen zu bieten, die QM-Verantwortliche brauchen, um die Qualität im Unternehmen sicherzustellen. Normanforderungen müssen erfüllt, Audits unterstützt und formale Nachweise jederzeit abrufbar sein. Kurz: Wissen muss greifbar und von konsistent hoher Qualität sein.
Damit Qualitätsstandards im Unternehmen aufrechterhalten werden, müssen aber auch Mitarbeitende und ihre Bedürfnisse im QMS berücksichtigt werden. Sie müssen schnell auf Wissen zugreifen können. Der Zugriff auf Vorlagen und aktuelle Informationen muss einfach und zuverlässig funktionieren. Denn Regeln und Standards funktionieren nur, wenn ihre Einhaltung die tägliche Arbeit nicht behindert.
Ganz konkret
Moderne QMS bieten heute viele Möglichkeiten, näher am Arbeitsfluss zu sein. Im Webinar haben Michaela und Franka anhand von QM.Pro 365 gezeigt, wie sich ein QMS im Alltag von QM-Verantwortlichen und Mitarbeitern verankern lässt, vollintegriert in Microsoft 365. Statt als isolierte Lösung zu existieren nutzt QM.Pro 365 die Grundlage von bestehenden Microsoft-Lizenzen und ermöglicht direkte Verlinkungen ins QMS, etwa im Intranet oder in Microsoft Teams.
Naheliegend ist, dass man beispielsweise in Teams die Startseite eines QMS direkt verlinkt. Man kann aber auch deutlich weiter gehen und die Inhalte gezielt dort bereitstellen, wo sie gebraucht werden. So lassen sich etwa konkrete QMS-Inhalte, beispielsweise Dokumente aus einem Personalreglement, direkt in passenden Teams hinterlegen. In Projektteams können alle relevanten QM-Inhalte gesammelt über einen Menüreiter wiedergegeben werden. Auch eine QM-Dokumenten-Suche kann gesondert integriert werden. Und besonders intuitiv: Mit einem kurzen Prompt durchsucht der QM-Agent das gesamte QMS nach den gesuchten Inhalten.
Mehr Beispiele und konkretere Erläuterungen hörst und siehst du im Webinar. Hier geht’s zur Aufzeichnung:
Du möchtest die Inhalte vertiefen oder im Team weitergeben? Hier findest du die komplette PDF-Präsentation zum Webinar: Präsentation ansehen.
Alle Informationen sowie die Anmeldung für den letzten Teil unserer Webinar-Serie zum Thema Wissensmanagement findest du hier.
Möchtest du mehr wissen zu unseren Angeboten rund um Modernes Arbeiten? Hier wirst du fündig. In der modernen Arbeitswelt sind Effizienz, Flexibilität und Kommunikation fundamental. Basierend auf unserem Modell «Modernes Arbeiten» bieten wir massgeschneiderte Lösungen an, die speziell auf die Herausforderungen und Bedürfnisse deines Unternehmens abgestimmt sind.
