Wissen ist bei dir im Unternehmen vorhanden. In Köpfen, in Chats, in alten Projekten. Und trotzdem taucht im entscheidenden Moment diese Frage auf: «Hat das nicht schon mal jemand gemacht?» Genau dort zeigt sich, wie gut euer Wissensmanagement im Alltag wirklich funktioniert.
«Wir haben doch ein System. Warum fühlt es sich zäh an?»
Man investiert Zeit, baut Systeme auf, definiert Prozesse, und trotzdem bleibt das Gefühl, dass das dokumentierte Wissen irgendwo stecken bleibt. Das ist kein Einzelfall, sondern eher der Normalzustand. Die Ausgangslage wirkt widersprüchlich: Laut einer jüngsten Studie von Frauenhofer Austria aus dem Jahr 2025 betreiben 92% der Unternehmen Wissensmanagement. Essenzielles Wissen geht bei 46% der befragten gelegentlich und bei 32% sogar häufig verloren!
Da stellt sich eine berechtigte Frage: «Warum funktioniert es bei uns nicht so, wie wir es erwarten?» Wie so oft ist die Antwort selten technisch.
Warum das Thema gerade jetzt an Schärfe gewinnt
Mehrere Entwicklungen laufen parallel und verstärken sich gegenseitig.
- Pensionierungswelle
Wenn erfahrene Mitarbeitende in Pension gehen, verschwindet mehr als ihre Rolle. Es geht auch ein grosser Teil an Erfahrung verloren. Häufig denkt man im Moment ihres Weggangs noch: «Das Wissen haben wir doch irgendwo festgehalten.» Erst später merkt man, wie viel davon implizit war. - Fachkräftemangel und Fluktuation
Gleichzeitig nimmt die Fluktuation zu. Mitarbeitende bleiben weniger lang, wechseln häufiger, und mit ihnen verschwindet Wissen schneller aus dem Unternehmen. Über 65 % der Unternehmen sehen darin einen der wichtigsten Treiber für Wissensverlust. - Künstliche Intelligenz
Und dann ist da die künstliche Intelligenz. Die Erwartungen sind hoch, die Möglichkeiten enorm. Im Alltag taucht jedoch oft eine nüchterne Erkenntnis auf: «Warum liefert das Tool nicht die Qualität, die wir erwartet haben?» Die Antwort ist meist unspektakulär. Die Wissensbasis ist lückenhaft oder schwer zugänglich. KI verstärkt bestehende Strukturen, sie korrigiert sie nicht.
Die Auswirkungen lassen sich klar benennen: 69% der Befragten berichten, dass Wissensverlust ihre Geschäftsprozesse deutlich beeinträchtigt und das wiederum gefährdet die langfristige Wettbewerbsfähigkeit.
Der Hebel liegt selten in der Technik
Die meisten Lösungen sind heute leistungsfähig genug. Die eigentliche Frage ist eine andere: Wird Wissen im Alltag wirklich geteilt? Wenn Mitarbeitende ihr Wissen nicht teilen, steckt dahinter fast immer einer dieser fünf Faktoren:
Psychologische Sicherheit
Viele Situationen beginnen im Kopf. «Soll ich das schon teilen oder ist es noch zu unfertig?» «Was, wenn jemand das kritisiert?» «Vielleicht ist das gar nicht relevant.» Solche Überlegungen führen dazu, dass Wissen zurückgehalten wird. Gerade das scheinbar Selbstverständliche ist jedoch oft das, was anderen fehlt. Dazu kommt noch, dass viele Mitarbeitenden dem sogenannten Impostor-Syndrom unterliegen und fälschlicherweise denken schlicht: «Was ich weiss, wissen doch alle». Dabei wäre genau dieses implizite Erfahrungswissen für die Organisation besonders wertvoll.
Hilfreich ist ein Umfeld, in dem Lernen sichtbar sein darf. Wenn Führungskräfte offen sagen «Das hätte ich im Nachhinein anders gemacht» oder «Das habe ich daraus gelernt», entsteht Vertrauen.
Wertschätzung
Ein anderer Gedanke taucht häufig auf: «Ich schreibe das jetzt auf, aber liest das überhaupt jemand?» 59% der Unternehmen sehen fehlende Anreize als wichtigen Faktor. Wer dokumentiert, tut es für alle und erhält nichts zurück. Wissensarbeit muss Wertschätzung erfahren. Dabei geht es selten um grosse Belohnungen, viel stärker wirkt Sichtbarkeit im Alltag. Wenn jemand mit Namen im Wiki erwähnt wird oder ein Beitrag im Teammeeting aufgegriffen wird, verändert das bereits die Haltung.
Wissensteilung explizit in Stellenbeschreibungen verankern und im Team-Alltag sichtbar würdigen.
Zeit & kognitive Belastung
«Eigentlich müsste ich das dokumentieren, aber der Tag ist schon voll.» Das ist kein Einzelfall. 78% nennen fehlende Zeit als grösste Hürde. Wenn Wissensarbeit zusätzlich zur eigentlichen Arbeit passiert, wird sie regelmässig verschoben. Eine wirksame Veränderung beginnt dort, wo klar ist: Wissensarbeit ist Teil des Jobs. Gleichzeitig muss sie einfach zugänglich sein, denn je weniger Reibung entsteht, desto eher wird sie auch umgesetzt.
Feste Zeitslots für Wissensarbeit einführen. Dokumentation so einfach machen, dass sie keine Entscheidung mehr erfordert.
Vorbild des Managements
Auch hier senden kleine Handlungen klare Signale. «Die wichtigen Infos kommen weiterhin per E-Mail.» oder «Das Tool nutzen wir offiziell, aber entscheidend ist es nicht.» 46% nennen fehlende Unterstützung durch das Management als Ursache, 71% sehen Kommunikationsprobleme zwischen Abteilungen. Was oben nicht gelebt wird, kommt unten nicht an. Wenn Führungskräfte wichtige Informationen weiterhin per E-Mail im geschlossenen Kreis teilen, senden sie ein unmissverständliches Signal: Dieses System gilt nicht wirklich für uns.
Führungskräfte gezielt onboarden, nicht nur technisch, sondern auch kulturell. Entscheidend ist die Frage, was Wissen teilen für die eigene Rolle bedeutet.
Persönlicher Nutzen
Am Ende entscheidet eine sehr pragmatische Überlegung der Mitarbeitenden:
- «Ich finde Informationen in zwei Minuten statt zwanzig.»
- «Ich beantworte dieselbe Frage nicht mehr dreimal.»
- «Ich werde als Expertin sichtbar, weil mein Beitrag gelesen wird.»
Wenn du schneller Informationen findest, weniger Fragen mehrfach beantworten musst oder mit deinem Wissen sichtbar wirst, entsteht Beteiligung fast automatisch.
Fehlt dieser Nutzen, bleibt die Motivation gering. Ein Wiki, das niemand liest, motiviert niemanden zum Schreiben. Deshalb lohnt es sich, mit wenigen, aber relevanten Inhalten zu starten. Wenn zunächst wenige, aber hochrelevante Inhalte vorhanden sind, zieht das Leser an. Und aus Lesern werden mit der Zeit Beitragende.
Den persönlichen Mehrwert im Onboarding klar kommunizieren und Erfolgsgeschichten intern sichtbar machen.
Vom Roll-out zur echten Nutzung
Viele Organisationen führen ein Tool ein und gehen davon aus, dass sich der Rest ergibt.
Die Praxis zeigt ein anderes Bild. Nur rund 25% verfügen über eine klare Wissensmanagement-Strategie, während über 61% gar keine definiert haben. Gleichzeitig bewerten 78% der Unternehmen mit klarer Strategie ihre Lösung als wirksam.
Die Wirkung ist also nachweisbar. Technologie schafft die Grundlage, Kultur entscheidet über die Nutzung.
Wiki.Pro 365 bildet die technische Basis. Ob daraus ein lebendiges System entsteht, liegt im Alltag bei dir und deinem Team – in genau den Momenten, in denen du entscheidest: «Teile ich dieses Wissen oder behalte ich es für mich?»
Und vielleicht hilft dir zum Schluss eine einfache Frage: Weisst du heute wirklich, wo dein wichtigstes Wissen steckt – und wie schnell du darauf zugreifen kannst?
