Wissen festhalten klingt einfach, aber in der Praxis zeigt sich, dass nicht alles Wissen gleich behandelt werden darf. Reglemente, Linksammlungen, Erfahrungswissen, Chats: Was gehört in Wikis? Wie stellt man sicher, dass daraus Mehrwert entsteht und keine tote Datenablage? Im zweiten Teil unserer Webinar-Serie zum Thema Wissensmanagement sind Michaela und Franka genau diesen Fragen nachgegangen.
«Wiki» bedeutet auf Hawaiisch «schnell». Und genau darum geht es: Wissen finden, ohne lange zu suchen. Entstanden sind Wikis in den 90er‑Jahren, als Software‑Teams eine einfache Lösung brauchten, um ihr Wissen gemeinsam weiterzuentwickeln. Wikis sind keine reine Ablage, sondern ein Arbeitsinstrument. Sie leben von Interessensgemeinschaften, die Wissen gemeinsam weiterentwickeln und zugänglich machen.
Weshalb nicht alles Wissen in Wikis gehört
Um Aktualität und Relevanz von Wissen sicherzustellen, hilft eine klare Einordung, welches Wissen in Wikis festgehalten werden soll und was anderswo abgelegt werden muss.
Nicht geeignet sind Wikis beispielsweise für das Festhalten von Reglementen und verbindlichen Vorgaben. Aber auch flüchtiges Wissen wie etwa Chatverläufe sind fehl am Platz.
Wikis eignen sich für arbeitsnahes Wissen, das wiederverwendbar und kontextbezogen ist. Dazu zählen Vorgehensweisen, Methoden, Erfahrungswissen oder auch Linksammlungen, welche auf externes Wissen verweisen. Wikis gehören damit klar in den «blauen Bereich» des Wissensmanagements, also dorthin, wo Wissen strukturiert, dokumentiert und zugänglich gemacht werden kann.
Themenbasierte Strukturen
Auch die klare Differenzierung zwischen Wiki-Spaces hilft, dass nur relevante Informationen abgebildet werden. In der Praxis bewährt sich ein themenbasierter Ansatz: Pro Thema entsteht ein eigener Wiki-Space, in dem relevantes Wissen gebündelt wird. Dieser umfasst beispielsweise Dokumente, Notizen und Aufgaben. Dadurch entsteht Orientierung, und Wissen bleibt dort verankert, wo gearbeitet wird. Idealerweise ist das Wiki direkt in bestehende Tools wie Microsoft Teams und SharePoint integriert. Denn nur wenn Inhalte im Arbeitskontext verfügbar sind und von einer Interessensgruppe genutzt werden, entfaltet ein Wiki seinen Nutzen.
KI als Verstärker
Anhand zweier Beispiele wurde im Webinar erläutert, welchen Mehrwert Wikis in Kombination mit KI im Wissensmanagement bieten können. Wird ein Wiki gewissenhaft und strukturiert gepflegt, kann es als Datengrundlage von KI-Anwendungen verwendet werden, um Wissen sichtbar zu machen und sogar zu verarbeiten.
So können Mitarbeiter mit Hilfe eines dedizierten Agenten Wissen niederschwellig abfragen, ohne danach suchen zu müssen. Wer noch einen Schritt weitergehen will, kann durch KI Objekte generieren lassen. Im Beispiel aus dem Webinar wurde mit Hilfe eines Schreibassistenten eine Offerte erstellt. Basis dafür waren Prinzipien und Erfahrungen aus dem Wiki, Word-Vorlagen und Unterlagen aus Besprechungen und Workshops. Ein Teil der «blauen Arbeit» lässt sich so automatisieren. Die Verantwortung für Kontrolle, Einordnung und Qualität bleibt aber beim Menschen.
Hier geht’s zur Webinar-Aufzeichnung:
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Alle Informationen sowie die Anmeldung für Teil 3 und 4 unserer Webinar-Serie zum Thema Wissensmanagement findest du hier.
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