Wer Qualitätsmanagement einführt, verfolgt selten das Ziel, ein weiteres System zu schaffen, das im Alltag umgangen wird. Trotzdem passiert genau das häufig. Prozesse sind dokumentiert, Vorgaben sauber gepflegt und Audits vorbereitet. Doch viele Mitarbeitende greifen erst dann auf das Qualitätsmanagementsystem zu, wenn sie müssen.
Im Webinar «QM.Pro 365 – Entwicklungen für ein benutzerzentriertes Qualitätsmanagement» zeigte Jonas Röösli, weshalb diese Lücke entsteht und wie Organisationen ihr Qualitätsmanagement näher an den Arbeitsalltag bringen können. Anhand von drei konkreten Anwendungsfällen wurde demonstriert, wie Qualitätsmanagement in Microsoft 365 genutzt werden kann, ohne zusätzliche Plattformen einzuführen.
Qualitätsmanagement scheitert selten an Normen
Viele Qualitätsmanagementsysteme erfüllen ihre eigentliche Aufgabe. Sie unterstützen Audits, dokumentieren Prozesse und stellen Nachweise bereit. Gleichzeitig haben Mitarbeitende oft einen anderen Anspruch: Sie möchten schnell auf relevante Informationen zugreifen, sicher sein, dass diese aktuell sind, und danach ohne Umwege weiterarbeiten können.
Genau an diesem Punkt entsteht die Herausforderung. Qualitätsmanagement wird häufig aus der Perspektive der QM-Verantwortlichen aufgebaut, genutzt wird es jedoch von den Menschen im Arbeitsalltag. Ob ein System akzeptiert wird, entscheidet sich deshalb nicht allein an seiner Normkonformität, sondern daran, ob es den Arbeitsfluss unterstützt.
Drei Faktoren entscheiden über die Akzeptanz eines QM-Systems
Ein zentrales Thema des Webinars war die Frage, weshalb manche QM-Systeme genutzt werden und andere nicht. Aus der Projekterfahrung von Beetroot lassen sich drei Faktoren ableiten: Zugänglichkeit, Aktualität und Einfachheit.
- Zugänglichkeit
Informationen sollten dort verfügbar sein, wo gearbeitet wird. Mitarbeitende möchten nicht zwischen verschiedenen Plattformen wechseln oder lange nach Dokumenten suchen. Qualitätsmanagement wird Teil des Arbeitsalltags, wenn Prozesse, Vorlagen und Dokumente direkt in Microsoft Teams oder im Intranet verfügbar sind.
- Aktualität
Ein Dokument ist nicht nur dann aktuell, wenn es für das nächste Audit vorbereitet wurde. Es muss genau dann verlässlich sein, wenn jemand eine Entscheidung trifft oder einen Prozess ausführt.
- Einfachheit
Je mehr Schulungen, Navigationswege oder Spezialwissen erforderlich sind, desto geringer wird die Nutzung. Ein modernes Qualitätsmanagementsystem sollte verständlich sein und ohne lange Einarbeitung genutzt werden können.
Die Kernaussage des Webinars lautete:
«Akzeptanz entsteht nicht durch Vorgaben, sondern durch den Nutzen im Alltag. Wird QM-Wissen einfach zugänglich, steigt die Beteiligung und damit die Qualität der Inhalte.»
Drei Praxisbeispiele aus QM.Pro 365
Der Schwerpunkt des Webinars lag auf drei Anwendungsfälle mit neuen, beziehungsweise weiterentwickelten Funktionen innerhalb von QM.Pro 365. Sie zeigen unterschiedliche Wege, wie Qualitätsmanagement näher an die tägliche Arbeit gebracht werden kann.
Mehrere Organisationseinheiten in einem gemeinsamen QM-System
Viele Unternehmen arbeiten mit verschiedenen Geschäftsbereichen, Standorten oder Gesellschaften. Häufig entstehen dadurch mehrere Dokumentationen und unterschiedliche Ablagestrukturen.
Im Webinar wurde gezeigt, wie mehrere Organisationseinheiten innerhalb eines gemeinsamen QM-Systems verwaltet werden können. Mitarbeitende sehen dabei nur die Prozesse und Dokumente, die für ihre Einheit relevant sind, während gemeinsame Vorgaben organisationsübergreifend sichtbar bleiben. Die Steuerung erfolgt über Metadaten.
Der Vorteil liegt auf beiden Seiten: Die Pflege bleibt zentral organisiert, während Mitarbeitende schneller auf die für sie relevanten Inhalte zugreifen können.
Teamfavoriten bringen relevante Informationen näher an die Arbeit
Nicht jedes Team benötigt dieselben Prozessbeschreibungen, Checklisten oder Formulare. Dennoch sollen alle Mitarbeitenden mit den freigegebenen Dokumenten arbeiten.
Mit den Teamfavoriten können Teamleitende eigene Dokumenten-Sets zusammenstellen. Die Mitarbeitenden erhalten damit einen direkten Zugriff auf die Inhalte, die sie regelmässig benötigen. Gleichzeitig verweist das System immer auf die freigegebene Version eines Dokuments. Änderungen werden automatisch übernommen, ohne dass veraltete Kopien im Umlauf bleiben.
Dieser Ansatz verbindet zentrale Dokumentenlenkung mit dezentraler Nutzung im Arbeitsalltag.
Der QM-Agent beantwortet Fragen auf Basis freigegebener Inhalte
Die Suche nach Informationen verändert sich. Mitarbeitende möchten häufig keine Liste von Dokumenten erhalten, sondern direkt eine Antwort auf ihre Frage.
Dafür wurde im Webinar der QM-Agent vorgestellt. Er beantwortet Fragen auf Grundlage freigegebener Inhalte aus dem Qualitätsmanagementsystem und verweist dabei auf die zugrunde liegenden Quellen. Antworten bleiben dadurch nachvollziehbar und können direkt im Originaldokument überprüft werden.
Besonders interessant ist dieser Ansatz für Organisationen, die KI-Funktionen einsetzen möchten, ohne die Kontrolle über die Herkunft der Informationen zu verlieren.
Benutzerzentrierung ist kein Komfortthema
Im Webinar wurde deutlich, dass benutzerzentriertes Qualitätsmanagement nicht allein durch Technologie entsteht. Entscheidend ist das Zusammenspiel von Menschen, Organisation und Technologie. Erst wenn diese drei Dimensionen zusammenspielen, wird Qualitätsmanagement nachhaltig im Unternehmen verankert.
Organisationen stehen dabei vor ähnlichen Herausforderungen: Normanforderungen und Alltagsnutzen müssen gleichzeitig berücksichtigt werden, Verantwortlichkeiten müssen klar geregelt sein und die Qualität der freigegebenen Inhalte gewinnt mit KI-gestützten Funktionen zusätzlich an Bedeutung.
Webinar verpasst?
Kein Problem. Die vollständige Aufzeichnung des Webinars sowie die Präsentation stehen weiterhin zur Verfügung. Hier findest du die Präsentation zum Webinar.
Fazit
Das Webinar hat gezeigt, dass erfolgreiches Qualitätsmanagement mehr ist als normgerechte Dokumentation. Entscheidend ist, ob Mitarbeitende Informationen schnell finden, ihnen vertrauen und sie im richtigen Moment nutzen können.
Die vorgestellten Funktionen von QM.Pro 365 verfolgen genau diesen Ansatz: mehrere Organisationseinheiten in einer Lösung, Teamfavoriten für den direkten Zugriff auf relevante Inhalte und ein QM-Agent, der Antworten aus freigegebenem Wissen liefert. Gemeinsam verfolgen sie ein Ziel: Qualitätsmanagement soll dort stattfinden, wo gearbeitet wird.
Möchtest du mehr über digitales Qualitätsmanagement in Microsoft 365 wissen? Nimm einfach Kontakt mit uns auf. Wir beraten dich unverbindlich und gehen auf eure Herausforderungen und Fragen ein.
