Wo hältst du Wissen fest, damit du es später tatsächlich wiederfindest? Tools gibt es mit OneNote, Loop und Copilot Notizbücher einige. Sie lösen jedoch unterschiedliche Aufgaben.
Im Webinar «Notiz-Chaos in Microsoft 365? OneNote, Loop oder Copilot Notizbuch» zeigte Mario Niederhauser, wie die drei Werkzeuge sinnvoll zusammenspielen, wo ihre Stärken liegen und weshalb du Wissen nicht an einzelne Personen, sondern an Themen und Teams binden solltest.
Notizen als Gedankenstütze und Ideensammlung
«Warum machen wir uns eigentlich Notizen?» Diese Frage stellte Mario den Teilnehmenden zu Beginn des Webinars. Die Antworten reichen von Erinnerungsstützen, um nichts zu vergessen, bis hin zu Brainstormings und Protokollen. Doch wo halten wir diese Informationen fest, damit wir sie später auch wieder finden?
Das Problem ist selten das Werkzeug
Eines ist klar: Es gibt nicht zu wenig Möglichkeiten, Informationen zu dokumentieren. Unsicherheiten entstehen dann, wenn verschiedene Werkzeuge für ähnliche Aufgaben genutzt werden. Wenn du Wissen für dein Team nur in deinem persönlichen OneNote-Notizbuch festhältst oder Projektinformationen auf verschiedene Ablageorte verteilst, finden andere sie nur schwer wieder. Werkzeuge wie Copilot Notizbücher eröffnen zusätzliche Möglichkeiten, die strukturierte Daten vorauslegen. Entscheidend ist nicht welches Werkzeug das Beste ist, sondern welches Tool sich für welchen Anwendungsfall eignet.
OneNote für strukturiertes Wissen
Nutze OneNote für persönliche Notizen sowie für strukturierte Informationen, die sich eher selten ändern. Dazu gehören beispielsweise Sitzungsprotokolle, Beschlüsse, Statusberichte oder Dokumentationen. Persönliche Notizbücher sollen aber nicht als zentrale Wissensablage fürs Team dienen. Sonst sind Informationen bei Abwesenheiten oder personellen Wechseln möglicherweise nicht mehr zugänglich.
Loop bringt Dynamik in die Zusammenarbeit
Mit Loop Workspaces, Seiten und Komponenten kannst du Notizen in Echtzeit mit anderen austauschen. Durch Loop-Komponenten können Inhalte gleichzeitig in Teams, Chats oder E-Mails bearbeitet werden. Änderungen werden automatisch an allen Stellen aktualisiert. Dadurch entstehen weniger Kopien und weniger Pflegeaufwand. Nutze Loop deshalb für dynamische Projektarbeiten, Ideensammlungen oder gemeinsame Aufgabenlisten.
Copilot Notizbücher machen Wissen nutzbar
Copilot Notizbücher sind ein noch junges Werkzeug, mit dem du Wissen nach Thema bündeln und mit KI-Unterstützung nutzen kannst. Statt Inhalte mehrfach abzulegen, kannst du bestehende Dokumente, Webseiten, Präsentationen, Transkripte oder Aufzeichnungen als Quellen einbinden. Dadurch kannst du Fragen direkt auf Basis dieser Quellen stellen. Copilot erstellt Zusammenfassungen, beantwortet Fragen oder generiert je nach Lizenz sogar Mindmaps und Audioübersichten. So kannst du vorhandenes Wissen einfacher nutzen.
Wissen gehört zum Thema, nicht zur Person
Eine Kernaussage zieht sich durch das gesamte Webinar: Achte darauf, dass Wissen nicht bei einzelnen Personen bleibt. Schaffe dafür gemeinsame Strukturen, klare Ablageorte und verständliche Spielregeln. Kläre auch Berechtigungen, Freigaben und gemeinsame Standards. Vereinbart im Team, wie und wo ihr zusammenarbeitet.
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Hier findest du die Präsentation zum Webinar
Fazit
OneNote, Loop und Copilot Notizbücher sind keine konkurrierenden Werkzeuge. Sie lösen unterschiedliche Aufgaben und ergänzen sich sinnvoll. OneNote eignet sich für strukturierte Dokumentation, Loop für dynamische Zusammenarbeit und Copilot Notizbücher für die KI-gestützte Nutzung von Wissen. Wichtiger als das einzelne Tool ist, dass du Wissen im Unternehmen nach klaren Regeln strukturierst. Unser Tipp: Organisiere dein Wissen nach Themen statt nach Personen. So bleiben Informationen auffindbar und gemeinsam nutzbar.
