Wie gelingt Digitalisierung in sozialen Institutionen, wenn Fachkräfte fehlen und die Administration immer mehr Zeit frisst? Diese Frage hat am Donnerstag, 29. Oktober 2026, Interessierte aus Heimen und sozialen Institutionen zu uns nach Sursee gebracht. Zwei Praxisberichte und ein Impuls zur Rolle von KI haben für viel Gesprächsstoff gesorgt, der bis weit in den Apéro hinein anhielt.
HPV Rorschach: Digitalisierung mit Roadmap
Den Anfang machte Roman Wick, Leiter Finanzen, HR und IT beim HPV Rorschach. Er zeigte offen, wo der Verein vor einigen Jahren stand und wie daraus Schritt für Schritt eine IT-Strategie entstanden ist. Dass viele diese Ausgangslage kennen, zeigte das zustimmende Nicken im Raum.
Anhand der Roadmap führte Roman durch die laufenden Projekte und zeigte, wie sie zusammenspielen. Im Gespräch mit Daniel Schnyder von Beetroot ging es auch um die weniger glatten Seiten: Wo lagen die grössten Hürden? Was würde Roman heute wieder so machen und was anders? So kamen Erfahrungen auf den Tisch, über die sonst selten gesprochen wird.
Ein Baustein der Roadmap ist der Beetroot «CareAgent.Pro 365», den der HPV gemeinsam mit Beetroot entwickelt hat. Die datenschutzkonforme KI-Lösung unterstützt Mitarbeitende beim Verfassen von Berichten und Journaleinträgen und schafft damit mehr Zeit für die Betreuung. Mehr über das KI-Projekt gibt es hier zu lesen.
Inzwischen reicht die Zusammenarbeit bis zu einem gemeinsamen Intranet auf SharePoint-Basis. Es ist inklusiv gestaltet und richtet sich sowohl an Mitarbeitende als auch an Klient*innen. Informationen sind einfach zugänglich und verständlich aufbereitet. Dass sich die Zusammenarbeit so entwickeln konnte, führt Roman auf die Partnerschaft auf Augenhöhe zurück. Für uns ist genau das die Grundlage, damit Digitalisierungsprojekte langfristig tragen.
Stiftung Schürmatt: Vom Wildwuchs zum Big Picture
Während der HPV seine Digitalisierung entlang einer Roadmap vorantrieb, stand die Stiftung Schürmatt zunächst vor einer anderen Aufgabe: Ordnung schaffen. André Koller erklärte, wie viele Strukturen doppelt vorhanden waren und eine einheitliche Arbeitsweise fehlte. Die Plattformstrategie war zwar beschlossen, doch die Übersicht fehlte und die Sorge vor weiterem Wildwuchs war gross.
Gemeinsam mit Beetroot entwickelte die Stiftung deshalb ein Big Picture und schuf mit Microsoft 365 und der Power Platform eine gemeinsame Basis. Die Umstellung erfolgt bewusst Schritt für Schritt. Mitarbeitende werden mitgenommen, statt mit neuen Tools allein gelassen zu werden. Wie nah das Thema am Alltag der Teilnehmenden lag, zeigten die vielen Zwischenfragen und Diskussionen. Hier geht’s zu mehr Informationen zur Digitalisierung von Geschäftsprozessen.
Impuls von Beetroot: KI verändert das Tempo
Zum Abschluss richtete Tobias Bitzi, IT- und Business-Consultant bei Beetroot, den Blick nach vorne. Sein Einstieg machte die Herausforderung greifbar: Auf den Karriereseiten der teilnehmenden und referierenden Institutionen waren zusammen rund 80 Stellen ausgeschrieben, ohne Lehrstellen und Praktika. Mehr Personal allein wird diese Lücke kaum schliessen. Umso wichtiger ist es, administrative Arbeit zu reduzieren und mehr Zeit für die Menschen zu schaffen.
KI kann dabei das Tempo verändern. Gleichzeitig warnte Tobias vor gedankenlos generierten Inhalten, sogenanntem «Work Slop». Denn wenn KI nur mehr Inhalte produziert, verschiebt sich die Arbeit vom Absender zum Empfänger. Interessant wird sie dort, wo tatsächlich brauchbare Ergebnisse entstehen. Mit Vibe Coding geht die Entwicklung nochmals einen Schritt weiter: Lösungen entstehen im Dialog mit KI, Prototypen lassen sich in Stunden statt Monaten bauen und Fachbereiche können Ideen selbst testen. «Make or Buy» wird damit neu verhandelbar. Doch schneller gebaut heisst nicht automatisch besser. Ohne gemeinsame Plattform, klare Architektur und saubere Datengrundlage entstehen einfach schneller neue Insellösungen. Genau hier traf der KI-Impuls wieder auf die Erfahrungen aus den beiden Praxisberichten.
KI kann die Umsetzung beschleunigen. Die Organisation mitzunehmen, bleibt Menschenarbeit. Das Ziel ist ohnehin dasselbe: weniger Zeit für Administration, mehr Zeit für Menschen.
Angeregter Apéro mit Impulsen für den Alltag
Beim anschliessenden Apéro ging der Austausch nahtlos weiter. Es wurde angeregt diskutiert, Erfahrungen wurden geteilt und Kontakte geknüpft. Viele Teilnehmende haben konkrete Impulse für ihre eigene Institution mit nach Hause genommen.
Danke!
Ein herzliches Dankeschön an alle, die Teil dieses Nachmittags waren: an Roman Wick und den HPV Rorschach, an André Koller und die Stiftung Schürmatt für die offenen Einblicke und an alle Teilnehmenden für die vielen Fragen und den wertvollen Austausch.
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