Mit Copilot kommst du in Sekunden an Informationen, die du früher lange suchen musstest. Doch die Antworten sind nur so gut wie die Daten und Informationen dahinter. Bevor du KI einführst, lohnt sich deshalb ein ehrlicher Blick auf deine Datenblage: Ist sie strukturiert, richtig berechtigt und aktuell?
Copilot durchsucht alles, was du in Microsoft 365 öffnen darfst: OneDrive, Teams, SharePoint, E-Mails. Das ist seine Stärke und gleichzeitig sein Risiko. Liegen drei Versionen derselben Weisung an drei Orten, weiss Copilot nicht, welche gilt. Ist eine Lohnliste versehentlich für alle freigegeben, kann Copilot sie finden. KI löst also nicht die Probleme deiner Ablage. Sie macht sie sichtbar. Darum gilt auch mit Copilot: Gute Datenstrukturen sind wichtiger denn je. Davon profitierst du auch ohne KI, denn was Menschen schnell finden, findet auch Copilot. In diesem Beitrag zeigen wir dir die drei Bereiche, die du vor der Einführung von Copilot anschauen solltest.
Daten sinnvoll strukturieren: Wer arbeitet mit wem?
Viele Organisationen haben beim Wechsel in die Cloud ihre alte Laufwerksstruktur einfach in Teams nachgebaut. Das Ergebnis: tiefe Ordner, unklare Zuständigkeiten und Dokumente, die niemand mehr findet. Eine gute Struktur folgt der Zusammenarbeit, nicht dem alten Fileserver.
Eine einfache Orientierung bietet das Ich-Wir-Alle-Prinzip:
Gut zu wissen: Die Dateien in OneDrive oder Teams liegen technisch in SharePoint. Teams oder OneDrive ist die Arbeitsoberfläche, SharePoint der Speicher.
Diese Grundsätze helfen dir beim Aufbau:
- Ein Team ist eine Gruppe von Menschen, die regelmässig zusammenarbeitet. Für jede Gruppe soll ein Teams erstellt werden. Kanäle bilden Themen ab, nicht Personen. Wenn es innerhalb eines Teams mehrere Themen gibt, die bearbeitet werden, lohnt es sich diese in mehrere Kanäle aufzuteilen. Dabei gilt weniger ist mehr. Lieber mit weniger Kanälen anfangen und bei Bedarf weiter ausbauen.
- Flach statt tief: Mehr als drei bis vier Ordnerebenen braucht es selten. Wo sinnvoll, ersetzen Metadaten wie Dokumenttyp oder Status zusätzliche Ordner.
- Klare Namen: Namenskonventionen für Teams und sprechende Dateinamen. Versionsnummern im Dateinamen braucht es nicht mehr, M365 versioniert automatisch.
- Eine Wahrheit pro Information: Teile Links statt Kopien. Jede Information liegt an einem Ort.
Berechtigungen im Griff – stoppe Oversharing
Copilot hält sich exakt an die bestehenden Berechtigungen. Er zeigt nur, was eine Person ohnehin öffnen darf. Das klingt beruhigend, ist es aber nur, wenn die Berechtigungen stimmen. Bisher lag ein falsch freigegebenes Dokument oft unentdeckt im fünften Unterordner. Mit Copilot genügt eine Frage wie «Was verdienen die Teamleitenden bei uns?», und die Antwort kommt samt Quellenangabe. Copilot schafft also kein neues Datenleck. Er macht bestehende sichtbar.
Woher Oversharing typischerweise kommt
- Dokumente wurden mit der Option «Personen in der Organisation» geteilt und nie zurückgenommen.
- Teams wurden öffentlich erstellt, obwohl sie es nicht sein müssten.
- Einzelne Ordner haben eigene Berechtigungen, die niemand mehr überblickt.
- Gäste aus abgeschlossenen Projekten haben noch Zugriff.
- Berechtigungen vom alten Fileserver wurden ungeprüft übernommen.
So verschaffst du dir einen Überblick
Die nötigen Werkzeuge sind meist schon vorhanden. Mit einer Copilot-Lizenz ist SharePoint Advanced Management für die ganze Organisation enthalten. Damit kann eure IT auf Knopfdruck Berichte erstellen, die zeigen, welche Sites für alle offen sind und wo viele Dokumente organisationsweit geteilt wurden. Besonders lohnt sich ein Blick auf Sites ohne Besitzende, denn dort kümmert sich niemand mehr um die Berechtigungen.
Der einfachste Test kommt ganz ohne Technik aus: Lass einige Pilotpersonen Copilot gezielt nach heiklen Inhalten fragen und prüfe die Quellen.
Grundsätze für saubere Berechtigungen
- Teams und Sites sind standardmässig privat.
- Berechtigungen werden auf Ebene Team oder Site vergeben, nicht auf einzelne Ordner.
- Zugriff erhalten Gruppen, nicht Einzelpersonen.
- Sensible Daten wie HR, Finanzen oder Verträge erhalten zusätzlich Vertraulichkeitsbezeichnungen.
- Der Standardlink beim Teilen ist «Nur Personen mit vorhandenem Zugriff» oder «Von Ihnen ausgewählte Personen».
Ist noch nicht alles bereinigt, lassen sich heikle Sites mit Restricted Content Discovery vorübergehend vor Copilot verbergen. Das ist eine Übergangslösung, kein Ersatz fürs Aufräumen.
Daten aktuell halten: Verantwortung, Lebenszyklus, Archivierung
Copilot weiss nicht, was nicht mehr gilt. Er findet das Personalreglement von 2019 genauso wie jenes von 2026. Fragt jemand nach seinen Ferientagen, kann die Antwort aus der falschen Version stammen und trotzdem überzeugend klingen. Je mehr alte Versionen und abgeschlossene Projekte herumliegen, desto grösser ist dieses Risiko.
Jede Information hat einen Lebenszyklus: erstellen, nutzen, überprüfen, archivieren, löschen. Die ersten beiden Schritte funktionieren in den meisten Organisationen gut. Die letzten drei passieren selten.
Verantwortung klären
Ohne Verantwortliche veraltet jede Ablage, egal wie gut sie strukturiert ist.
- Jedes Team und jede Site hat mindestens zwei aktive Besitzende.
- Die Besitzenden sind für Inhalte, Berechtigungen und Aktualität ihres Bereichs zuständig.
- Beim Austritt oder Rollenwechsel ist geregelt, was mit OneDrive und Team-Besitz passiert.
Gültigkeit sichtbar machen
Ersetzte Dokumente werden gelöscht oder klar gekennzeichnet, nicht einfach daneben liegen gelassen. Bei wichtigen Dokumenten hilft eine Spalte wie «Status» oder «Überprüfen bis». Und statt Kopien anzulegen, wird das bestehende Dokument überarbeitet.
Archivieren und löschen
M365 bringt die nötigen Werkzeuge mit:
- Microsoft 365 Archive verschiebt inaktive Sites in einen Archivspeicher. Diese Inhalte fliessen nicht mehr in Copilot-Antworten ein, lassen sich bei Bedarf aber wieder aktivieren.
- Richtlinien für inaktive Sites finden ungenutzte Sites und fordern die Besitzenden auf zu entscheiden.
- Ablaufrichtlinien für Gruppen sorgen dafür, dass Teams regelmässig bestätigt werden müssen.
- Aufbewahrungsrichtlinien legen fest, wie lange Daten aufbewahrt und wann sie gelöscht werden.
Wichtig: Nicht alles, was alt ist, darf gelöscht werden. Kläre vorher die Aufbewahrungspflichten aus dem OR und, bei öffentlichen Verwaltungen, die kantonalen Archivvorgaben.
Aufräumen als Routine
Aufräumen wirkt nur, wenn es regelmässig passiert. Bewährt haben sich ein fester Überprüfungstermin pro Bereich, einmal im Jahr, und ein klarer Abschluss bei jedem Projektende. Starte dort, wo Copilot am häufigsten sucht: bei Weisungen, Prozessen und Vorlagen.
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Die Aufzeichnung unseres Webinars Ordnung und Qualität vor KI steht dir weiterhin zur Verfügung. Melde dich bei uns, wenn du mehr über Datenmanagement und den Einsatz von Copilot in Unternehmen erfahren möchtest.
Wie bereit ist deine Ablage? In unserer Checkliste «Ist unsere Datenablage bereit für Copilot?» findest du alle Punkte zum abhaken. Hier herunterladen
Fazit: Erst die Daten, dann die KI
Copilot ist ein Power Tool, aber nur so gut wie die Daten, auf die er zugreift. Wer vor der Einführung in Struktur, Berechtigungen und Aktualität investiert, bekommt bessere Antworten, weniger Risiko und eine Ablage, in der sich auch Menschen schneller zurechtfinden.
Dabei geht es nicht nur um Technik. Saubere Daten brauchen klare Verantwortlichkeiten und Mitarbeitende, die wissen, wie und warum sie ablegen und teilen. Genau hier setzen wir mit Change-Management an.
