In der Vergangenheit glich es einem Naturgesetz, dass die Arbeit in den Räumlichkeiten des Unternehmens und zu fixen Arbeitszeiten ausgeübt wird. Doch im Frühjahr 2020 mussten Unternehmen und ihre Mitarbeitenden aufgrund der Coronavirus-Pandemie ihre gewohnten Strukturen und Arbeitsweisen innert wenigen Tagen aufbrechen und neue Wege finden, um auch dezentral und virtuell zusammenarbeiten zu können. Heute, über ein Jahr nach Beginn der Pandemie sollten Unternehmen die Gelegenheit ergreifen und ihre zukünftige, hybride Zusammenarbeit proaktiv und überlegt gestalten.
Wo beginnen?
Wenn man sich über hybrides Arbeiten unterhält, wird man in der Regel als Erstes mit der Frage nach dem Wo konfrontiert. Also nach dem Ort, an dem gearbeitet wird. Diese Frage ist von zentraler Wichtigkeit und natürlich absolut berechtigt, doch damit allein ist es noch nicht getan. Denn wer erfolgreich hybrid arbeiten möchte, sollte auch eine Flexibilisierung der Arbeitszeiten in Betracht ziehen (warum das so ist? Dazu komme ich gleich noch). Ergo müssen wir, um hybride Arbeit richtig zu gestalten, entlang von zwei Achsen denken: Arbeitsort und Arbeitszeit.
Als die erste vom Bundesrat beorderte Homeoffice-Pflicht Realität wurde, stand im Sinne von Social Distancing in erster Linie eine Verschiebung des Arbeitsortes im Vordergrund. Die Pflicht von zuhause aus zu arbeiten, fand etwa zeitgleich mit der Schliessung von Schulen und Geschäften statt. In einem Haushalt galt es Homeoffice, Home-Schooling und ggf. Zeitvertreib wegen Kurzarbeit unter einen Hut zu bringen. Das belastete nicht nur die Internetbandbreite, sondern zusätzlich auch die bereits strapazierten Nerven.
Jetlag zum Vorteil nützen
Nach der Akklimatisierung und zum Erstaunen vieler Mitarbeitender, Führungskräfte und Unternehmender funktionierte die Verschiebung des Arbeitsortes in die eigenen vier Wände gar nicht mal so schlecht wie vorerst angenommen. Auch der besagten Doppelbelastung für Mitarbeitende aufgrund der Verschmelzung von privaten und beruflichen Rollen konnten positive Aspekte abgewonnen werden. Diese wird nun nämlich von vielen nicht mehr nur als Doppelbelastung, sondern auch als Doppelpotenzial wahrgenommen. Mitunter spielte hier die unbemerkte Flexibilisierung der Arbeitszeit eine wichtige Rolle.
Die Charakteristiken des vergangenen, gegenwärtigen und zukünftigen Arbeitssettings lässt sich sehr schön und vereinfacht in dem von Lynda Gratton, Psychologin, Unternehmensberaterin und Autorin, vorgestellten Modell abbilden.
Quadrantensprung?
Wie bereits erwähnt, war vor der Pandemie der Quadrant unten links mit fixem Arbeitsort und fixen Arbeitszeiten Usus. In der Anfangsphase der Pandemie fand schliesslich eine leichte horizontale Verschiebung nach rechts statt. Richtig gelesen. Denn, obwohl man nicht mehr am Firmensitz arbeitet, war man in der Wahl des Arbeitsortes nicht wirklich flexibel. Man war und ist noch immer gezwungen von zuhause aus zu arbeiten. Der Arbeitsort wurde schlichtweg ausgetauscht. Jedoch fand eine unterschwellige zeitliche Flexibilisierung statt. Noch zu Beginn waren viele Mitarbeitende versucht, die alten Zeitvorgaben beizubehalten. Doch private Verpflichtungen oder der Reiz, vielleicht doch schnell einkaufen, joggen oder mit dem Hund spazieren zu gehen, waren verlockend. Selbst, wenn Unternehmen dieser zeitliche Flexibilisierung nicht explizit zustimmten, fand sie statt.
Zwangsläufig mussten wir uns vom gewohnten Rhythmus lösen und unsere Arbeitszeiten anpassen. Besonders die asynchronen Tätigkeiten wurden an die Randzeiten verlegt. Im besten Fall können Mitarbeitende heute zum ersten Mal in ihrer Karriere dann arbeiten, wenn sie auch tatsächlich am produktivsten sind. Auch die wegfallende Pendelzeit kann zum Arbeiten verwendet werden. Frühaufsteher können nun schon vor Sonnenaufgang den Rechner hochfahren und Nachteulen spätabends noch das Restliche erledigen.
Wohin geht die Reise?
Es stellt sich nun die Frage wie wir arbeiten, wenn die Homeoffice-Pflicht aufgehoben wird. Gehen wir wieder zurück zum alten Modell oder schaffen wir den (Quadranten-)Sprung in eine echte hybride Arbeitswelt (Quadrant oben rechts)? In einer hybriden Arbeitswelt sollen Mitarbeitende prinzipiell fähig sein von überall aus und jederzeit zu arbeiten. Dabei gilt es sowohl in Bezug auf die Unternehmensziele als auch für die Bedürfnisse der Mitarbeitenden eine passende Mischung von überall und jederzeit zu finden.
Es liegt auf der Hand, dass nicht jede Branche und Berufsgruppe diesen Wandel im selben Ausmass durchlaufen kann. Systemrelevante Jobs werden es zwangsläufig schwerer haben, hybrid zu werden. Dennoch verfügen auch sie über Tätigkeiten, die man örtlich und zeitlich flexibler gestalten kann. Dies würde sich wiederum positiv auf die sonst schon gefährdete und strapazierte Life/Domain-Balance der Menschen in systemrelevanten Berufen auswirken.
Lebensumstände berücksichtigen
Bei der Gestaltung von hybrider Arbeit sollten stets die Lebensumstände der einzelnen Mitarbeitenden berücksichtigt werden. Nicht jede/r möchte und kann in Zukunft im selben Masse hybrid arbeiten. Dies lässt sich gut an einem kurzen Beispiel veranschaulichen. Stellen Sie sich Paul und Nora vor. Beide arbeiten bei derselben mittelgrossen Consultingfirma und leiten anspruchsvolle Projekte.
Paul ist 42 Jahre alt, Familienvater und seit 14 Jahren bei der Firma angestellt. Er hat bereits stabile Beziehungen zu Kunden/innen und Kollegen/innen aufgebaut und ist gut vernetzt. Paul wohnt mit seiner Familie auf dem Land. Vor der Pandemie pendelte Paul pro Tag 1 ½ Stunden mit dem Auto. Die gewonnene Zeit widmet Paul nun seinen zwei Kindern und liebt es, sie aufwachsen zu sehen. In seinem ruhigen Bürozimmer kann sich Paul gut konzentrieren und der Blick ins Grüne oder mal ein kurzer Spaziergang in der Natur bringen ihn auf ganz neue Ideen. Paul würde auch gerne nach der Pandemie mindestens 2 Tage von zu Hause aus arbeiten.
Nora ist 26 Jahre alt, Hochschulabsolventin und lebt in einer WG im Stadtzentrum, nur drei Bushaltestellen vom Firmensitz entfernt. Seit der Pandemie steht ihr Leben still und die fehlenden sozialen Kontakte führen zu Frust und Unzufriedenheit. Nora hat ihre Stelle bei der Consultingfirma kurz vor Beginn der Pandemie angetreten. Der Beziehungsaufbau zu Kunden/innen und Kollegen/innen gestaltet sich im Remote-Setting äusserst schwierig. Nora fühlt sich auch beruflich isoliert und oft alleingelassen. Ihre Mitbewohner/innen sind in Kurzarbeit, laden Freunde/innen ein und schauen im Wohnzimmer von frühmorgens bis spätabends Netflix. Dies führt zu viel Lärm und Ablenkung. Nora wünschte, sie könnte mal wieder ihre Arbeitskollegen/innen treffen und in Ruhe im Büro arbeiten, gerade auch weil sie zuhause kein eigenes Bürozimmer hat. Nora hat genug vom Homeoffice und will auch nach der Pandemie nur sporadisch von zu Hause aus arbeiten.
Individuelle Lösungen anstelle von One-Size-Fits-All
Wie diese beiden Beispiele zeigen, sollte also keine Lösungen nach dem Prinzip One-Size-Fits-All in Betracht gezogen werden. Unternehmen müssen sich viel eher fragen, wann und für welche Tätigkeiten Mitarbeitende in Zukunft zwingend vor Ort sein sollen und wann sie ggf. im Homeoffice oder im gemütlichen Café um die Ecke produktiver arbeiten könnten?
Weitere Fragen, die sich Unternehmen stellen, lauten beispielsweise: Wie gestalten wir Besprechungen und Sitzungen in einer hybriden Arbeitswelt? Wie passen wir unsere Prozesse optimal an das hybride Setting an? Wo sind die Informationen und Daten sicher abgelegt, damit unsere Mitarbeitenden auch von anderen Standorten aus und mit privaten Geräten darauf zugreifen können? Wie müssen wir unsere Büroräumlichkeiten verändern, um optimal hybrid arbeiten zu können? Die Antworten auf solche Fragen können Ihnen hilfreiche Gestaltungsansätze für die bevorstehende hybride Arbeitswelt liefern.
Investitionen und Change-Schwerpunkte
Wer heute aus technologischer Sicht schon erfolgreich remote arbeitet, verfügt wahrscheinlich bereits über die nötigen Technologien und Tools, welche auch für die hybride Zusammenarbeit benötigt werden. Es fallen diesbezüglich also tendenziell eher wenig Kosten an. Hybrides Arbeiten bedarf jedoch anderer Investitionen, nämlich in organisationaler und kultureller Hinsicht. Prozesse und Abläufe müssen neu geplant und überdenkt, Bürokonzepte angepasst und die Bedürfnissen der Mitarbeitenden früh wahrgenommen werden. Die hybride Arbeitswelt wird auch Einfluss auf die Unternehmenskultur haben und diesem sollte man besser proaktiv statt reaktiv begegnen.
Chancen und Risiken der hybriden Arbeitsform
Schliesslich bietet das hybride Setting vielerlei Vorzüge für Unternehmen und ihre Mitarbeitenden. Jetzt aus Angst vor Veränderung nicht auf den bereits fahrenden Zug der hybriden Arbeitswelt aufzusteigen, wäre durchaus eine verpasste Chance. Denn wer den Wandel in eine hybride Arbeitswelt meistert, wird mit Produktivitätssteigerung, erhöhter Attraktivität auf dem Arbeitsmarkt (Employer Branding) und Gewinnung von Talenten über die üblichen regionalen Grenzen hinaus belohnt. Weiter kann mit einer verbesserter Life/Domain-Balance der Mitarbeitenden, mehr Motivation und höherer Mitarbeiterzufriedenheit gerechnet werden. Besonders in einer post-pandemischen Welt, in der das soziale Leben wieder möglich ist, können Ihre Mitarbeitenden noch mehr davon profitieren.
Firmen, die vor der Pandemie das Arbeiten im Homeoffice aufgrund von Vorurteilen kategorisch ablehnten, aber während der Pandemie dazu gezwungen wurden diese Arbeitsform einzuführen, werden nach der Pandemie grosse Schwierigkeiten haben, plausible Gründe gegen einen Minimalanteil von Homeoffice / Remote Work zu finden. Mitarbeitende, die auf den Geschmack gekommen sind und einen Teil des Homeoffice beibehalten wollen, jedoch nicht dürfen, könnten die Firma innert kurzer Zeit verlassen. Noch schlimmer wäre es, wenn diese Mitarbeitenden gefrustet in der Firma verweilen und das Unternehmensklima nachhaltig schädigen.
Ausserdem können Mitarbeitende begründete Ängste in sich tragen, die mit der Rückkehr ins Büro verbunden sind. Insbesondere dann, wenn sich im Büro nichts verändert hat. Die Pandemie hat eine noch nie dagewesene Awareness für Hygiene und Ansteckungsgefahren geschaffen. Ein paar wenige Desinfektionsspender helfen nicht, sich vor Ansteckungen sicher zu fühlen. Man sollte auch bedenken, dass wir seit über einem Jahr nur noch mit dem engsten Familien-/Freundeskreis interagiert haben und uns keine grossen Menschenansammlungen mehr gewöhnt sind. Die Rückkehr ins Büro soll also bestens orchestriert sein und die Mitarbeitenden sollen sich wohlfühlen können.
Ihr ganz persönlicher Weg in die hybride Arbeit
Haben Sie Fragen in Bezug auf die bevorstehende hybride Arbeitswelt in Ihrem Unternehmen? Dann zögern Sie nicht und kontaktieren Sie uns oder schauen Sie sich unsere Angebote genauer an. Gerne helfen wir Ihnen dabei, sich für die hybride Arbeitswelt fit zu machen.
Wir bei Beetroot wissen, dass die Fragestellungen rund um die hybride Arbeitswelt stets sowohl technische, menschliche als auch organisationale Aspekte beinhalten. Deshalb verfolgen wir bei Beetroot einen holistischen Ansatz. Dank unserem interdisziplinären Team bestehend aus Organisationsberatern/innen, Arbeitspsychologen/innen und IT-Experten/innen erarbeiten wir gemeinsam mit Ihnen eine fundierte Analyse und zeigen Ihnen den Weg in die hybride Arbeitswelt auf.
Harmonischer Dreiklang – unser holistischer Ansatz
Die Vor- und Nachteile von Remote-Working
Virtual Collaboration – nicht nur für Remote-Teams sinnvoll?
