Virtual Collaboration – nicht nur für Remote-Teams sinnvoll?

Sind Meetings wirklich immer notwendig?

Virtuelle Zusammenarbeit ist eine hervorragende Alternative zu zeitaufwändigen, persönlichen Meetings in Sitzungsräumen. Niemand will den ganzen Tag in mehr oder weniger produktiven Meetings sitzen. In mehreren Studien wurde belegt, dass rund die Hälfte der Meetings, an denen wir teilnehmen, reine Zeitverschwendung ist. So verbringt ein Mitarbeiter im Durchschnitt pro Monat über 30 Stunden in unproduktiven Sitzungen.

Heute ist es aber gar nicht mehr notwendig, dass wir uns für Besprechungen immer im Sitzungszimmer treffen müssen. Wir leben in einem virtuellen Zeitalter und es stehen vielfältige Softwarelösungen für die virtuelle Zusammenarbeit zu Verfügung. Sie helfen uns dabei, uns zu vernetzen und unseren Arbeitsalltag produktiv zu gestalten.

“People who enjoy meetings should not be in charge of anything.” – Thomas Sowell, American writer and economist

In diesem Beitrag haben wir ein paar Vorschläge als Alternative zu traditionellen Sitzungen und für die virtuelle Zusammenarbeit zusammengestellt.

Was ist Virtual Collaboration?

Als Virtual Collaboration bezeichnet man die Methode der Zusammenarbeit zwischen virtuellen Teams. Die Teilnehmer interagieren nicht physisch miteinander. Die Kommunikation und die Bearbeitung von Aufgaben erflogen ausschliesslich mittels digitalen Tools. Dies ist für virtuelle Teams nichts Neues und in den meisten Unternehmen längst etabliert. Aber auch Teams, die sich im selben Gebäude befinden, können von Chat-Tools, Intranets, Extranets oder digitalen Whiteboards profitieren.

Moderne Collaboration-Tools unterstützen den Austausch und fördern eine Kultur des Teilens!

Virtuelle Zusammenarbeit anstelle von Sitzungen

Informationen teilen:
Wenn der Zweck eines Meetings darin besteht, Informationen auszutauschen, können Sie dieses mittels einer E-Mail, einem internen Blogbeitrag oder mit einem Update in einem Chat-Tool tun. Informationssitzungen sind oft sehr detailliert und nicht jeder Teilnehmer benötigt die Information im gleichen Detaillierungsgrad. Durch Zurverfügungstellung der Informationen in schriftlicher Form können die Nutzer die benötigten Informationen überfliegen und gegebenenfalls Kommentare abgeben. Wenn die Informationen über moderne Collaboration-Tools geteilt werden führt dies dazu, dass die Updates häufiger gelesen werden. Die Mitarbeitenden wissen, dass es sich um nützliche Informationen handelt und diese nicht in Sitzung behandelt werden. So können die Informationen an einem für alle bekannten Ort veröffentlicht werden, wo sie erneut abgerufen, durchsucht und kommentiert werden können. Dies fördert den Austausch und eine Kultur des Teilens.

Probleme lösen:
Wenn Menschen in grösseren Gruppen gemeinsam ein Problem lösen, ist es oft so, dass sich die einzelnen Teammitglieder weniger anstrengen, als wenn sie die gleiche Aufgabe für sich einzeln bearbeiten würden. Dieses psychologische Phänomen ist als Social Loafing bekannt. Anstelle einer traditionellen Brainstorming-Session bietet sich daher beispielsweise ein Blogbeitrag an, eventuell mit einem ergänzenden virtuellen Ideenboard , auf welchem das Problem beschrieben wird. Bitten Sie die Teammitglieder ihre Gedanken einzubringen. Am besten setzen Sie eine Frist für die Rückmeldungen. Dies hilft ihren Kollegen, die Anfrage zu priorisieren und sie zu bearbeiten, wenn sie sich frisch und inspiriert fühlen. Die asynchrone Zusammenarbeit ermöglicht, dass die Beteiligten ihre eigene Planung vornehmen können, welche sie bei der täglichen Arbeit nicht behindert . Introvertierte Personen fühlen sich bei dieser Art des Gedankenaustauschs wohler und dem «gesellschaftlichen Faulenzen» wird auch entgegengewirkt.

Basis der virtuellen Zusammenarbeit:
Bei der digitalen Zusammenarbeit sollten Sie beachten, dass in den freigegebenen Arbeitsbereichen oder Projektverwaltungsprogrammen Aufgabenlisten zur Verfügung stehen. Beginnen Sie mit dem Aufbau einer Kultur der Verantwortlichkeit in Bezug auf Aufgabenzuweisungen und Fristen. Wenn niemand reagiert wenn eine First verpasst wird, erhält schnell der Schlendrian Einzug – die Mitarbeitenden denken, es sei akzeptabel Termine nicht einzuhalten und Projekte aus dem Ruder laufen zu lassen.

Die richtigen Tools für die richtigen Anwendungsfälle

Tools für die Zusammenarbeit können Meetings effektiver machen. Noch wichtiger ist es aber, die Notwendigkeit von Sitzungen an und für sich zu reduzieren.

Chat-Tools:
Idealerweise ermöglicht ein Chat-Tool die Verwaltung von mehreren Gruppenräumen für verschiedene Aufgaben, Themen und Projekte. Es sollte mit Funktionen für Videokonferenzen und Chats ausgestattet sein. Die Produktivität kann enorm gesteigert werden, wenn sich Teamkollegen jederzeit und von jedem beliebigen Ort aus austauschen können. Zudem können Chat-Tools auch bei der Entscheidungsfindung und bei der Zuweisung von Aufgaben sehr hilfreich sein.

Blogs, Dokument-Sharing und Content-Management-Systeme:
Jede Organisation erstellt eine enorme Menge an Informationen. Sobald Sie mit der virtuellen Zusammenarbeit beginnen ist es entscheidend, dass die Informationen zugänglich, durchsuchbar und organisiert sind.

Projekt-Management Software:
Die Möglichkeit, Aufgaben zu definieren und Ihrem Team zuzuweisen, Dateien und Bilder gemeinsam zu nutzen und Workflows zu verfolgen, ist für eine erfolgreiche virtuelle Zusammenarbeit von entscheidender Bedeutung. Sie können ein Ziel nicht erreichen, wenn Sie nicht wissen wo Sie stehen und wohin Sie gehen wollen. Projektmanagement-Tools helfen den Weg zu sehen und alles Notwendige zusammenzubringen.

Möchten Sie mehr erfahren?

Unabhängig davon, ob Ihr Team über den gesamten Globus verteilt ist oder alle am gleichen Tisch sitzen. Mit den richtigen Tools, Mitarbeitern und Methoden schaffen Sie eine gesunde virtuelle Kollaborationskultur, die Ihrem Team die Freiheit gibt, mehr Arbeit an praktisch jedem Ort zu erledigen. Kontaktieren Sie uns – wir stellen Ihnen aktuelle Collaboration-Tools und deren Einsatzgebiete im Rahmen einer Demo gerne vor.

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