Es gibt Arbeitsprozesse, die niemand bewusst geplant hat – sie sind einfach entstanden. Dokumente kommen per Mail rein, werden gespeichert, geöffnet, Markierungen gesetzt, weitergeleitet, erneut gespeichert. Und am Ende fragt man sich: «Ist das jetzt schon geprüft – oder hat es noch jemand auf der Liste?»
Genau hier beginnt der Nutzen moderner Dokumentenverarbeitung: Dokumente werden nicht nur abgelegt, sondern verstanden. Nicht mehr der Mensch macht jede Vorprüfung – die KI hilft dabei.
Und Power Automate sorgt dafür, dass der Prozess zuverlässig weiterläuft.
Ein Beispiel aus dem Webinar: Intelligente Vertragsprüfung
Verträge zeigen gut, wie viel Zeit in manuellen Prüfschleifen verloren geht. Im Webinar haben wir gezeigt, wie derselbe Prozess in Microsoft 365 deutlich effizienter läuft.
1. Prozess startet mit Ablage
Der Vertrag wird in SharePoint abgelegt – Power Automate übernimmt automatisch. Keine Mails, keine manuellen To-dos.
2. KI übernimmt die Erstprüfung
Die KI liest zentrale Inhalte wie Laufzeiten, Beträge, Fristen, Pflichtangaben und erkennt Abweichungen vom Mustervertrag. Kurz: Sie erledigt die erste Prüfung – schneller und konsistent.
3. Regelset definiert das Risiko
Power Automate bewertet die KI-Ergebnisse anhand klarer Vorgaben und stuft den Vertrag ein: Grün (Standard), Orange (leichte Abweichungen) oder Rot (kritische Punkte). Die Entscheidung basiert auf Prozesslogik, nicht auf Bauchgefühl.
4. Automatischer Freigabeprozess
Je nach Risikostufe startet der passende Workflow: von automatischer Freigabe bis zur Pflichtprüfung mit Eskalation.
5. Fachperson prüft gezielt
Statt das ganze Dokument zu durchkämmen, erhält die Fachstelle eine klare Übersicht: Risiken, Abweichungen, fehlende Angaben, Zusammenfassung. Der Mensch entscheidet – aber auf Basis einer präzisen Voranalyse.
Warum Dokumentenverarbeitung weit über Verträge hinausgeht
Der gleiche Mechanismus funktioniert überall dort, wo Dokumente geprüft oder bewertet werden:
- Vertragsprüfung & Freigaben
- Spesen- und Kreditorenprozesse
- Erstellung von Arbeitszeugnissen
- Automatisierte Projektberichte
- Qualitätsmanagement
- Datenschutz- oder Compliance-Checks
- Antragsprozesse aller Art
Hier kannst du die Präsentation herunterladen und hier gibt’s die Aufzeichnung:
Fazit
Die Zukunft der Dokumentenverarbeitung besteht nicht darin, Dokumente einfach digital abzulegen. Sie besteht darin, sie automatisch zu verstehen, Risiken sichtbar zu machen und Prozesse zuverlässig zu steuern.
Power Automate ist der Motor.
KI ist der intelligente Co-Pilot.
Und SharePoint bleibt die Basis, auf der alles zusammenkommt.
Für Organisationen bedeutet das:
- weniger manuelle Arbeit
- weniger Fehler
- klarere Entscheidungen
- schnellere Freigaben
Wenn du sehen möchtest, wie so ein Prozess in Microsoft 365 konkret aussieht oder wie du mit einem kleinen Szenario starten kannst, dann melde dich. Wir zeigen dir die Varianten, die in kürzester Zeit produktiv werden.
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