Dateien zu suchen ist für viele Mitarbeitende eine mühsame Last. Mal liegt ein Dokument in Microsoft Teams, mal in SharePoint und manchmal irgendwo auf im OneDrive.
Microsoft365 ist eine Cloud Produktivitätsplattform mit vielen Datenmanagement Möglichkeiten. Genau das verwirrt so viele. SharePoint, Microsoft Teams und OneDrive sind die drei Möglichkeiten, wo Daten verwaltet werden können. Vielen kennen den OneDrive hauptsächlich für die Ablage von persönlichen Datenablage. Es steckt aber noch viel mehr Power im OneDrive. Mit cleveren Verknüpfungen in relevante Geschäftsdaten können sämtliche Daten an einem Ort gebündelt werden.
Von der Lagerhalle zum persönlichen Schreibtisch
Im Webinar versuchen wir den korrekten Einsatz von OneDrive, Teams und SharePoint mit einem Sinnbild zu verdeutlichen:
- SharePoint ist die Lagerhalle
SharePoint umfasst die gesamte Datenablage eines Unternehmens. Technisch gesehen liegen Daten von Teams oder OneDrive auf SharePoint. Für die Endnutzer ist dies aber nicht relevant. Aus der Perspektive eines Endnutzer eignet sich SharePoint für Informationen, die zentral für alle Mitarbeitende bereitgestellt werden sollen, z.B. in Form eines Wikis, Intranets oder Qualitätsmanagementsystems. - Microsoft Teams ist die Werkstatt
Hier arbeitet ein Team gemeinsam: Es bespricht Themen, stimmt sich ab und bearbeitet Dateien. Die Zusammenarbeit steht im Vordergrund. - OneDrive ist der persönliche Schreibtisch
OneDrive dient dagegen als persönlicher Arbeitsbereich zu verstehen. Persönliche Daten sowie Verknüpfungen zu Geschäftsdaten werden hier so eingerichtet, dass schnell auf diese Informationen zugegriffen werden kann.
Was OneDrive zu deinem persönlichen Dokumenten-Hub macht
OneDrive ist also mehr als ein Ablageort für persönliche Dateien. Es kann auch dein zentraler Einstieg zu den Unterlagen sein, die du täglich brauchst. Dazu fügst du Verknüpfungen auf passende Ordner aus Teams oder SharePoint hinzu.
Wichtig: Die verknüpften Dateien werden nicht in deinen persönlichen Bereich kopiert. Sie bleiben am vorgesehenen Ort.
Eine wichtige Spielregel dabei ist, dass Unternehmensdaten nicht im OneDrive gespeichert werden. Dort sind sie für den Rest des Unternehmens nicht auffindbar. Auch ist es mühsam, OneDrive Ablagen nach Abgang eines Mitarbeitenden auf Geschäftsdaten zu durchsuchen.
Verknüpfen oder synchronisieren?
Viele kennen zwei Möglichkeiten Daten aus SharePoint oder Teams mit dem Datei Explorer zu verbinden. Synchronisieren ist nebem “Mit One Drive Verknüpfen” eine weitere Möglichkeit, dies zu tun. Microsoft legt einen klaren Schwerpunkt auf die zweite Option. Ausserdem gibt es einen grossen Vorteil von der Verknüpfungen. Sie ist mit deinem Konto verbunden und steht dir überall dort zur Verfügung, wo du OneDrive verwendest, zum Beispiel im Browser, auf dem Notebook oder in der App. Eine Synchronisation bindet dagegen eine Bibliothek direkt auf einem bestimmten Gerät ein. Wenn du dein Gerät wechselt, gehen damit auch all deine Synchronisationen verloren
Durch Verknüpfungen mit OneDrive lassen sich Team- und SharePoint-Ablagen direkt im One Drive anzeigen, welcher einfach in den Datei Explorer integriert werden kann. Funktionen wie automatische Speicherung, Versionierung und gemeinsames Bearbeiten können auch über den Datei Explorer genutzt werdenn. Microsoft hat ausserdem die Verwaltung von Verknüpfungen angepasst. Neue Verknüpfungen werden inzwischen automatisch im Ordner «Shortcuts» abgelegt. Das sorgt für mehr Übersicht im eigenen OneDrive.
Warum eine klare Ablage auch für Copilot wichtig ist
KI-Assistenten wie Copilot arbeiten mit Informationen, die auffindbar sind und für die eine Person eine Berechtigung hat. Lokale Dateien auf einem einzelnen Gerät oder Dateien, die im OneDrive versteckt sind, stehen dabei nicht allen Mitarbeitenden zur Verfügung. Unklare Dateinamen, doppelte Dokumente und mehrere «finale» Versionen erschweren verlässliche Antworten.
Die wichtige Grundlage für KI ist deshalb nicht ein neues Werkzeug, sondern eine klare Ablage: Unternehmenswissen gehört an einen gemeinsamen Ort, Berechtigungen müssen stimmen und veraltete Kopien sollten vermieden werden.
Fünf einfache Regeln für deinen Arbeitsalltag
- Lege persönliche Entwürfe und Notizen in OneDrive ab.
- Speichere geschäftsrelevantes Wissen in Teams oder SharePoint, damit es der Organisation erhalten bleibt.
- Nutze Verknüpfungen für Teams und SharePoint Ablagen, auf die du häufig zugreifst.
- Teile Dateien mit einem Link statt als E-Mail-Anhang.
- Speichere keine Geschäftsdaten in deinem oneDrive
In der Präsentation vom Webinar findest du weitere Tipps: Präsentation ansehen
Fazit: OneDrive bringt deine wichtigsten Unterlagen zusammen
OneDrive ersetzt weder Teams noch SharePoint. Seine Stärke liegt darin, deinen persönlichen Arbeitsbereich mit den relevanten Unternehmensablagen zu verbinden. Du behältst einen vertrauten Einstieg, während Dateien dort gespeichert bleiben, wo sie hingehören.
Wenn Lagerhalle, Werkstatt und Schreibtisch klar getrennt sind, wird die Dateisuche einfacher, die Zusammenarbeit übersichtlicher und das Unternehmenswissen besser nutzbar. Du willst das Thema bei euch konkret angehen? Melde dich bei uns – wir schauen es gemeinsam an.
