Microsoft 365 hat mit SharePoint eine echte Power-Lösung im Gepäck, die klassische DMS-Lösungen herausfordert. Aber hält SharePoint, was es verspricht, oder braucht es doch noch die spezialisierten Systeme? Genau das haben wir im Webinar «Dokumentenmanagement im Wandel: M365 vs. traditionelle Systeme» genauer unter die Lupe genommen.
Die wichtigsten DMS-Funktionen in SharePoint:
- Volltextsuche: Nie wieder lange suchen! Mit der leistungsstarken Suchfunktion findest du Dokumente im Handumdrehen.
- Metadaten: Wer Ordnung liebt, wird Metadaten lieben – strukturierte Ablage und Kategorisierung sorgen für Übersicht.
- Workflows & Automatisierung: Prozesse auf Autopilot – Power Automate hilft dir, alles effizient zu steuern.
- Automatische Versionierung: Änderungen werden automatisch gespeichert und sind jederzeit nachvollziehbar. Kein Chaos mehr mit alten Versionen!
- KI-gestützte Verarbeitung: Mit Microsoft Syntax wird die Dokumentenanalyse und Klassifizierung zum Kinderspiel.
- Rollenbasierte Zugriffe: Wer darf was sehen? SharePoint regelt’s mit detaillierten Berechtigungen – Datenschutz inklusive.
- Langzeitarchivierung & Revisionssicherheit: Dokumente sicher und unveränderbar speichern, ganz nach den gesetzlichen Vorgaben.
- Erfüllung gesetzlicher Anforderungen: Mit Funktionen wie Audit-Logs und Verschlüsselung sorgt SharePoint dafür, dass du in Sachen Compliance immer auf der sicheren Seite bist.
SharePoint als revisionssichere Ablage
Ein grosses Thema im Webinar war, ob SharePoint wirklich als revisionssichere Ablage funktioniert. Die Antwort? Absolut!
Mit den richtigen Einstellungen erfüllt SharePoint alle Anforderungen an eine revisionssichere Speicherung. Unternehmen profitieren von einer unveränderbaren Speicherung, bei der Berechtigungen und Audit-Protokolle vor ungewollten Änderungen schützen. Zudem sorgt SharePoint dafür, dass gesetzliche Vorgaben wie DSGVO oder GoBD problemlos eingehalten werden. Dank Verschlüsselung und präziser Zugriffskontrollen bleibt die Sicherheit und der Datenschutz deiner Daten jederzeit gewährleistet.
Hier kannst du das Webinar nachschauen:
Du möchtest dir die Präsentation ansehen?
Fazit: SharePoint als DMS-Lösung
Das Webinar hat gezeigt: SharePoint hat als Teil von M365 jede Menge DMS-Funktionen zu bieten und schliesst viele Lücken, die traditionelle Systeme hinterlassen. Hier noch mal auf einen Blick:
- Umfassende DMS-Funktionen: Von der strukturierten Verwaltung bis hin zur Automatisierung – SharePoint hat’s drauf.
- Revisionssichere Archivierung: Alles gesetzeskonform und sicher – und das ganz ohne Aufwand.
- Innovation & Sicherheit: Dank nahtloser Integration mit anderen Microsoft-Diensten immer up to date.
- Einfache Erweiterbarkeit: Drittanbietersysteme lassen sich problemlos einbinden, falls du noch mehr Funktionen brauchst.
Wer also schon M365 nutzt, kann mit SharePoint ein leistungsfähiges DMS aufbauen – und das ganz ohne den Aufwand und die Komplexität traditioneller Systeme.
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