Microsoft Teams, Intranet und Viva Engage können vieles. Noch wertvoller wird es, wenn alle wissen, wofür. Alicia und Priska haben im Webinar gezeigt, wie Unternehmen Klarheit in ihre Kommunikation bringen und warum das oft mehr bewirkt als jedes neue Tool.
Eine wichtige Information für alle Mitarbeitenden. Ein neues Projekt. Eine Frage an die gesamte Organisation. Irgendwo zwischen Teams, Intranet, E-Mail und Community taucht sie auf, die altbekannte Frage: «Wo kommunizieren wir das jetzt?»
Die Auswahl an Werkzeugen ist selten das Problem. Im Gegenteil. Viele Unternehmen verfügen bereits über alles, was sie für die digitale Zusammenarbeit benötigen. Microsoft Teams, ein Intranet auf SharePoint-Basis und Viva Engage gehören in vielen Organisationen längst zum Alltag. Die Herausforderung beginnt häufig erst dann, wenn Informationen ihren Weg zu den richtigen Personen finden sollen.
Genau hier setzten Priska und Alicia im Webinar an. Statt Funktionen aufzuzählen oder Plattformen gegeneinander auszuspielen, zeigten sie anhand eines typischen Arbeitstags, wie die verschiedenen Werkzeuge zusammenspielen und weshalb klare Kommunikationswege oft Gold wert sind.
Wenn jede Information ihren Platz kennt
Im Webinar begleiteten die Teilnehmenden Franziska durch ihren Arbeitsalltag. Als neue Mitarbeitende informiert sie sich morgens im Intranet über Neuigkeiten und wichtige Informationen. Für die Zusammenarbeit mit ihrem Team nutzt sie Microsoft Teams. Dort werden Dokumente bearbeitet, Meetings durchgeführt und Aufgaben koordiniert. Taucht eine Frage auf, die auch andere beschäftigen könnte, bringt sie diese in Viva Engage ein und profitiert vom Wissen der gesamten Organisation.
Die drei Plattformen übernehmen dabei unterschiedliche Aufgaben. Genau das macht ihren Wert aus. Wer versucht, alles überall abzubilden, schafft vor allem eines: Sucharbeit. Wer hingegen bewusst entscheidet, wo Informationen veröffentlicht, diskutiert oder langfristig bereitgestellt werden, erleichtert den Arbeitsalltag für alle Beteiligten.
Von Chaos zu Klarheit
Mit einer gemeinsamen Kommunikationslogik verändert sich oft mehr, als man zunächst erwartet.
Die Grafik bringt auf den Punkt, was unsere Expertinnen im Webinar immer wieder gezeigt haben. Wenn Mitarbeitende wissen, wo sie Informationen finden, wo sie Fragen stellen und wo sie Inhalte teilen sollen, entsteht Orientierung. Informationen werden nicht mehrfach gepflegt, Zuständigkeiten werden klarer und die eingesetzten Plattformen werden als Unterstützung wahrgenommen statt als zusätzliche Aufgabe.
Webinar verpasst?
Kein Problem. Die vollständige Aufzeichnung des Webinars sowie die Präsentation stehen weiterhin zur Verfügung. Hier findest du die Präsentation zum Webinar.
Die wichtigste Frage ist erstaunlich einfach
Bei der Einführung neuer Plattformen wird häufig über Funktionen gesprochen. Im Alltag hilft viel eher die Frage: «Wo kommunizieren wir was?»
Eine Unternehmensnews verfolgt ein anderes Ziel als eine Projektabstimmung. Eine HR-Richtlinie gehört an einen anderen Ort als eine Frage an die Community. Wer diese Unterschiede kennt, muss deutlich seltener rätseln, welcher Kanal nun der richtige ist. Das spart Zeit. Es reduziert Rückfragen. Und es verhindert, dass dieselbe Information gleichzeitig im Teams-Kanal, per E-Mail und irgendwo als PDF-Anhang ihre Runden dreht. Ein Szenario, das vielen erstaunlich bekannt vorkommen dürfte.
Fazit
Microsoft Teams, Intranet und Viva Engage konkurrieren nicht miteinander. Sie übernehmen unterschiedliche Rollen und ergänzen sich im Arbeitsalltag. Sobald diese Rollen klar definiert und verständlich kommuniziert werden, entsteht Orientierung. Mitarbeitende finden schneller, was sie suchen, teilen Wissen gezielter und arbeiten sicherer zusammen. Oder anders gesagt: Die meisten Unternehmen brauchen nicht unbedingt einen weiteren Kommunikationsweg. Oft reicht es bereits, wenn alle wissen, welcher bestehende Kommunikationskanal wofür gedacht ist.
Vielleicht hast du beim Lesen bereits an eure Kommunikationslandschaft gedacht. Falls ja: Melde dich und lass uns darüber sprechen. Wir freuen uns auf den Austausch.
