In den vergangenen 18 Monate fanden aufgrund der Corona-Pandemie von Konferenzen über Konzerte bis hin zu Familienfeiern beinahe alle Zusammenkünfte und Veranstaltungen online statt. Veranstalter*innen mussten dabei kreative Wege finden, ihre Events zu virtualisieren. Erstaunlicherweise funktionierte dies nach gewissen Startschwierigkeiten gar nicht mal so schlecht. Viele Teilnehmende lernten den Komfort zu schätzen, aus den eigenen vier Wänden heraus partizipieren zu können. Doch sowohl im Privaten wie auch im Beruflichen nimmt der Wunschnach physischen Treffen wieder laufend zu. Wie lässt sich nun eine passende Mischung aus beiden Formaten finden?
Die Zukunft ist hybrid!
Virtuelle Veranstaltungen haben uns in den letzten Monaten einen guten Dienst erwiesen und werden vermutlich auch weiterhin Bestandteil unseres Lebens bleiben. Die sozialen Aspekte persönlicher Treffen können allerdings nicht ersetzt werden. Aus diesem Grund ist das Veranstaltungsformat der «hybriden Events» auf dem Vormarsch. Dabei entsteht eine Kombination aus einem physischen Erlebnis vor Ort und einer virtuellen Umgebung im Web. So einfach wie sich dieses Zusammenspiel anhören mag, so herausfordernd erweist sich dessen Umsetzung.
Damit Sie sich gänzlich auf die Umsetzung Ihres Events konzentrieren können, haben wir für Sie die wichtigsten Punkte zusammengefasst, die es bei der Planung eines hybriden Events zu beachten gilt.
Das A und O hybrider Events – Kommunikation und Planung
Diese Bausteine sind für einen solchen Event unabdingbar:
- Die vernetzte Zusammenarbeit innerhalb des Unternehmens, mit den (möglicherweise) externen Redner*innen und einer allfälligen Eventagentur ist essenziell. Eine grosse Aufgabenmenge muss mit einer Vielzahl an Anspruchsgruppen abgeglichen werden: Ablauf, technische Details und mögliche Eskalationsszenarien sind nur drei Beispiele dafür.
- Haben Sie an die Internet-Bandbreite gedacht? Nicht nur die Upload-Geschwindigkeit spielt eine Rolle, sondern auch die Stabilität Ihrer Internetverbindung.
- Sicherheit steht weit oben auf der Liste. Aktuell ist ein Schutzkonzept mit entsprechenden Hygienemassnahmen nötig.
- Es besteht eine Sorgfaltspflicht für die Teilnehmenden. So kann z.B. bereits bei der Registrierung das Einverständnis eingeholt werden, dass Teilnehmende bei Symptomen zu Hause bleiben.
- Eine frühzeitige Definition des Programms inkl. Schulung der Referent*innen und des Personals ist notwendig, um den Teilnehmenden ein sicheres Gefühl zu vermitteln.
- Dies gilt auch für die Wahl des Tools, über das der Event abgehalten wird. Von simpel und übersichtlich bis kompliziert und altbacken – es gibt nichts was es nicht gibt.
- Auch nach dem Event gibt es eine Liste von To-dos nebst der klassischen Nachbereitung – vor allem im Fall des «Contact Tracings».
Die Planungssicherheit spielt bei hybriden Events eine wichtige Rolle. Falls sich die Situation zwischenzeitlich verschlechtern und eine physische Veranstaltung nicht mehr möglich sein sollte, braucht es einen Ablauf, der schon im Voraus definiert und angekündigt wurde. So können Fehler in der Kommunikation vermieden werden und Stakeholder wie Referent*innen, Teilnehmende und Pressverantwortliche können optimal informiert werden. Dies fördert das Vertrauen gegenüber dem Event und gegenüber Ihrer Marke zu den diversen Anspruchsgruppen und hilft, Unsicherheit sowie negatives Feedback zu vermeiden.
Content ist King – ansprechende Inhalte für jede Zielgruppe
Die Zeitspanne, welche wir einem Thema widmen, wird immer kürzer. Wie lässt sich dennoch das Engagement steigern und aufrechterhalten?
Vielfältige Inhalte anbieten
Dies gilt sowohl für die Referent*innen als auch für die Inhalte, die vermittelt werden. Eintönigkeit und Langeweile gibt es bereits genug. Es existiert eine Vielzahl an Variationsmöglichkeiten für den hybriden Event: von einer Live gestreamten Keynote über moderierte Panels mit Expert*innen bis hin zu interaktiven Breakoutsessions und Workshops in Kleingruppen.
Teilnehmende aktiv in den Event einbeziehen
Wer hat es nicht schon selbst erlebt – man partizipiert an einem Onlineevent und fühlt sich wieder wie zurück im Klassenzimmer: sture Frontalpräsentationen. Der Trick bei virtuellen und hybriden Events ist es, auch den Teilnehmenden eine Stimme zu geben und diese aktiv am Event mit einzubeziehen. Dazu gibt es zahlreiche digitale Interaktionsmöglichkeiten. Warum nicht parallel zur Q&A Session vor Ort einen Live-Chat anbieten? Oder mit der Software «Mentimeter» eine Umfrage starten? Der Initialaufwand ist gering, die Feedbackrate der Teilnehmenden in der Regel höher.
Sie kennen Mentimeter nicht? Hier finden Sie mehr zum Thema: Meetings interaktiver gestalten.
Hintergründe und Lösungsansätze für erfolgreiche Online Meetings
Übrigens: Auch die Pausen darf man nicht ausser Acht lassen – hierzu gibt es kreative Umsetzungsmöglichkeiten wie etwa musikalische Einlagen oder virtuelle Kaffeepausen.
Personalisierung schafft Vertrauen
Physisch anwesende und virtuelle Teilnehmende sollen sich gleichermassen persönlich angesprochen fühlen. In der Strategie des hybriden Events müssen beide Formen (persönlich und virtueller Natur) eingebunden werden. Die Art und Weise, wie die Teilnehmenden den hybriden Event erleben, muss dabei nicht identisch sein. Beiden Parteien soll ein gleichwertiges Erlebnis geboten werden.
Für Teilnehmende , die physisch anwesend sind, sollten Sie eine klare und spezifische Vor-Ort-Kommunikation erstellen. Das betrifft z.B. das Programm, den Situationsplan, Namensschilder, Rollup Displays, Apéro, Geschenke und vieles mehr.
Für Personen, die sich online zuschalten, benötigt es die geeignete virtuelle Plattform, die in jedem Falle vorab auf Herz und Nieren getestet werden sollte. Ein gutes Beispiel für eine solche Plattform bietet Microsoft mit der Anwendung «MS Teams».
Kennen Sie bereits unsere Webinarserie zu MS Teams?
Webinarserie zu Microsoft Teams
Oft erhalten Teilnehmende an einem Event Kommunikationsmaterial und Give-Aways. Auch hier besteht die Möglichkeit, ein ähnliches Erlebnis für die virtuellen Teilnehmenden zu schaffen, indem Give-Aways wie bspw. Notizbücher, Snacks oder eine persönlichen Notiz des Gastgeberkomitees im Vorfeld des Events verschickt werden.
Fazit – das Beste aus beiden Welten
Obwohl hybride Veranstaltungen komplexer und aufwändiger in der Umsetzung sind, bieten sie für alle Beteiligten die grösstmögliche Flexibilität. Als Anbieter*in des Events können Sie von der Reichweite profitieren, um eine höhere Anzahl an Teilnehmenden zu generieren. Nutzen Sie diese neuen, interaktiven Möglichkeiten des Austauschs!
Halt! Ist Beetroot nun plötzlich eine Event-Agentur? Nicht ganz. Aber wir sind Ihr Partner, wenn es um die hybride Arbeitswelt geht. Sie haben Aufholbedarf oder wollen herausfinden, welches Potenzial besteht? Hier erfahren Sie mehr über unser Angebot. Sie können uns auch jederzeit unverbindlich per Telefon: +41 41 700 30 40 oder Mail: info@beetroot.ag kontaktieren.
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