Projektmanagement kann den Unterschied zwischen Erfolg und Misserfolg, zwischen Gewinn und Verlust ausmachen. Tatsächlich geben Unternehmen, die bewährte Projektmanagement-Praktiken einsetzen, 28-mal weniger Geld aus als Unternehmen, die es nicht tun (Quelle: workamajig). Die Verwendung bewährter, bekannter Methoden trägt auch dazu bei, die Markteinführungszeit für kritische Produkte zu verkürzen.
Hier findest du einen Überblick über die gängigsten Projektmanagement-Methoden:
1. Agiles Projektmanagement
Das agile Projektmanagement ist eine Methodik, die Projekte in kurze Sprints zerlegt. So können Unternehmen ihren Kurs kurzfristig anpassen und unmittelbar auf Marktveränderungen reagieren. Man könnte sogar sagen, dass sich agiles Projektmanagement den Abläufen, Aufgaben und Rollenverteilungen klassischer Ansätze widersetzt. Bei diesem Ansatz handelt es sich im Vergleich also um ein flexibleres, zukunftsorientiertes Prinzip. Dabei wird die Optimierung des Kundennutzens in den Vordergrund gestellt.
Andererseits können agile Projekte aufgrund der zu wahrenden Flexibilität niemals vollständig und bis ins Detail geplant werden. Somit wird es jeweils viel schwieriger, das Ergebnis bzw. den Outcome eines Projekts vorherzusagen. Wir haben es also hier mit einem Trade-Off zwischen Flexibilität und Gewissheit zu tun. Die «Agile» Methode eignet sich deshalb wohl am besten für Projekte in Bereichen wie Softwareentwicklung, in denen sich der Projektrahmen (bspw. aufgrund des ständigen digitalen Wandels) jederzeit verändern kann. Unternehmen, die sich stark an Veränderungen in der Technologie und an Kundenanforderungen anpassen müssen, profitieren am meisten von diesem Ansatz.
2. Wasserfall-Methode
Die Waterfall-Methodik ist eher ein traditionellerer Ansatz innerhalb des Projektmanagements. Im Gegensatz zum «Agile»-Ansatz ermöglicht einem der Wasserfall-Ansatz, das Projekt vollständig zu planen, bevor ein Schritt gemacht wird. Die Methode verläuft wie ein Wasserfall:
- Initiierung
- Planung und Analyse, Aufstellung des Ressourcenplans
- Durchführung, Überwachung und Steuerung
- Abschluss des Projekts
Die Projektanforderungen werden bereits zu Beginn festgelegt und anschliessend nicht mehr verändert. Jede Phase hängt vom Abschluss der vorherigen Phase ab. Dadurch kann der Outcome eines Projekts besser eingeschätzt werden.
Doch auch die Wasserfall-Methodik hat ihre Nachteile und birgt Herausforderungen: Bei viele Arten von Projekten ist es gar nicht möglich, die Erwartungen zu ermitteln und im Vorhinein zu definieren. Aufgrund dessen eignet sich das Wasserfall-Projektmanagement beinahe nur für Projekte, deren Aufgaben voneinander abhängig sind. Projekte, die nach dieser Methode ablaufen, sollten möglichst wenig umfangreich und von kurzer Dauer sein. Deshalb verschwindet dieser Ansatz im Zeitalter der kontinuierlichen Bereitstellung immer mehr von der Bildfläche.
3. Hybrid-Ansatz
Der hybride Ansatz ist eine Kombination aus der agilen und der Wasserfall-Methodik. Die Hybrid-Methode nutzt die proaktive Planung des Wasserfalls und die anpassungsfähige Struktur von «Agile», um eine Projektmanagementmethode zu entwickeln, die das Beste aus beiden vereint. Der Hybrid-Ansatz ist vor allem für Projekte sinnvoll, die mit einem festen Budget ausgestattet sind und auf dem Weg zum gewünschten Ergebnis voraussichtlich einige Anpassungen erfordern.
Beispielsweise kann bei Softwareunternehmen das Ergebnis mit der Wasserfall-Methode geplant werden, aber die Durchführung eines Projekts trotzdem agil erfolgen. Hiermit ist die Hybrid-Methodik des Projektmanagements flexibel genug, um sich an strenge Kundenfristen und -budgets anpassen zu können. So wird Gewissheit über den Outcome und Flexibilität dennoch beides möglich.
4. Scrum
«Scrum» ist eine Erweiterung der agilen Methodik, die sich um ein selbstorganisierendes, eher kleineres Team unter der Leitung eines Scrum-Masters dreht. Scrum ist deshalb so beliebt, weil es die Möglichkeit bietet, grössere Projekte in kleinere Tasks runterzubrechen. Und zwar auf eine demokratische und systemgetriebene Art und Weise. Projekte werden also in kleinere Aufgaben unterteilt. Auf dieser kleinstmöglichen Ebene teilt man den Tasks schliesslich die erwartete Zeitdauer zu. So wird eine akkurate Projektplanung und -schätzung ermöglicht.
Auf einer höheren Ebene fördert «Scrum» die Teamzusammenarbeit und Transparenz durch regelmässige Meetings in Form von Task Planning, Demos, Retrospektiven und täglichen Standup-Meetings. Viele dieser Meetings sind auch von Vorteil, selbst wenn die Teams nicht dem Scrum-Ansatz folgen.
5. Kanban
Kanban ist ein Ansatz, der den Methoden «Agile» und «Scrum» ähnlich ist, sich jedoch stärker auf die Visualisierung und Begrenzung des Arbeitsfortschritts konzentriert. So wird anhand von Kategorisierung (bspw. in «to-do», «in Arbeit», «erledigt», «on hold») eine besser Task-Übersicht geboten. Ziel ist es, so eine Überlastung der Teams so gut als möglich zu vermeiden.
Visualisiert wird das Ganze mit Hilfe eines Kanban-Boards. Dieses besteht aus einer Reihe von Aufgaben-Balken, die in verschiedene Spalten (Kategorien) eingeteilt werden, um ihren Fortschritt bis zur Fertigstellung zu verfolgen. Ein Kanban-Board ist insbesondere sinnvoll für Projekte, deren untergeordneten Aufgaben und Schritte schlank und unkompliziert sind. Solange die Projekte simpel konzipiert sind, kann mit der Kanban-Methode fast jede Art von Auftrag effizient verwaltet werden.
Fazit
Die meisten Projektmanagementmethoden sind eigentlich Variationen und Erweiterungen von «Agile». Deshalb können die oben genannten Ansätze immer auch in Kombination miteinander verwendet werden.
Wichtig für dich und dein Team ist es also, herauszufinden, welche Methode(n) am besten zu euch und eurem Unternehmen bzw. eurer Abteilung passen. Es kann zwar ineffizient sein, eine unpassende Methodik zu verwenden, doch nichts ist ineffizienter als überhaupt keiner Projektmanagementmethode zu verfolgen. Aus diesem Grund macht es Sinn, den Status Quo der bestehenden Strategie aus externer Sicht von Spezialisten analysieren zu lassen.
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