Kanban – Evolutionäres Change-Management
Die Kanban-Methode ist ein Ansatz für inkrementelle, evolutionäre Prozess- und Systemänderungen in Organisationen. David J. Anderson, entwickelte das adaptive System ursprünglich für die Softwareentwicklung. Die Methode eignet sich aber auch für andere Themenbereiche und wird heute in unterschiedlichsten Umgebungen eingesetzt.
Kanban bietet…
- eine Möglichkeit, das Chaos vieler Teams zu organisieren, indem Prioritäten und ein klarer Fokus gesetzt werden.
- eine Möglichkeit, Workflow- und Prozessprobleme aufzudecken, damit Sie diese lösen können, um Ihren Kunden besser zu beliefern.
Die meisten Unternehmen haben die Aufgabe, wirtschaftlich erfolgreich zu sein – sie wollen den Unternehmenswert also dauerhaft steigern. Kanban kann dabei helfen, ihr Unternehmen erfolgreicher zu machen, indem Probleme und Engpässe sichtbar gemacht werden.
Kanban ist ein iterativer Ansatz, bei welchem die Verbesserung in ständigen, kleinen Schritten erflogt. Kanban hat also nicht das Ziel eine einmalig definierte optimale Arbeitsweise zu etablieren. Es geht vielmehr darum, sich stetig weiterzuentwickeln und eine Kaizen-Kultur zu etablieren.
Stop starting and start finishing!
Angefangene Arbeiten haben in der Regel für den Kunden keinen Wert. Erst wenn eine Arbeit abgeschlossen ist, kann vom Nutzen profitiert werden. Nur was fertig gestellt ist, kann dem Kunden in Rechnung gestellt werden. Je grösser die Anzahl der aktiven Aufgaben ist, also die Aufgaben, die parallel bearbeitet werden, desto höher sind die Durchlaufszeiten. Es ist also aus ökonomischer Sicht sinnvoller eine Arbeit zu 100% abzuschliessen als zehn Arbeiten nur zu 15%. Leider tendieren wir in unserem Arbeitsalltag dazu, viele Arbeiten gleichzeitig zu bearbeiten. Kanban hilft die Arbeiten zu limitieren, den Fokus zu behalten und Arbeiten abzuschliessen. Ein Slogan von Kanban lautet daher: Stop starting and start finishing!
Die Kanban Prinzipien
Die Kanban-Methode gibt kein bestimmtes Setup und keine bestimmen Prozesse vor. Sie können mit ihren aktuellen Prozessen und Arbeitsweisen starten. Mit Kanban werden mit der Zeit Probleme und Engpässe sichtbar, damit sie kontinuierlich Änderungen und Verbesserungen vornehmen können.
Die Grundprinzipien von Kanban lauten:
- Starte mit dem, was du jetzt machst
- Verfolge inkrementelle, evolutionäre Veränderung
- Respektiere initial Prozesse, Rollen, Verantwortlichkeiten und Job-Titel
- Fördere Leadership auf allen Ebenen
Die Kernpraktiken von Kanban
Grundsätzlich macht Kanban sehr wenige Vorschriften, wie etwas gemacht werden soll. Vorschriften wären kontraproduktiv, wenn die Menschen, die in einem System arbeiten selbst erkennen sollen, was in welcher Form verändert werden muss. Die folgenden Kernpraktiken sollten aber für eine erfolgreiche Kanban-Implementierung konsequent beachtet werden.
1. Mach Arbeit sichtbar
Das Ziel von Kanban ist es, positive Veränderungen vorzunehmen, um den Arbeitsfluss durch das System zu optimieren, der am Ende einen Mehrwert beim Kunden generiert. Erst wenn man weiss, wir der Prozess derzeit funktioniert, kann man ihn durch Anpassungen verbessern. Durch die Visualisierung des Arbeitsflusses werden die laufenden Aufgaben, Probleme und Engpässe sichtbar.
Die gängigste Methode zur Visualisierung des Arbeitsflusses ist die Verwendung eines Kanban-Boards. Jede Spalte an der Wand repräsentiert Schritte in Ihrem Workflow.
Der wesentliche Unterschied von Kanban zu gängigen Arbeitsweisen ist, dass Arbeit nicht direkt in den nächsten Bearbeitungsschritt weitergeschoben wird, sobald eine Aufgabe bereit ist (Push-Prinzip). In Kanban holen sich die Teammitglieder der nachfolgenden Stufen aus dem vorgelagerten Arbeitsschritt die Arbeit, sobald sie dafür Kapazitäten zur Verfügung haben (Pull-Prinzip).
2. Limitier den Work in Progress (WiP)
Mit dem WiP (Work in Progress) werden alle parallel laufenden Arbeiten in einem System bezeichnet. In Kanban wird die Anzahl dieser Arbeiten bewusst limitiert. Dies bewirkt, dass die Durchlaufzeit gesenkt und Arbeiten fertig gestellt werden (Stop starting and start finishing). Zudem werden in einem WiP-limitieren Pull-System Engpässe und Problembereiche sichtbar, die identifiziert und behoben werden können. Die Begrenzung des WiP ist der Eckpfeiler eines Kanban-Systems und somit der Motor für die ständige Verbesserung.
3. Manage den Flow
In Kanban wird der Fokus auf den Arbeitsfluss gelegt. Das heisst, alles, was die Arbeit beim Fliessen behindert, wie zum Beispiel Blockaden oder Engpässe bekommen besondere Aufmerksamkeit. Das Motto lautet, arbeite zuerst an deinen Problemen, bevor du neue Arbeit startest. Indem beobachtet wird, wie die Arbeit durch den Prozess fliesst, kann festgestellt werden, wo der Arbeitsfluss zum Stillstand kommt. Die festgestellten Problembereiche können dann analysiert und Änderungen definiert und implementiert werden.
4. Mach Prozessregeln explizit
Kanban geht davon aus, dass der Arbeitsprozess resp. die Arbeitsweise eines Kanban-Teams als eine Menge von Regeln betrachtet werden kann, welche sich das Team selbst auferlegt. Diese Regeln werden für alle Beteiligten transparent gemacht und penibel eingehalten. Nur wenn die Regeln eingehalten werden, können Fehler in einer Regel erkannt und werden, die verändert werden müssen. Zudem nehmen Regel einen grossen Teil der Emotionen aus Diskussionen heraus. Man gelangt dadurch von subjektiven Schuldzuweisungen an Personen zu Diskussionen, die wesentlich objektiver geführt werden.
5. Implementiere Feedback Mechanismen
In Kanban dreht sich alles um die kontinuierliche Verbesserung. Also um die nachhaltige Etablierung einer Kaizen-Kultur. Dabei spielt Lernen eine entscheidende Rolle. Damit wir fähig sind, etwas zu lernen, benötigen wir Feedback, um zu sehen, was wir besser machen können. Vielen Teams nutzen dazu zum Beispiel Daily Standup-Meetings, bei denen man sich einmal im Tag Feedback über die aktuelle Arbeitssituation austauscht. Ein weiterer wichtiger Feddback-Mechanismus sind Retrospektiven, gezielte Verbesserungs-Meetings.
6. Führe gemeinschaftliche Verbesserungen durch
Man muss nicht ständig das Rad neu erfinden, um sich zu verbessern. Bei einer Vielzahl von Problemen können wir auf bewährte Ansätze und Modelle zurückgreifen. Kanban schreibt nicht vor, welche Modelle und Methoden angewendet werden sollten. Einige Modelle, die häufig angewendet werden sind:
- Engpasstheorie (Theory of constraints) von Eliyahu M. Goldratt
- System of Profound Knowledge von W. Edwards Deming
- Lean Economic Model (basierend auf den Konzepten von „Waste“ oder Muda, Muri und Mur)
Zusammenfassung
Die Erhöhung der Produktivität in der Wissensarbeit ist eine grosse Herausforderung, mit welcher sich viele Unternehmen konfrontiert sehen. Die unsichtbaren Prozesse der Wissensarbeit machen es oft schwer, die richtigen Ansatzpunkte für Verbesserungen zu finden. Kanban setzt bei der Optimierung der Abläufe nicht beim Individuum, sondern am System an. Als Basis für Verbesserungen wird der Arbeitsfluss visualisiert und die Anzahl der begonnen Arbeiten limitiert. Die Mitarbeitenden bekommen dadurch die Möglichkeit, Abläufe selbständig und in ihrem Tempo zu verbessern.
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