Früher war man sich kaum etwas anderes gewohnt, als Meetings physisch abzuhalten. Während der Corona-Pandemie lernten wir viel dazu und kennen nun die Vorteile von virtuellen Meetings. Die Frage, die jedoch bleibt, ist, wie man erfolgreiche hybride Meetings gestaltet, sodass technisch alles reibungslos funktioniert und sich niemand ausgeschlossen fühlt?
In Meetings und Besprechungen kommt der hybride Aspekt besonders deutlich zum Vorschein, denn bei hybriden Meetings befindet sich der eine Teil der Belegschaft im selben Raum und der andere Teil schaltet sich virtuell hinzu. Im einfachsten Szenario klappt jemand im Sitzungsraum seinen Laptop auf und stellt diesen in die Mitte des Tisches. Voilà, Problem gelöst – denken Sie jetzt vielleicht.
Zugegeben, bei einer kleinen Gruppe vor Ort und nur wenigen remote zugeschalteten Teilnehmenden mag dieses Vorgehen funktionieren, doch bei mehreren Anwesenden führt dies unweigerlich zu Problemen, Ineffizienz und Unzufriedenheit. Zudem denn ist eine solche Kuschelpartie vor einem kleinen Bildschirm weder besonders angenehm noch coronakonform. Es benötigt also weitere technische Grundausstattung, um hybride Meetings für alle Beteiligten zum Erfolg zu machen.
Infrastruktur für erfolgreiche Meetings im Hybrid-Modus
Beim Abhalten von hybriden Meetings im Sitzungszimmer sollte dafür gesorgt sein, dass es ein genügend grosser, gemeinsamer Bildschirm oder Fernseher vorhanden ist, der für alle Anwesenden gut ersichtlich ist. Weiter benötigt man eine Kamera (für grosse Sitzungszimmer im besten Fall eine 360° Kamera) und ein gutes Mikrofon (z.B. ein Deckenmikrofon, welches die Sprecher*innen auch dann in guter Qualität aufzeichnen kann, wenn diese sich bewegen oder sich an verschiedenen Plätzen befinden).
Bei der Kommunikation geht es aber nicht nur ums Sprechen, sondern auch ums Zuhören. Meist sind die integrierten Lautsprecher im Bildschirm oder Fernseher nicht von genügend hoher Qualität, um die Stimmen der Meeting-Teilnehmenden verständlich und in guter Qualität im Sitzungszimmer wiederzugeben. Aus diesem Grund sollte ein Sitzungszimmer über gute Lautsprecher verfügen. Dabei variiert die Ausrüstung je nachdem, wie viele Mitarbeitende sich im Sitzungszimmer befinden, wie gross das Sitzungszimmer ist und welche weiteren Faktoren zutreffen (Störgeräusche, Hall, etc.).
Für ein gut ausgerüstetes Sitzungszimmer, in welchem neu auch hybride Meetings stattfinden, müssen die zuvor erwähnten Punkte beachtet werden. Die genannten Aspekte sind nicht abschliessend, legen jedoch einen guten Grundstein, um die Sitzungen im neuen Setting erfolgreich durchzuführen.
Trotz guter Infrastruktur gilt es zu bedenken, dass wenn sich Personen im selben physischen Raum und zeitgleich im selben virtuellen Meetingraum befinden, die Latenz der Audioübertragung für Probleme sorgen kann . Das Audiosignal erklingt immer ein wenig zeitverzögert, was für Personen im selben Raum störend sein kann. Dieses Phänomen kann auch dazu führen, dass man sich öfters ins Wort fällt, als bei rein analogen oder rein virtuellen Meetings. Hierbei ist Geduld und Verständnis gefordert, damit die Stimmung im Meeting nicht darunter leidet.
Psychologische Aspekte hybrider Meetings
Nebst diesen technischen Aspekten müssen auch die psychologischen Aspekte hybrider Meetings berücksichtigt werden. Denn durch den informellen Austausch vor, während und nach dem hybriden Meeting erhalten Mitarbeitende vor Ort zwangsläufig mehr Informationen. Die anwesenden Personen haben ausserdem die Möglichkeit bilateral Nebengespräche zu führen, einander Blicke zuzuwerfen und so die nonverbalen Signale sowie die Stimmung im Raum besser zu deuten. Dies kann bei den zugeschalteten Mitarbeitenden das Gefühl wecken, dass sie sich ausgeschlossen und benachteiligt fühlen. Die durch das Setting verursachten Informationsasymmetrie kann das Gelingen von hybriden Meetings nachhaltig gefährden.
Zusätzlich spielt hier noch eine nicht triviale Urteilsverzerrung mit, denn von Natur aus bevorzugen Menschen unbewusst das, was ihnen zeitlich und räumlich näher ist. Dieser im Fachjargon genannte Proximity Bias zeigt sich auch in hybriden Meetings. Unbewusst werden die Meinungen der Anwesenden wichtiger und ihre Leistung besser wahrgenommen. Wieder ein Nachteil für die Remote-Worker.
Was lässt sich dagegen tun?
Damit die zugeschalteten Personen nicht eine passive Haltung annehmen, sollte die Sitzungsleitung stets darauf achten, dass sich alle Teilnehmenden aktiv am Meeting beteiligen können und sich inkludiert fühlen. Um dies zu ermöglichen können hybride Meetings mit den nun bestens bekannten Breakout-Sessions angereichert werden. Hierfür können sich die Anwesenden kurzfristig ebenfalls mit ihrem Laptop und Headset ins virtuelle Meeting einloggen.
In solchen Kleingruppengesprächen sind dann die Voraussetzungen für alle Beteiligten wieder annähernd dieselben und die oben beschrieben Stolperfallen werden deutlich minimiert. Prinzipiell könnte natürlich auch das ganze Meeting so durchgeführt werden, dass sich auch die Personen vor Ort virtuell zuschalten, was aber dann mehr einem fully remote als einem hybriden Meeting entspräche.
Take Home Message
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