Team-Collaboration, das Herzstück moderner Arbeit
Die Zusammenarbeit im Team (Team Collaboration) gehört zu den Herzstücken der modernen Arbeit. Unternehmen suchen stets nach Möglichkeiten, die Zusammenarbeit im Team zu verbessern und damit die Produktivität von Teams mit Hilfe von Technologie voranzutreiben. Dazu setzen viele Organisationen auf einzelne Collaboration Apps. Andere entscheiden sich hingegen für vollwertige Kollaborationsplattformen, wie z.B. Microsoft 365, da diese erweiterte Möglichkeiten für Kommunikation, Dokumenten- und Projektmanagement bieten.
Technologie allein reicht jedoch nicht aus, um hochgradig kollaborative Teams zu bilden. Für eine effektive Zusammenarbeit sind neben den Tools auch die strategischen und organisatorischen Rahmenbedingungen ausschlaggebend. Wir haben ein paar bewährte Punkte zusammengestellt, die Sie beachten sollten, wenn Sie die Zusammenarbeit im Team fördern möchten.
Best Practices für eine erfolgreiche Kollaborations-Strategie
- Schaffen Sie eine kollaborative Arbeitsumgebung
Allem voran sollte die Zusammenarbeit als einer der wichtigsten Unternehmenswerte gepflegt werden. Abteilungsleitende und Top-Führungskräfte sollten die Kultur der Zusammenarbeit auf Abteilungs- und Unternehmensebene fördern.
- Eliminieren Sie die Barrieren
Offene Kommunikation ist der Schlüssel zu einer effektiven Zusammenarbeit im Team. Die Teammitglieder sollten in der Lage sein, frei mit jeder Person zu sprechen, deren Hilfe sie benötigen, um ihre eigenen Aufgaben erfüllen zu können – einschliesslich der Führungskräfte auf C-Level. Zudem sollten sie auch ermutigt werden, Feedback zum Arbeitsprozess einzureichen und ihre Ideen zur effizienter Arbeitsgestaltung zu teilen. Dies trägt dann wiederum zur Innovationsförderung bei.
- Vermeiden Sie ein Mikromanagement
Gestalten Sie die Unternehmenskultur und die Arbeitsprozesse so, dass Mikromanagement und somit eine übertriebene Detailorientierung bei den Mitarbeitenden möglichst vermieden wird. Mehr Autonomie der Mitarbeitenden bei der Ausführung von Aufgaben und bei der Zusammenarbeit in Projekten trägt dazu bei, unternehmensweite Innovationen voranzutreiben und Entscheidungen zu erleichtern.
- Belohnen Sie Teams für effektive Zusammenarbeit
Belohnen Sie Teams für das Erreichen vorgegebener Ziele, welche eine gute Zusammenarbeit voraussetzen. Gerade auch mit nicht-monetäre Belohnungen können Sie die organisationsübergreifende Zusammenarbeit weiter vorantreiben.
Best Practices Technologie und Tools für die Zusammenarbeit
- Verwenden Sie Cloud-basierte Kollaborationssoftware
Mit Cloud-Software können Remote-Teammitglieder von jedem Ort aus jederzeit eine Verbindung herstellen und auf arbeitsbezogene Daten zugreifen. Cloud-Lösungen ermöglichen eine engagiertere und effektivere Kommunikation sowie die Zusammenarbeit an Dokumenten in Echtzeit. So können die Entscheidungsfindungen beschleunigt und Projektverzögerungen vermieden werden.
- Erstellen Sie einen separaten virtuellen Raum für die Zusammenarbeit im Team
Dieser Raum kann z.B. als Teamseite eines Intranets organisiert werden, auf die nur die Mitglieder des jeweiligen Teams Zugriff haben. Alle Informationen, die mit den Aktivitäten und Projekten des Teams zusammenhängen, werden an einem Ort aufbewahrt und sind für das Team leicht zugänglich und durchsuchbar. Ausserdem bietet die Teamseite einen Online-Kalender, der anzeigt, wer verfügbar, beschäftigt, im Urlaub oder im Krankheitsfall ist. Die Einbettung von Tools wie Chats, Blogs, Diskussionsforen und Wikis in den digitalen Arbeitsplatz des Teams hilft, die Kommunikation weiter zu optimieren. Weiter ermöglichen es diese Tools den Teammitgliedern auch, ihr Wissen und ihre Arbeitserfahrung mit Kollegen zu teilen.
- Verwenden Sie Aufgaben- und Projektmanagement-Tools
Diese Werkzeuge machen es für Teams möglich, Projekte einfach zu verfolgen, Workflows einzurichten, Dateien zu teilen, Gespräche zu verfolgen, Kommentare zu Aufgaben zu hinterlassen und Vieles mehr. Darüber hinaus schaffen sie Transparenz über die Rolle und die Aktivitäten jedes Teammitglieds, sowie den Fortschritt und die erledigten Aufgaben. All dies trägt zu einer besseren Zusammenarbeit bei.
- Integrieren Sie Kollaborationswerkzeuge in andere Geschäftsanwendungen
Die Integration von Kollaborations-Tools in Geschäftsanwendungen hilft, Informationssilos zu vermeiden, sorgt für die Kontinuität von Geschäftsprozessen und erhöht die Produktivität. Die Integration eines Dokumentenmanagementsystems mit CRM ermöglicht beispielsweise die Anzeige eines Vertrags in beiden Systemen ohne Datei-Duplikate. Dadurch können die Teammitglieder in verschiedenen Anwendungen auf derselben Seite arbeiten. Die Änderungen, die an einem Dokument in einem System vorgenommen werden, werden nämlich automatisch in einem anderen System übernommen.
- Nutzen Sie soziale und gamification Funktionen
Die sozialen Funktionen der Collaboration-Software ermöglichen es den Mitarbeitenden, informell zu kommunizieren und mit Kollegen und Kolleginnen in anderen Abteilungen zu interagieren. Dies trägt zu einer stärkeren Bindung der Mitarbeitenden an die Collaboration-Software bei. Die Verwendung von Gamification Features wie Badges und Leaderboards sorgt für die Anerkennung der Mitarbeitenden und schafft ein Gefühl der Wettbewerbsfähigkeit zwischen verschiedenen Teams. So kann die Motivation der Mitarbeitenden und die Loyalität zu ihrem Team erhöht werden.
Digitale Werkzeuge führen nicht automatisch zu einer besseren Zusammenarbeit. Wenn die Zusammenarbeit auf Unternehmensebene nicht unterstützt wird oder die Teammitglieder keine Motivation zur Zusammenarbeit verspüren, kann die Team-Collaboration gar nie effektiv werden. Hochgradig kollaborative Teams entstehen, wenn Unternehmen strategisch und technologische Aspekte gemeinsam betrachten.
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