Was ist Schatten-IT?
Schatten-IT, klingt ziemlich harmlos – oder? In der Realität kann Schatten-IT jedoch erhebliche Risiken für Ihre Organisation bedeuten. Was ist Schatten-IT oder Shadow-IT? Der Begriff Schatten-IT bezieht sich auf Hard- und Software, welche in einem Unternehmen ohne Genehmigung oder sogar ohne das Wissen der IT-Abteilung verwendet wird.
Ein zunehmend problematisches Thema
Früher hatten IT-Abteilungen die vollständige Kontrolle über die in einem Unternehmen eingesetzten Technologien und Softwareapplikationen. Dies hat sich jedoch im Laufe der Zeit geändert. Der zunehmende Einsatz von Schatten-IT wird durch die Vielfallt an qualitativ hochstehenden Cloud-Anwendungen unterstützt. Dazu gehören Anwendung für den Datenaustausch, Collaboration-Tools und Social Media Anwendungen.
Mit dem Einsatz von BYOD-Strategien (Bring Your Own Device), wird es für die Unternehmens-IT noch schwieriger, die persönlichen Anwendungen und Daten mit den Unternehmensdaten unter einem Dach zu verwalten.
Warum ist Schatten-IT schlecht?
In den meisten Fällen wird die Verwendung von Schatten-IT nicht bemerkt, bis es zu spät ist. Unternehmen tun gut daran Richtlinien und Verfahren für den Einsatz von IT-Diensten festzulegen. Ohne zu wissen, welche Anwendungen verwendet werden, steht die IT-Abteilung vor einer Reihe von Herausforderungen.
Das bedeutendste Risiko bei der Verwendung von Schatten-IT ist das grosse Sicherheitsrisiko. Wenn sensible Daten nach Aussen durchsickern, kann dies zu einem enormen Schaden für die Unternehmung führen. Die IT kann die Sicherheit von Daten nicht garantieren, wenn diese in nicht autorisierten Anwendungen gespeichert und ausgetauscht werden. Gemäss Gartner wird bis 2020 ein Drittel der Cybersecurity-Angriffe direkt durch den Einsatz von Shadow-IT erfolgen.
Ein weiterer Nachteil bei der Verwendung von Schatten-IT besteht darin, dass die Kommunikation und Zusammenarbeit von verschiedenen Teams viel schwieriger wird. Mit einer einheitlichen und autorisierten Plattform ist es für unterschiedliche Abteilungen viel einfacher, Dokumente sicher und schnell auszutauschen.
Zudem gibt es auch finanzielle Auswirkungen. Wenn verschiedene Abteilungen unterschiedliche Anwendungen verwenden, die den gleichen Funktionsumfang oder die gleichen Business-Cases abdecken, besteht die Gefahr, dass man zu viel für verschiedene Lizenzen bezahlt. Oder Anwendungen sogar doppelt lizenziert werden.
Wie können Sie Schatten-IT verhindern?
Wie kann also der Einsatz von Schatten-IT verhindert werden? Beginnen Sie damit, die Gründe für den Einsatz von Schatten-IT herauszufinden. Die meisten Mitarbeiter werden nur dann Schatten-IT verwenden, wenn diese ihnen dabei hilft, ihre Arbeit in gewisser Weise einfacher und effizienter zu gestalten.
Wenn Sie die technologischen Lücken identifizieren, erkennen Sie möglicherweise Potenzial für die Entwicklung oder Einführung von neuen Lösungen oder die Verlagerung der IT-Dienste auf eine Plattform, welche eventuell die meisten oder sogar alle Anforderungen abdeckt.
Fördern Sie die Kommunikation der Mitarbeitenden, indem Sie Enterprise Social Network Tools wie beispielsweise Yammer zur Verfügung stellen. Yammer ist eine gute Möglichkeit, um die interne Kommunikation auf einer autorisierten Unternehmensplattform zu fördern.
Wir leben in einer mobilen Welt, in der die Menschen jederzeit und von überall her Zugang zu gewünschten Informationen haben möchten. Stellen Sie also sichere Mobile-Apps bereit, welche die Mitarbeitenden auf mobilen Endgeräten nutzen können.
Fazit
Wenn Sie keine Sicherheitsverstösse, erhöhte Kosten oder eine inkonsistente interne Kommunikation riskieren möchten, dann sollten Sie die Schatten-IT in Ihrem Unternehmen genau im Auge behalten.
Wir bei der Beetroot sind Spezialisten für IT-Strategien, digitale Arbeitsplätze, Portale und Intranets. Profitieren Sie von unserer langjährigen Erfahrung in der Gestaltung von Digital Workplace-Lösungen. Wir helfen Ihnen gerne dabei, die Schatten-IT-Geister zu vertreiben.
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