Business-First bei der Einführung von Office 365

Business im Fokus

Office 365 ist eine mächtige Produktivitäts-Plattform, welche umfassende Lösungen für die persönliche Arbeitsorganisation (Office, OneDrive, Todo), für die Zusammenarbeit in Teams (Teams, Yammer, SharePoint) und umfangreiche Business-Lösungen (Flow, PowerApps, Power BI) enthält. Es überrascht daher nicht, dass viele Organisationen bereits dabei sind Office 365 einzuführen oder dies für die naheliegende Zukunft in Planung haben.

Die Herausforderung besteht darin, dass die Einführung von Office 365 dann wirklich auch zu konkretem Business-Nutzen führt und die Produktivität der Mitarbeitenden verbessert. Oft wird ein Technologie-First-Ansatz verfolgt, der sich nicht auf den Bedarf der Mitarbeitenden und die strategischen Prioritäten konzentriert. Die Einführung erfolgt schleichend. Mitarbeitenden beginnen selbständig und ohne übergeordnete Koordination, einzelne Office 365-Anwendungen zu nutzen. Wenn die Mitarbeitenden die Tools selber nach persönlichem Gutdünken auswählen oder wenn nicht definiert ist, welches Tool für die unterschiedlichen Business Cases verwendet werden soll, dann kann dies schnell zu Chaos führen.

Stattdessen sollten sich Unternehmen bei der Einführung von Office 365 mit dem Business-First-Ansatz befassen. Das «Warum» und «Wie» sollte beantwortet werden, bevor man sich mit der Tool-Auswahl beschäftigt. Dies umfasst die gesamte Organisation, von der Geschäftsleitung bis hin zu den Mitarbeitenden, die an der Front arbeiten.


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Die Business-First Methode für die Einführung von Office 365

Mit der Business-First Methode gibt es einen bewährten und praktischen Ansatz, damit die Business-Anforderung bei der Einführung von Office 365 berücksichtigt und der bestmögliche Nutzen für das Unternehmen erreicht wird.

1. Business Context

Der Ausgangspunkt für jedes Projekt oder jede Initiative ist ein tiefes Verständnis der geschäftlichen Prioritäten und der Bedürfnisse der Mitarbeiter. Dies erfordert die Einbindung der Stakeholder sowie eine Analyse, die auf die wichtigsten Mitarbeitergruppen abzielt.

Die Analyse muss nicht sehr umfangreich sein, aber sie sollte einen ganzheitlichen Ansatz verfolgen, der sich auf die Business-Anforderungen und auf die tägliche Arbeit der Mitarbeitenden konzentriert.

Wichtige Ergebnisse sind…

  • Aufstellung der Geschäfts- und Benutzeranforderungen mit einer Priorisierung der wichtigsten Herausforderungen und Probleme, die zuerst gelöst werden müssen.
  • Mögliche Business Cases, welche mit der Bereitstellung von Office 365 unterstützt werden können.
  • Anwender-Szenarien und Arbeitsabläufe, die durch die Verwendung von Office 365 verbessert werden können.

2. Strategie Digital Workplace

In Office 365 gibt es viele Tools, welche teilweise einen überschneidenden Funktionsumfang haben und für ähnliche Geschäftsfälle verwendet werden können. Um den gewünschten Nutzen zu erreichen, wird eine digitale Arbeitsplatzstrategie benötigt, die den Business-First-Ansatz berücksichtigt und die verschiedenen Business Cases mit den Tools in Verbindung bringt. In der Digitale Workplace Strategie wird festgelegt, welche Themen in welcher Reihenfolge angegangen werden sollen. Zudem werden die Schlüsselkomponenten des digitalen Arbeitsplatzes festgelegt und definiert, wie diese zusammenarbeiten müssen.

Wichtige Ergebnisse sind…

  • Gesamtbild des digitalen Arbeitsplatzes aus betriebswirtschaftlicher (nicht aus rein technologischer) Perspektive, mit den verschiedenen Elementen und wie diese zusammengefügt werden.
  • Business Cases, welche in einer frühen Phase der Einführung von Office 365 angegangen werden sollen.
  • Roadmap von Aktivitäten und Projekten, um den neuen digitalen Arbeitsplatz zu realisieren.

3. Bereitstellung Office 365 Plattform

Um die Bereitstellung von Office 365 vorzubereiten, sind einige wichtige technischen Arbeiten erforderlich. Dazu gehören das Bereinigen des Active Directorys, das Konfigurieren der Schnittstellen zwischen lokalen und Cloud-Elementen sowie das Festlegen der Sicherheitseinstellungen. Für diese Arbeiten ist es häufig sinnvoll, einen externen Technologiespezialisten beizuziehen.

Wichtige Ergebnisse sind…

  • Office 365 wird bereitgestellt und kann von Business-Teams verwendet werden.

4. Einführung in Wellen

Office 365 ist enorm umfangreich und enthält unzählige Anwendungen, Tools und Funktionen. Alle Anwendungen auf einmal bereitzustellen kann die Mitarbeitenden verwirren, das Änderungungsmanagement erschweren und die Adoptionsmassnahmen verkomplizieren.

Stattdessen ist es besser, Office 365 in Wellen einzuführen, indem entweder ein bestimmtes Feature (z. B. Exchange, Teams, Yammer usw.) bereitgestellt wird oder eine bestimmte Unternehmensgruppe (z. B. Frontline-Mitarbeiter oder Projektteams) anvisiert wird. Dadurch kann das Unternehmen die Office 365 Einführung schrittweise «verdauen», wobei bei jedem Schritt des Prozesses ein klarer Geschäftsvorteil erzielt wird.

Wichtige Ergebnisse sind…

  • Schneller Nutzen, der durch die Ausrichtung auf wichtige Geschäftsgruppen oder Bedürfnisse erzielt wird.
  • Verankerung der neuen Office 365-Funktionen durch gezieltes Änderungsmanagement.
  • Kontinuierliche Steigerung der digitalen Kompetenz.

5. Strategische Projekte

Die kleineren, weniger komplexen Anforderungen können in Wellen eingeführt werden. Grössere und komplexere Vorhaben bedingen ein Vorgehen mittels strategischer Projekte. Diese Projekte können beispielsweise die Neugestaltung des Intranets auf der Basis von ready-to-go Lösungen oder die Restrukturierung des Dokumentenmanagements umfassen.


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Ein Projekt könnte auch ein umfangreiches Verbesserungspaket für die Mitarbeitenden enthalten, das sowohl Software als auch Hardware umfassen könnte.

Wichtige Ergebnisse sind…

  • Business Lösungen auf der Basis von Office 365, um grössere und komplexere Anforderungen zu erfüllen.
  • Grösserer Nutzen durch gezielte Ausrichtung auf strategische Aspekte oder wichtige Mitarbeitergruppen.

6. Digital Workplace Governance

Governance ist entscheidend für die langfristige Nachhaltigkeit von Office 365 und der darauf aufbauenden Lösungen. Damit werden auch Entscheidungsprozesse implementiert, die sowohl die Business- als auch Technologieanforderungen einbeziehen. Da Office 365 Schritt für Schritt in die Organisation integriert wird, hilft die Governance dabei, klare Grenzen zwischen den verschiedenen Aspekten zu ziehen, wobei sichergestellt wird, dass alle in dieselbe Richtung gehen.

Wichtige Ergebnisse sind…

  • Definierter Ownership von digitalen Arbeitsplatz-Elementen, einschließlich Office 365.
  • Entscheidungsprozesse, die helfen, Projekte und Initiativen in Einklang zu bringen.
  • Nachhaltigkeit der Plattform, indem sichergestellt wird, dass das Business und die wichtigsten Stakeholder aufeinander abgestimmt und geschult werden.

Holen Sie sich früh Unterstützung

Beetroot verfügt über grosse Erfahrung mit Business-First-Ansätzen zur Einführung von neuen Technologien. Wir unterstützen derzeit mehrere Organisationen bei der Einführung von Office 365. Es bestätigt sich immer wieder, dass eine frühzeitige Unterstützung wichtig ist, um die Vision und Strategie zuerst zu gestalten, bevor vorschnell Technologieentscheidungen getroffen werden. Dies stellt sicher, dass ein solides strategisches Fundament vorhanden ist, das als Richtschnur dient und die Einbindung von wichtigen Stakeholdern garantiert.

Setzen Sie sich mit uns in Verbindung. Wir würden uns freuen, Ihnen die Business-First-Methode näher vorzustellen!

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