Interne Kommunikation ist die Grundlage für Zusammenarbeit
Damit ein Unternehmen oder eine Organisation erfolgreich geführt werden kann, muss die interne Kommunikationsstrategie richtig umgesetzt werden. Für eine wertschätzende Arbeitsumgebung und eine positive Arbeitsdynamik spielt die interne Kommunikation schliesslich eine wesentliche Rolle. Dafür gilt es sicherzustellen, dass Informationen zwischen allen Mitarbeitern oder Organisationsbereichen auf jeder Ebene und zwischen den verschiedenen Einheiten ausgetauscht werden.
Es existieren verschiedene Methoden der internen Kommunikation, welche jeweils von der Kommunikationsart abhängen:
Wissensaustausch
Hierzu gehören Tools und Austauschprozesse für das Wissensmanagement. Dazu gehören beispielsweise Seminare, Präsentationen, formelle Interviews, Besprechungen, Schulungen und persönliche Gespräche.
Publikationen
Interne Veröffentlichungen wie Bulletins, Berichte, Memos, Anschlagtafeln, Mitarbeiterhandbücher, Informationsständer (mit Büchern, Zeitschriften, Prospekten), Fragebögen und Umfragen.
Medien
Präsentieren von Informationen mithilfe von Tools wie Videos oder Posts über Social-Media-Kanäle.
Nachrichten
Verwenden von E-Mails, Telefon, SMS, WhatsApp oder sogar Briefen zur Nachrichtenübertragung.
Grafiken
Poster oder Infografiken.
Veranstaltungen
Formelle und informelle Veranstaltungen, um Informationen durch Vernetzung und Aufklärung weiterzuleiten.
Vorschlagswesen
Für die Abgabe von informellen Vorschlägen und Beobachtungen.
In einer Welt, die sich schnell weiterentwickelt, insbesondere im Bereich der Technologie, werden viele dieser traditionellen Methoden und Medien schrittweise eingestellt. Beispielsweise werden persönliche Face-to-Face-Gespräche immer seltener geführt und eher aufs Telefon, wenn nicht sogar auf Textnachrichten zurückgegriffen. Durch diesen Wandel steht nun der Einsatz von digitalen Geräten und des Internets im Vordergrund des Kommunikationsflusses (Quelle: We Are Social). Um auf dem Laufenden zu bleiben, müssen Unternehmen ihre internen Kommunikationsmethoden also ständig anpassen und aktualisieren.
Warum ist die interne Kommunikation so wichtig?
Die interne Kommunikation sorgt dafür, dass die folgenden Ziele erreicht werden:
- Ermöglicht Interaktionen zwischen den Mitarbeitenden
- Steigert Produktivität und Effizienz
- Optimiert Prozesse
- Reduziert interne Fehler
- Erhöht die Veränderungsfähigkeit einer Organisation
- Verbessert die Arbeitsbeziehungen
- Erhöht die Transparenz
- Bewältigt Krisen
- Fördert den Zusammenhalt
- Wachsendes Commitment der Mitarbeitenden zum Unternehmen
- Verbessert den Kundenservice und die Zufriedenheit
- Schafft eine Wettbewerbsnische für Unternehmen
Quellen: Interne Kommunikation im Unternehmen nach Meier (2002); Interne Unternehmenskommunikation in resilienten Organisationen nach Buchholz & Knorre (2012); Internes Kommunikationsmanagement: Rahmenfaktoren, Gestaltungsansätze und Aufgabenfelder nach Oelert (2008.).
Eine förderliche interne Kommunikation kann viel mehr als nur Informationen verwalten und verteilen. Sie ermöglicht auch die Schaffung eines Gemeinschaftsgefühl zwischen Arbeitgebern und Arbeitnehmern und kann das Vertrauen innerhalb eines Teams stärken. Unternehmen, die effektive interne Kommunikationsstrategien anwenden, erzielen deshalb eine deutlich bessere Rendite als Unternehmen, welche intern eine ineffektive Kommunikation betreiben. Sie sollten sich also folgende Frage stellen: Ist die Kommunikation in Ihrem Unternehmen von förderlicher Art?
Für die Effektivität Ihrer internen Kommunikation ist es massgebend, dass die von Ihnen gewählte Strategie mit den Hauptzielen und der Unternehmensvision Ihrer Organisation verknüpft ist. Eine gut umgesetzte Kommunikationsstrategie priorisiert die Arbeit, gleicht konkurrierende Anforderungen aus und sorgt dafür, dass sich Ihre gesamten Mitarbeiter und Ihr Unternehmen auf das Wesentliche konzentrieren.
Wie führt man eine interne Kommunikationsstrategie ein?
Bevor Sie Strategien zur Verbesserung der internen Kommunikation implementieren, müssen Sie zunächst feststellen, wo Sie sich befinden und welche Ziele Sie erreichen möchten. Dies erfordert eine Analyse von Makro- und Mikroaspekten, die ganz oben in der Organisationspyramide beginnen und ganz unten enden. Umfragen und Befragungen von Führungskräften und anderen Mitarbeitern werden Engpässe im Daten- und Informationsfluss aufdecken und einen umfassenden Überblick über die aktuellen Kommunikationsmethoden des Unternehmens geben.
Sobald diese Probleme erkannt wurden, können Sie sie beseitigen und nachhaltige Kommunikationsstrategien implementieren. Einige Möglichkeiten, dies zu erreichen, sind:
1. Entwicklung einer neuen Strategie
Eine gute Strategie braucht klar definierte Ziele, deren sich die gesamte Belegschaft bewusst sein muss. Ausserdem sollte ein Zeitplan für die Umsetzung festgelegt werden. Schliesslich sollten Ziele für das Engagement der Mitarbeiter und der Umfang der Intranet-Nutzung klar definiert werden.
2. Zielgruppen definieren
Welche Zielgruppen werden involviert sein? Welche Teile des Unternehmens müssen besser kommunizieren können? Ihre Strategie sollte so organisiert sein, dass sie den Anforderungen Ihrer Zielgruppen entsprechen und unnötige Informationen verhindern, welche zu Verwirrung führen.
3. Alle Ebenen einbeziehen
Um eine erfolgreiche interne Kommunikationsstrategie umzusetzen, muss jede Ebene des Unternehmens einbezogen werden. Die Einbeziehung aller Teams und Abteilungen wird den Prozess straffen, da festgestellt werden muss, ob sie mit Vorschlägen zufrieden und offen für Änderungen sind. Dies ist zwar zeitintensiv, für eine effektive Kommunikation aber unvermeidlich.
4. Tools auswählen
Für das Organisieren des internen Informationsflusses sind verschiedene Kanäle erforderlich, von Social-Media-Kanälen und Intranet-Software bis hin zu Briefings. Die Tools sollten danach ausgewählt werden, wie und warum das Unternehmen sie einsetzt. Dazu muss entschieden werden, welche Tools für eine wirkungsvolle Kommunikation mehr, weniger oder gar nicht mehr verwendet werden sollen.
5. Einfacher Zugriff
Speichern Sie Informationen an einem leicht zugänglichen Ort, z. B. im Intranet ab, und erstellen Sie visuell ansprechende Grafiken auf Unternehmensseiten, um die Interaktion zu fördern und eine Verbindung mit der richtigen Zielgruppe herzustellen. Stellen sie sicher, dass die «Türen in ihrem Unternehmen offen» sind, damit die Mitarbeitenden unabhängig von der Hierarchie aufeinander zugehen und sich austauschen können.
6. Weiterentwickeln
Der Fortschritt der gewählten Strategie muss verfolgt werden. Eine ordnungsgemässe Analyse liefert Daten, die Ihnen zeigen, was optimiert werden kann und welche Probleme behoben werden müssen. Periodische Auswertungen zeigen auf, wie sich der Kommunikationsfluss verbessert oder verschlechtert hat.
Intranet als internes Kommunikationswerkzeug
Mit dem technologischen Fortschritt nimmt die Komplexität der Arbeitsabläufe zu. Der Schlüssel zur Vereinfachung ist die Automatisierung. Die Verwendung einer Intranet-Lösung kann den internen Informationsfluss in der schnelllebigen Welt stark verbessern. Frühere Intranets stellten eher simple Lösungen dar und lösten damals primär die Nachrichtenbretter ab. Heutige, moderne Intranets beinhalten umfassende Funktionen für die Kommunikation und Kollaboration und werden deshalb oft Social Intranets genannt. Mit solchen Lösungen lassen sich interne Kommunikationsstrategien wirksam umsetzen.
- Multidirektionale Kanäle, über welche Mitarbeitende auf Beiträge und Beobachtungen der anderen reagieren können
- Interaktive Webseiten zum Organisieren und Speichern von Wissen, auf das jeder im Unternehmen Zugriff hat
- Einfaches Weitergeben und Verteilen von Informationen
- Mobile Nutzung auf Smartphones
- Kontinuierliche Erfassung von Daten und Erfolgsmetriken
Schritt in die digitale Zukunft
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