Meetings – wir lieben sie… oder auch nicht. Fakt ist: Sie gehören zum Arbeitsalltag. Doch oft fühlen sie sich eher wie ein notwendiges Übel an. Zu lang, zu unstrukturiert, zu wenig Output. Kommt dir das bekannt vor? Dann wird es Zeit, Meetings neu zu denken!
Hier sind die wichtigsten Learnings aus unserem Webinar:
1. Meetings hinterfragen – weniger ist mehr
Muss dieses Meeting wirklich sein? Oder geht es auch effizienter mit einer kurzen E-Mail oder einem asynchronen Update? Meetings sollten nie zur Gewohnheit werden, sondern einen klaren Mehrwert bieten. Frag dich:
- Ist das Ziel klar?
- Welche Schlüsselpersonen braucht es?
- Gibt es eine bessere Alternative zur Besprechung?
Die «Two Pizza Rule» von Jeff Bezos ist ein perfektes Beispiel: Ein Meeting sollte nie mehr Teilnehmende haben, als zwei Pizzen satt machen können.
2. Vorbereitung ist der Schlüssel zum Erfolg
Spontane Meetings sind oft unproduktive Meetings. Eine gute Vorbereitung spart Zeit und sorgt für Fokus. Dazu gehört:
- Eine klare Agenda – und die kommt VOR dem Meeting!
- Definierte Rollen – Wer moderiert? Wer dokumentiert? Wer entscheidet?
- Feste Zeiten – ein harter Start und ein harter Stopp bringen Struktur.
Und falls doch mal jemand vom Thema abschweift: ELMO («Enough, Let’s Move On») hilft! Einfach ELMO rufen und zum nächsten Punkt wechseln. 😉
3. Digitale Tools richtig nutzen
Warum kompliziert, wenn es auch smart geht?
Aus unserer Sicht gibt es zwei Arten von Meetings: Strukturierte Meetings wie z.B. Geschäftsleitungsitzungen, Verwaltungsratsitzungen etc. oder informellere Meetings, wie z.B. regelmässige Teammeetings, Brainstormings etc.
Je nach Art des Meetings stehen verschiedene digitale Tools zur Verfügung, die das Sitzungsmanagement erheblich erleichtern – von Loop-Komponenten bis hin zu Drittanwendungen wie Decisions.
Microsoft Teams, Outlook, OneNote, Planner & Decisions sind deine digitalen Helfer für effiziente Meetings:
- Teams für klare Kommunikation und Dokumentation
- Outlook für smarte Terminplanung mit Zeitslots
- OneNote für schnelle Notizen und Protokolle
- Planner für einfache Nachverfolgung von Aufgaben
Die richtige Kombination spart Zeit und vermeidet doppelte Arbeit – digitale Effizienz at its best!
4. Rollen & Strukturen klären
Ohne klare Zuständigkeiten wird jedes Meeting zur Endlosdiskussion. Deshalb: Definiere Rollen!
- Moderatorin: Leitet die Sitzung, sorgt für Struktur
- Protokollführerin: Dokumentiert die wichtigsten Punkte
- Timekeeper: Achtet auf die Zeit
- Entscheidungsbefugte: Wer trifft am Ende die Entscheidung?
Das «Gesetz der zwei Füsse» hilft hier übrigens auch: Wenn jemand merkt, dass er oder sie keinen Beitrag leisten kann, ist es okay zu gehen – Meetings müssen einen Mehrwert generieren, sonst sind sie Zeitverschwendung!
5. Kreativität nicht vergessen!
Meetings müssen nicht trocken sein. Kreative Ansätze sorgen für mehr Engagement, Motivation und bessere Ergebnisse:
- Squiggle Birds: Eine kleine Zeichenübung zum kreativen Warm-up
- Stand-Up Meetings: Kürzere Besprechungen, mehr Energie
GESET: «Good enough for now and safe enough to try?» – GESET hilft dabei, Entscheidungen pragmatisch zu treffen und zu vermeiden, dass Meetings sich im Perfektionismus verlieren.
Fazit: Meetings mit Pepp statt Meetings mit Frust!
Mit den richtigen Methoden, Tools und Strukturen werden Meetings produktiver, kürzer – und sogar inspirierend. Also: Meetings hinterfragen, gut vorbereiten, digitale Helfer nutzen und ein bisschen Kreativität reinbringen.
Vergiss nicht, zwischendurch auch mal Feedback von deinen Teilnehmenden einzuholen. 😉
Zu viel zum Lesen? Hier kannst du das Webinar nachschauen:
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