So entwickeln Sie eine Strategie für den digitalen Arbeitsplatz

Der digitale Arbeitsplatz, ein Top-Thema bei vielen Organisationen

Gemäss dem aktuellen State of the Digital Workplace Report der Digital Workplace Group, erachten mehr als 76% der befragten Organisationen digitale Arbeitsplatzinitiativen als wichtig oder sehr wichtig. Aber nur 14% der Unternehmen sind der Meinung, dass ihr digitaler Arbeitsplatz bereits ausgereift ist. Obwohl die meisten Führungskräfte die Notwendigkeit eines leistungsfähigen digitalen Arbeitsplatzes erkennen, verfügen nur wenige Unternehmen bereits über eine definierte Strategie.

Aus der digitale Welt übermannt uns eine Flut mit Inhalten, Informationen und zahlreichen isolierten Werkzeugen für Kommunikation, Zusammenarbeit und Produktivität. Der Erfolg eines digitalen Arbeitsplatzes liegt in einem gekonnten Zusammenspiel all dieser Elemente. Wird das Wissen zur digitalen Arbeit strukturiert mit den passenden Tools integriert, so ermöglicht dies einen nahtlosen Informationsaustausch, einen zentralen Technologiehub und eine Kultur, die das Engagement der Mitarbeitenden fördert.

Wir haben Ihnen ein paar Punkte zusammengestellt, die Sie bei der Entwicklung Ihrer Digital Workplace Strategie einbeziehen können.

Skizzieren Sie Ihre Vision

Noch bevor Sie mit der Transformation oder gar Neuerschaffung Ihres digitalen Arbeitsplatzes beginnen, sollten Sie sich eine Vision vor Augen führen. Welche primären Ziele werden verfolgt? Erhöhung der Produktivität? Einbindung von Frontline Workern? Ausbau des mobilen Arbeitens? Wie soll der digitale Arbeitsplatz in Ihrem Unternehmen in Zukunft aussehen und wie würde sich dieser weiterentwickeln lassen? Halten Sie Ihre Ideen fest.

Bei der Skizzierung der Vision ist es essenziell, die Erwartungen Ihrer Mitarbeitenden zu kennen. Sammeln Sie dazu Informationen aus verschiedenen Geschäftsbereichen wie HR, IT, interne Kommunikation, usw. Fragen Sie nach und stellen Sie sicher, dass Ihre digitale Arbeitsplatzstrategie eng mit Ihren Geschäftszielen und Ihren weiteren Digitalisierungszielen übereinstimmt.

Diese Schritte helfen Ihnen bei der Erstellung eines konkreten Leitbilds und Zwecks – so wissen Sie, worauf Sie hinarbeiten. Treffen Sie bis dahin besser noch keine konkreten Entscheidungen über Technologieplattformen.

Bewerten Sie den Zustand Ihres aktuellen Arbeitsplatzes

Sobald Sie über eine klar definierte Vision verfügen und wissen, wohin Sie die Reise führen soll, ist es an der Zeit, den aktuellen Zustand Ihres Arbeitsplatzes zu analysieren. Wo im Prozess der digitalen Transformation stehen Sie? Bewerten Sie die Position Ihres Unternehmens. Führen Sie dazu am besten gleich eine umfassende Analyse Ihrer aktuellen Tools, Prozesse und Workflows durch:

Gibt es Lücken in Ihren Workflows?
Werden Werkzeuge nicht vollständig genutzt oder schaden mehr als sie nützen?
Welche Prozesse müssen angepasst werden?

Berücksichtigen Sie dabei auch, wie Ihre Mitbewerbenden und andere Organisationen auf dem Markt die digitale Arbeitsplatztransformation angehen. In diesem Schritt liegt der Schlüssel zu den richtigen Massnahmen.

Interdisziplinäres Team zusammenstellen

Nachdem Sie Ihre Ziele formuliert, das Verbesserungspotential definiert und die dazu erforderlichen Massnahmen identifiziert haben, geht es nun darum, ein funktions- und abteilungsübergreifendes Team zusammenzustellen. Denken Sie daran, dass es sich beim digitalen Arbeitsplatz um eine unternehmensweite Initiative handelt, bei welcher unterschiedliches Knowhow gefragt ist. Ihr Team sollte idealerweise neben IT-Führungskräften, dem Management und HR-Experten auch VertreterInnen aus weiteren Organisationsbereichen enthalten.

Damit Ihre Entscheidungen über den neuen Digital Workplace möglichst schnell und effektiv umgesetzt werden, ist es ratsam, das Management mit ins Boot zu holen. Ferner spielt die IT eine wichtige Rolle bei der Bereitstellung und dem Support von neuen Lösungen. Das HR-Team kann wiederum bei der Einführung von neuen Tools und Richtlinien unterstützten, indem es die Mitarbeitenden über die verschiedenen organisatorischen Veränderungen aufklärt und angemessene Unterstützung bietet, um alle für das Projekt zu motivieren.

Denken Sie daran, dass digitale Arbeitsplatzinitiativen grosse Auswirkungen auf bestehenden Strukturen und Prozessen haben können und allenfalls neue Fähigkeiten erfordern. Schenken Sie deshalb dem Change Management genügend Beachtung und stellen Sie sicher, dass die Mitarbeitenden neue Kompetenzen aufbauen können.

Wählen Sie die richtige Technologie

Der digitale Arbeitsplatzmarkt ist riesig und voller verschiedenster Anbieter. Wie wählen Sie nun die passende technologische Plattform aus, die Ihre Anforderungen erfüllt? Hier sind einige Must Have-Funktionen für eine moderne digitale Arbeitsplatzplattform:

Personalisierung: Die richtigen Inhalte zur richtigen Zeit an die richtigen Personen liefern, um eine Informationsflut zu verhindern.
Flexible Integrationen: Die Plattform sollte alle Ihre vorhandenen Anwendungen integrieren und sie an einem Ort zusammenbringen, um als zentraler Informationshub zu fungieren.
Erweiterte Unternehmenssuche: Eine zentralisierte Suchmaschine, um relevante Informationen, die über alle Geschäftsanwendungen hinweg verteilt sind, in kürzester Zeit zu finden.
Skalierbar und zukunftsfähig: Die Plattform sollte sich nahtlos an zukünftige Bedürfnisse anpassen lassen.
Empfehlungen: Vorschläge für neuen Content basierend auf den Aktivitäten, der Rolle, den Interessen und dem Standort der Mitarbeiterin oder des Mitarbeiters.
Wissensbergbau: Automatisierte Funktionen für Content-Tagging, Metadatengenerierung und Taxonomie-Empfehlungen.

Messen, analysieren und verbessern

Besprechen Sie beim Erstellen Ihrer Strategie, welche Metriken für Ihr Unternehmen und Ihre Vision am sinnvollsten sind. Starten Sie umgehend mit den Messungen, sobald Sie mit der Realisierung Ihres Projekts gestartet haben und stellen Sie die Informationen dem gesamten Projektteam zur Verfügung. Die Transparenz zwischen den Beteiligten erleichtert die Analyse der KPIs, hilft die richtigen Massnahmen abzuleiten und den digitalen Arbeitsplatz kontinuierlich zu verbessern.

Die meisten digitalen Arbeitsplatzplattformen verfügen heute über ein integriertes Analyse-Dashboard, mit dem Sie die Benutzerakzeptanz, Interaktion, Content-Performance, usw. direkt nachverfolgen können.

Jetzt eine digitale Arbeitsplatzstrategie entwickeln

Eine ausgereifte Strategie ist der Schlüssel für eine erfolgreiche digitale Arbeitsplatztransformation. Laut der Umfrage der Digital Workplace Group gaben rund 44% der Unternehmen mit einem ausgereiften Programm für digitale Arbeitsplätze an, dass die von ihnen gewählten Instrumente für die Zusammenarbeit gut funktionieren.

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