Microsoft hat SharePoint Online ordentlich aufpoliert – so sehr, dass ein Intranet heute in wenigen Tagen live gehen kann. Schicke Designs, einfache Navigation, Vorlagen ohne Ende. Klingt perfekt. Doch in vielen Unternehmen bleibt der grosse Wurf aus: Mitarbeitende ignorieren das neue Portal, Inhalte verstauben, der Nutzen bleibt überschaubar. Woran liegt’s? Die Antwort ist einfach – und unbequem.
Microsoft hat in den letzten Jahren ordentlich an der Intranet-Front geschraubt – genauer gesagt an SharePoint Online.
Aus dem ehemals sperrigen, gefühlt nur von IT-Profis verständlichen On-Premise-Dino ist eine schlanke, hübsch verpackte und erstaunlich benutzerfreundliche Plattform geworden. Viele Funktionen, die man früher mühsam zusammenbasteln musste, sind heute bereits integriert: moderne Seitenerstellung, Hubsites, flexible Navigation, intelligente Suche, Vorlagen, Best Practices – alles gleich mitgeliefert.
So einfach, dass theoretisch selbst der Endanwender «mal schnell» ein Intranet aufsetzen kann. Und ehrlich gesagt: Wer den alten SharePoint kannte, hätte das früher für einen schlechten Witz gehalten.
Also alles gut? Haken dran, Thema Intranet erledigt? Schön wär’s.
Warum so viele Intranets trotzdem enttäuschen
Die Realität in vielen Unternehmen sieht anders aus. Trotz moderner Technik, schicker Oberflächen und schnellen Umsetzungszeiten hört man oft: «Unser Intranet bringt uns irgendwie nichts.» Das Problem: Ein Tool allein löst kein organisatorisches oder kulturelles Problem.
Ein Intranet bringt wenig, wenn…
- …einfach der alte, wenig relevante Content 1:1 übernommen wird.
- …keine klare Inhaltsarchitektur existiert (und sich niemand wirklich zurechtfindet).
- …die tatsächlichen Bedürfnisse der Mitarbeitenden nicht erhoben und berücksichtigt wurden.
- …es als reines «News-Portal» verstanden wird – ohne echte Integration von Prozessen, Wissen, Daten und Kollaboration.
- …es keine Governance und keinen Betriebskonzept gibt (ja, auch moderne Intranets brauchen Pflege).
Was erfolgreiche Intranets ausmacht
Die Intranets, die tatsächlich Mehrwert bringen, sind nicht zwingend die technisch aufwendigsten – sondern die strategisch klügsten. Erfolgreiche Projekte setzen auf:
- Klare Zielsetzung: Was soll das Intranet im Unternehmen bewirken?
- Bedürfnisorientierung: Inhalte und Strukturen, die an den Arbeitsalltag der Mitarbeitenden andocken.
- Vernetzung: Kommunikation, Wissensmanagement, QM, Daten und Kollaboration greifen ineinander.
- Unterschwellige Nutzbarkeit: Das Intranet ist im Flow der Arbeit integriert, nicht eine zusätzliche Hürde.
- Konsequente Nutzung neuer Technologien: KI, Personalisierung und Automatisierung nicht als «Add-on», sondern als Kernbestandteil.
Fazit: Ja, es geht schnell – aber bitte mit Plan
JA ➡️ ein Intranet auf Basis von SharePoint Online kann heute in wenigen Tagen stehen.
Ja ➡️es gibt Vorlagen, Best Practices und Beispiele, die den Start erleichtern.
Ja ➡️die Technik ist (endlich!) so weit, dass man nicht mehr über komplizierte Workarounds reden muss.
Aber: Ohne strategische Planung, klare Architektur, Governance und Fokus auf echte Bedürfnisse ist auch das schönste Intranet nur ein weiterer Link im Favoriten-Menü – der irgendwann verstaubt.
Tipp: Begeistert sein von den Möglichkeiten – aber nicht vergessen, dass Technologie nur die halbe Miete ist. Die andere Hälfte sind Menschen, Inhalte und eine saubere Umsetzung.
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