Wie im Blogartikel Die Welt ist in der Regel kompliziert und im Prinzip komplex bereits erläutert wurde, helfen uns Regeln, bekannte und wiederkehrende Probleme effizient anzugehen. Sind wir jedoch mit unbekannten oder komplexen Problemen konfrontiert, bringen uns Regeln nicht weiter. Bei Überraschungen und unerwarteten Situationen ist es daher von Vorteil, auf Prinzipien zurückzugreifen. Prinzipien können uns zwar nicht anhand einer genauen Handlungsanleitung sagen, was zu tun ist, helfen uns aber dennoch mit der unerwarteten Situation umzugehen. Doch warum ist das so und welche Theorie liegt dem zugrunde?
Für die, die den ersten Teil verpasst haben, hier der Link zum Beitrag:
Die Welt ist in der Regel kompliziert und im Prinzip komplex
Was ist ein Problem?
Um über Problemlösen sprechen zu können, ist es wohl sinnvoll, zuerst einmal zu definieren, was denn überhaupt mit dem Begriff Problem gemeint ist. Gemäss dem deutschen Systemtheoretiker Dr. Gerhard Wohland ist ein Problem ein nicht ignorierbarer Reiz. Versucht man einen solchen Reiz dennoch zu ignorieren, kann und wird er Schaden anrichten. Demzufolge können wir uns Probleme nicht aussuchen.
Irrtümlicherweise verwenden wir in unserer Alltagssprache allzu oft das positiv konnotierte Synonym Herausforderung anstelle von Problem. So klingt das Ganze zwar einiges positiver, doch diese Gleichstellung ist leider falsch; denn obwohl wir zwar an erfolgreich gemeisterten Herausforderungen wachsen können, erleiden wir hingegen keinerlei Schaden, wenn uns Herausforderungen missglücken oder wir uns ihnen gar nicht erst annehmen. Schlussfolgernd lässt sich also festhalten:
Jedes Problem ist eine Herausforderung, aber nicht jede Herausforderung ist ein Problem.
Im weiteren Verlauf dieses Blogartikels sprechen wir von Problemen im Verständnis von Dr. Gerhard Wohland (und dementsprechend nicht von Herausforderungen) und wollen erläutern, woher diese kommen und warum man nicht für jedes Problem dieselben Massnahmen ergreifen kann.
Woher kommen komplizierte und komplexe Probleme?
Wohland zufolge stammen komplizierte und komplexe Probleme aus verschiedenen Welten, welchen er die Farben blau (kompliziert) und rot (komplex) zuteilt. Die blaue Welt ist deterministisch, das heisst, die darin enthaltenen Mechanismen verlaufen linear und sind in gewisser Weise vorhersehbar und somit berechenbar. Also eigentlich eher «rücksehbar», denn man kann in einer deterministischen Welt eine Wirkung rekonstruieren und somit rückwirkend auf deren Ursache schliessen. Analog kann man so auch bei bekannten Problemen anhand einer Ursache die erwartete Wirkung antizipieren.
Blaue Probleme entstehen durch einen Mangel an Wissen (bspw. in Form von Erfahrung) und lassen sich mit dem nötigen Wissen in der Regel leicht beheben. Fehlendes Wissen können wir uns durch Lernen aneignen. Während des Lernprozesses entdeckten wir Kausalbeziehungen zwischen Ursache und Wirkung und können daraus Wenn-Dann-Regeln ableiten. Wenn wir auf eine bestimmte Situation eine passende Regel finden, ist das Problem so gut wie gelöst. Regeln können also als Handlungsanweisungen verstanden werden, die uns sagen, was wir in einer bestimmten Situation tun sollen. In der blauen Welt lässt sich ein bereits gelöstes Problem bei erneutem Auftreten mit demselben Vorgehen wieder lösen. Dies gilt sowohl für einfache als auch für komplizierte Probleme.
Komplexe Probleme wiederum ordnet Wohland der roten Welt zu. Die rote Welt ist geprägt von hoher Dynamik, Unsicherheiten und Überraschungen. Probleme die ihren Ursprung in der roten Welt haben, lassen sich nicht mit Regeln oder Prozessen lösen. Selbst das Aneignen neuen Wissens würde uns wenig bringen. Viel eher brauchen wir gute Ideen, welche zur Lösung des Problems führen können. Leider aber können wir das Einfallen guter Ideen nicht auf Knopfdruck erzwingen. Weder bei uns selbst, noch bei Anderen. Eine gute Idee entsteht aus einem Gefühl heraus und das geschieht meist ganz schnell und unverhofft. Dabei würden Regeln das Entstehen neuer Ideen wie ein Korsette eingrenzen. Um rote Probleme zu lösen, eignen sich deshalb Prinzipien deutlich besser, denn sie erlauben den Beteiligten in einem vorgegebenen Handlungsraum selbstständig zu denken. Während uns Regeln konkret sagen, was wir zu tun haben, beschreiben Prinzipien, was erreicht oder vermieden werden muss. Prinzipien lassen also immer ein gewisses Mass an Interpretationsspielraum zu.
Zwei Wege zum Ziel
Wann immer wir im Alltag auf Probleme stossen, also uns mit nicht ignorierbaren Reizen konfrontiert fühlen, nehmen wir eine Diskrepanz zwischen Ist-Zustand und Soll-Zustand wahr. Reale Probleme sind in der echten Welt aber in den allermeisten Fällen eher lila und beinhalten somit sowohl blaue als auch rote Anteile.
Es empfiehlt sich deshalb, Regeln, Checklisten und Prozesse für den bekannten Anteil zu etablieren, welche den Weg zum Soll-Zustand erleichtern. So müssen wir das Rad nicht jedes Mal wieder neu erfinden. Für den unbekannten Anteil des Problems sollten wir aber besser eine Strategie zurechtlegen, die uns hilft den Soll-Zustand zu erreichen. In diesem Sinne kann die Strategie als Spielwiese verstanden werden, in der jeder von uns nach eigenen Kompetenzen handeln kann, ohne vorher fragen zu müssen. Die Prinzipien spielen dabei eine wesentliche Rolle, denn sie stecken den Rahmen ab, in dem wir uns frei bewegen können.
Fazit: Problemlösen im Digital Workplace
Am Digital Workplace treten laufend blaue, rote und/oder lila farbene Probleme auf, die es zu lösen gilt. Beispiele sind unter anderem die brandaktuelle Thematik der bevorstehenden hybriden Zusammenarbeit oder ein Roll-Out von MS Teams. Wir bei Beetroot und wahrscheinlich auch Sie und Ihre Organisation stehen vor Fragen wie: Wie gestalten wir in Zukunft unsere Meetings? Wo arbeiten wir in Zukunft, wenn wir fokussiert arbeiten wollen? Im Büro oder im Homeoffice? Wie gelingt hybride Führung? Wie können wir das Wir-Gefühl im Team aufrechterhalten? Wie können wir unsere Prozesse entschlacken und deren Effizienz steigern, damit wir ortsunabhängig arbeiten können? Um diese und weitere Probleme nachhaltig zu lösen, müssen wir zunächst erkennen, aus welcher Farbenwelt die Probleme stammen.
In einem nächsten Schritt ist es schliesslich essenziell, Massnahmen zu treffen, die farblich zum Problem passen. Wir haben bisher des öfteren die Erfahrung gemacht, dass in der Hitze des Gefechts starre, blaue Massnahmen (bspw. Regeln und Prozesse) über komplexe, rote Probleme gestülpt werden. Dadurch bleibt das Problem weiterhin bestehen oder verschlimmert sich gar. Aber auch das Gegenteil kann der Fall sein. Wenn das nötige Wissen fehlt, überrascht einen wahrscheinlich das erste Auftreten eines im Kern blauen Problems und verleitet einen fälschlicherweise dazu es als dynamisch und komplex (also rot) wahrzunehmen und rote Lösungen dafür zu entwickeln. In der Praxis ist die Suche nach roten Lösungen für blaue Probleme äusserst ineffizient und kostenintensiv.
Wir bei Beetroot verfolgen aus diesen Gründen einen ganzheitlichen Ansatz und verfügen über die nötigen Kompetenzen, um die Welt, aus der Ihre Probleme stammen, korrekt zu beurteilen und die farblich passenden Massnahmen dafür zu entwickeln und umzusetzen, so dass Sie Ihre Probleme nachhaltig lösen können.
Haben Sie Fragen oder möchten Sie mehr Informationen zum Thema erhalten, dann kontaktieren Sie uns – wir helfen Ihnen gerne weiter!
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