Sätze wie „Ich werde es tun, sobald ich Zeit dazu habe“ und „Mal sehen, ob ich die Zeit dazu finde“ sind ständige Begleiter unseres Alltags. Doch diese Kultur des ständigen Beschäftigtseins hat Auswirkungen auf unsere Gesundheit und unsere Produktivität.
Bigger, stronger, faster…
Wie oft hast du einen dieser Sätze bereits gehört oder selbst gesagt? Wir alle, so scheint es, sind ständig auf der Suche nach Zeit: sie zu machen, sie zu finden, sie zu schaffen oder sie zu füllen. Wir alle versuchen, uns mehr als die verfügbaren 24 Stunden an einem Tag zu schaffen. Als hätten wir eine dieser Zeitreise-Uhren wie Hermine Granger, die es uns erlauben, an mehreren Orten gleichzeitig zu sein. Und das Ironische daran: Multitasking hat sich längst als Mythos erwiesen. Wir besitzen einfach nicht die Fähigkeit, mehrere Dinge gleichzeitig zu tun und dabei gut darin zu sein. Bis solche Zeitreisen oder das Klonen des Selbst realistische Optionen werden, bleibt einem also nur das, was man hat: 24 Stunden, sieben Tage in der Woche.
Im Gegensatz zu Multi-Tasking sind Überbelastung und Burnouts in der Arbeitswelt kein Mythos, sondern brutale Realität. Insbesondere die jüngere Generation (obwohl dies sicherlich nicht durch die Altersdemografie begrenzt ist) arbeitet oft gleichzeitig in zwei bis drei Jobs: Erwerbstätigkeit, Studium, Weiterbildungen, Hausarbeit, usw. Auf der Suche nach Sinn, Anerkennung und Erfüllung geht die Zeit als kostbares Gut vergessen. Gerade in unserer modernen Welt, in der wir uns den Luxus leisten könnten, uns Zeit zu nehmen, muss alles immer schneller und schneller gehen. Und wozu? Um mehr zu sein und um unrealistischen Erwartungen an „Erfolg“ gerecht zu werden, ob diese nun selbst oder von anderen definiert sind.
Unsere Entscheidungen bleiben niemals ohne Konsequenzen, sowohl positive als auch negative. Und eine dieser Konsequenzen ist, dass jede Entscheidung, die wir treffen, unser Zeitbudget verändert – entweder frisst, schafft oder verschiebt sie Zeit. Und eine weitere Folge davon ist unser unrealistischer Ansatz für den Umgang mit Zeit und Prioritäten.
Wir stehen nun vor zwei Möglichkeiten. Entweder wir machen so weiter und versuchen, so viel wie möglich in unsere verfügbaren Stunden zu packen und werden schliesslich mit der Realität konfrontiert: es scheint Dinge zu geben wie beispielsweise Schlaf, Gesundheit, soziale Beziehungen und Produktivität, auf die wir angewiesen sind. Die andere Option besteht darin, von Anfang an bewusst und diszipliniert mit der eignen Zeit umzugehen. Aber wie sieht ein solcher Umgang aus? Folgende Strategien, können dir dabei helfen, dein eigenes Zeitmanagement in den Griff zu bekommen:
1. Zeitbudget erstellen
Finanzen sind ein begrenztes Gut. Deshalb stellt man einen Budgetplan auf, um ungewollte Engpässe zu vermeiden. Warum also das Gleiche nicht auch für deine Zeit tun? Erstelle dir ein Budget dafür, wie du deine Zeit verbringen solltest und möchtest. Aber zuvor musst du zuerst einmal herausfinden, womit du deine Zeit denn genau verbringst. Denn seien wir ehrlich, bist du dir wirklich bereits bewusst, wie viele Stunden am Tag du worin investierst?
Am besten visualisierst du dazu deinen Tagesablauf ähnlich wie in einem Kalender. Notiere Tage und Stunden und trage zwei Wochen lang jeden Tag ein, was du wann und wie lange tust. Sei dabei vollkommen ehrlich zu dir selbst! Arbeite mit Farben und markiere dir jene Stunden, die du jeweils mit derselben oder ähnlichen Tätigkeit verbringst. Danach geht’s ans Eingemachte: Rechne dir aus, wie viel Zeit du pro Woche mit Schlafen, Arbeitsvorbereitung, Fahrt zur Arbeit, bei der Arbeit und mit Freizeit verbringst. Was sagt dir deine Grafik am Ende dieser zwei Wochen? Stelle dir dazu zwei Fragen:
- Wo gibst du zu viel Zeit aus?
- Wo lässt sich dies ändern bzw. wo kannst du es dir leisten, weniger zu investieren?
Erstelle nun eine zweite Grafik mit deinem neu errechneten Zeitbudget für deine jeweiligen Tasks und Abläufe. Versuche, während den nächsten zwei Wochen innerhalb deines Budgets zu bleiben. Und wenn diese beiden Wochen vorbei sind, dann vergiss nicht, deinen Budgetplan zu evaluieren. Konntest du ihn einhalten? War er realistisch? Wenn nicht, dann passe ihn an und setze dich in zwei Wochen wieder hin, um über dein Zeitmanagement zu reflektieren. So kannst du Schritt für Schritt das Optimum aus deinem Alltag herausholen.
2. Grenzen setzen & einhalten
Wir alle haben eine Liste mit Aufgaben, die wir erledigen müssen – Arbeit, Schlaf, Essen, diese Art von Dinge – und eine Liste mit Aufgaben, die wir erledigen wollen – Bewegung, sozialer Kontakt, usw. Die meisten von uns wenden den grössten Teil ihrer Zeit, die sie an einem Tag zur Verfügung haben, für die Arbeit auf. Und das ist ok, solange wir damit zufrieden sind. Aber: wir verbringen dabei oft viel zu viel Zeit damit, möglichst viele Tasks zu erledigen, um sie von unserer To-Do-Liste streichen zu können. Dies hat zur Folge, dass wir uns erschöpft und ausgelaugt fühlen, was wiederum zu Überlastung führt. Und dennoch sind wir dann abends oft unzufrieden und haben das Gefühl, nicht alles erledigt zu haben, was wir hätten erledigen sollen.
Wenn du aber nur drei Dinge auf deiner To-Do-Liste tun könntest, was würdest du wegkürzen? Zu was bist du bereit, nein zu sagen?
„Nein“ sagen hört sich zwar simpel an, ist aber vermutlich die anspruchsvollste Strategie von allen. Wenn du dir erst einmal klargemacht hast, wie du deine Zeit verbringen willst, musst du deine Grenzen fest im Griff haben – sowohl bei dir selbst auch als bei anderen – um dein Budget auch tatsächlich einhalten zu können. Du musst bereit sein, FreundInnen, Familie, KollegInnen und auch mal dir selbst nein zu sagen.
Traust du dich, nein zu sagen, so musst du auf Vorschläge oder Aufträge auch nicht mehr mit „Ich werde es tun, sobald ich Zeit dazu habe“ oder „Mal sehen, ob ich die Zeit dazu finde“ reagieren. Probier’s aus! Es wirkt wirklich Wunder, wie viel leichter und weniger gestresst man sich fühlt, wenn man nicht immer nach einer freien Minute suchen muss, um etwas zu erledigen, wofür man eigentlich gar keine Zeit aufbringen möchte. Suche dir deshalb einen Punkt auf deiner (mentalen) To-Do-Liste aus, zu dem du in den nächsten zwei Wochen aktiv nein sagen wirst. Wetten, dass es nicht nur einfacher sein wird, als du denkst, sondern dass dein jeweiliges Gegenüber dich für deine Fähigkeit, klare Grenzen zu setzen, respektieren wird?
Wundermittel gibt es keine
Diese beiden, aufeinander aufbauenden Strategien werden natürlich nicht alle Zeitprobleme lösen. Schliesslich sind grössere, gesellschaftliche Faktoren im Spiel, die dazu führen, dass wir öfters auf der Suche nach unserer verlorenen Zeit sind. Natürlich gilt es auch zu erwähnen, dass nicht alle von uns den Luxus oder das Privileg besitzen, selbst zu entscheiden, wie wir unsere Zeit verbringen wollen. Und obwohl sich das langsam ändert, setzen wir als Gesellschaft das locker und entspannt Sein noch immer viel zu oft mit Faulheit und Schwäche gleich; vor allem am Arbeitsplatz.
Aber weisst du was? Niemand bekommt einen Preis, wenn er oder sie am Ende an einem Burnout erkrankt oder anderweitige gesundheitliche Schäden aufgrund von Stress erleidet. Es kann nun einmal nicht geleugnet werden, dass unser Zeitmanagement einen sehr grossen Einfluss auf unser Stresserleben hat. Lerne also deine Zeit schätzen, pflege sie als wertvolles Gut und verwalte sie effektiv, indem du klare Grenzen und Prioritäten setzt – auf welche Weise auch immer du dies tun möchtest.
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