Die Art und Weise der Zusammenarbeit verändert sich
Die Art, wie in Unternehmen zusammengearbeitet und kommuniziert wird, verändert sich gerade grundlegend. Die organisationsübergreifende Zusammenarbeit nimmt zu. Teams arbeiten immer seltener im gleichen Raum oder Gebäude zusammen. Unternehmen benötigen daher neue digitale Lösungen für die Kommunikation und Kollaboration.
Doch ist das überhaupt notwendig? Können wir nicht einfach weiterhin per E-Mail und Telefon kommunizieren? Nicht ganz. Die Effizienz der internen Kommunikation hat direkten Einfluss auf den Erfolg eines Unternehmen und ist damit zu einem elementaren Wettbewerbsvorteil geworden. Die zunehmende Globalisierung bedingt, dass die Arbeit nicht mehr an festen Arbeitsorten und zu starr festgelegten Arbeitszeiten erbracht wird. Auch die Bedürfnisse der Mitarbeitenden haben sich geändert. Sie wollen mehr Flexibilität in der Gestaltung ihrer Arbeitszeit und Freizeit.
Collaboration-Tools
Die Lösung dazu sind flexible, anpassungsfähige und skalierbare Lösungen für die digitale Zusammenarbeit. Die sogenannten Collaboration-Tools integrieren verschiedene Lösungen, welche die Kommunikation und Zusammenarbeit in einer Organisation mobil, zeit- und ortsunabhängig ermöglichen. Damit wird die gesamte Kommunikation transparent und für jeden nachvollziehbar.
Die Einführung eines Collaboration-Tools kann einen grossen Einfluss auf eine Organisation haben. Neben der Einführung von neuen Software-Tools und Anpassungen an Prozessen, bieten die Tools Möglichkeiten, die Art der Zusammenarbeit grundlegend zu verändern.
Technisch versierte Mitarbeiter werden die neuen Tools sofort nutzen und ihre Arbeit darauf adaptieren. Sie haben keine Berührungsängste und finden die neue Plattform intuitiv und interessant. Für viele andere Mitarbeitende wird sich die neue Lösung jedoch ungewohnt und fremd anfühlen. Wie können sich Unternehmen und ihre Mitarbeiter nun darauf vorbereiten, das Konzept der „digitalen Zusammenarbeit“ in greifbare Massnahmen und Strategien zu überführen?
Es beginnt im Kopf
Bei der Einführung eines Collaboration-Tools muss darauf geachtet werden, dass alle Mitarbeitenden im Unternehmen mitmachen. Damit sich die Mitarbeiter auf den Change einlassen, muss der Grund für die Veränderung legitim und nachvollziehbar sein. Entscheidend ist, dass die Mitarbeitenden den Nutzern erkennen (what’s in it for me?) und damit das Vorhaben unterstützen. Sprechen Sie offen über Ängste und Wünsche gegenüber einer digitalen Collaboration-Lösung und vereinbaren Sie gemeinsame Spielregeln und Standards. Jede positive Veränderung beginnt mit der richtigen Einstellung. Nur so wird sie von allen Teammitgliedern unterstützt und langfristig Erfolg bringen. Leider wird allzu oft ein Technologie-First-Ansatz verfolgt, der sich nicht auf den Bedarf der Mitarbeitenden konzentriert und zu wenig Zeit für die Veränderung einrechnet.
Kultur der Zusammenarbeit
Ein Collaboration-Tool kann die Art und Weise der Zusammenarbeit grundlegend verändern. Aber dazu wird weit mehr als nur eine neue Software-Lösung benötigt. Voraussetzung dafür ist das richtige Umfeld, das eine vernetzte und organisationsübergreifende Zusammenarbeit zulässt und fördert. Die Schaffung des Umfelds bedingt eine Veränderung der Unternehmenskultur, welche die Kollaboration als fester Bestandteil integriert. Anstelle traditioneller Top-Down-Führung, sind verteilte Führungsstrukturen gefragt, die mehr Selbstorganisation zulassen. Neue Ideen und Erkenntnisse sollen schnell ausgetauscht und sofort in der täglichen Arbeit umgesetzt werden. Der Team-Gedanke spielt eine grundlegende Rolle – gemeinsam in Teams erreicht man viel mehr, als es Einzelne für sich jemals könnten.
Transparenz und Vertrauen
Mit dem Einsatz einer Collaboration-Lösung wird eine transparente Kommunikation geschaffen. Alles was in einem Kanal besprochen wird, ist für alle (berechtigen) Personen ersichtlich. Alle Nachrichten, Unterhaltungen und auch Dokumenten können durchsucht werden und stehen den Mitarbeitenden jederzeit zur Verfügung. Damit werden organisatorische Silos durchbrochen und Machtstrukturen aufgehoben oder verschoben. Diese Veränderung ist nicht für alle Mitarbeitenden angenehm und setzt ein grosses gegenseitiges Vertrauen voraus. Der Umgang mit einer offenen, transparenten Kommunikation muss erlernt werden. Dies bedingt die volle Unterstützung des Top-Managements, das die neue Kultur vollständig unterstützt und aktiv vorlebt.
Konkurrenzfähig bleiben
Damit Unternehmen konkurrenzfähig bleiben, müssen Sie Veränderung in der internen Kommunikation und Zusammenarbeit zulassen. Collaboration-Tools helfen den Fluss von Informationen und Ideen drastisch zu verbessern und neue Arbeitsformen zu integrieren, damit ihre Mitarbeitenden und Partner effizienter zusammenarbeiten können.
Wir bei Beetroot sind Spezialisten für digitale Arbeitsplätze, Portale und Intranets. Wir beschäftigen uns seit mehr als 15 Jahren mit dem Thema Collaboration und Information Management. Proftieren Sie von unserer langährigen Erfahrung in Veränderungsprojekten und der Einführung von neuen Anwendungen und Technologieplattformen.
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