Aufstehen, hinsetzen, Computer anschalten. Tag ein, Tag aus. In Zeiten der Corona-Pandemie kann der Arbeitsalltag schnell eintönig werden. In der aktuellen Situation der Selbstisolation spielen klare interne Kommunikationsstrategien und Tipps zur Produktivität eine besonders elementare Rolle. Aber das alleine reicht nicht aus, denn nur in Kombination mit den richtigen Werkzeugen für den digitalen Arbeitsplatz und einer motivierenden Unternehmenskultur kannst du auch tatsächlich Gebrauch von diesen Strategien machen.
Natürlich können wir – alle, die die Möglichkeit haben, von zuhause aus zu arbeiten – uns glücklich schätzen, dass uns das Home Office überhaupt als Option zur Verfügung steht. Aber Home Office ist in der Situation von COVID-19 oft mehr Home und weniger Office, denn die Abwechslung fehlt. Man kann nicht ab und zu mal wieder ins Büro, wenn man genug hat vom „Social Distancing“ und seine ArbeitskollegInnen mal wiedersehen möchte. Ganz ehrlich: auch wir Spezialisten für digitale Arbeitsplätze bei Beetroot mussten uns neu arrangieren und darüber nachdenken, wie wir am besten mit der neuen Situation umgehen. In den vergangenen beiden Wochen haben wir viel Neues dazu gelernt und möchten dich an unserer Erkenntnis teilhaben lassen.
Mit diesen Tipps machst du auch im Home Office das Beste aus deinem Arbeitsalltag
Wir haben für dich und dein Team die nützlichsten und besten Tipps für das Arbeiten von zuhause aus gesammelt. Mit diesen Strategien und Tools steht deiner Produktivität auch in den eigenen vier Wänden nichts mehr im Wege:
1. Einrichtungstipps für deinen Arbeitsplatz
Nicht viel ist bei der Arbeit ärgerlicher, als sich über einen längeren Zeitraum mit schlechter Ausrüstung oder in einer unangenehmen Position arbeiten zu müssen. Wir bei Beetroot haben deshalb früh reagiert und gleich zu Beginn der Krise unsere Bildschirme und Kameras aus dem Büro mit nach Hause genommen. Versuche zudem eine aufrechte und angenehme Körperhaltung zu bewahren und auch mal häufiger deine Position zu ändern oder den Bürostuhl zu verstellen. Hast du keinen grossen Bildschirm oder angenehmen Bürostuhl zuhause? Wenn du die Ressourcen dazu hast, könnte eine Investition in Büromaterialen sinnvoll sein. Schliesslich kann man heute fast alles online bestellen, was das Home Office-Herz begehrt. Falls du dir einen neuen Bildschirm anschaffst, solltest du sicherstellen, dass dieser auch höhenverstellbar ist.
Wir wissen, dass das Sofa ruft, doch das kontinuierliche Arbeiten am selben Arbeitsplatz garantiert eine bessere Produktivität. Wenn man mit der Umgebung vertraut ist, kann man sich nämlich auch viel besser konzentrieren und kommt schneller in Arbeitsstimmung. Wichtig auch: wenn du die Möglichkeit hast, dann richte deinen Arbeitsplatz besser nicht im Schlafzimmer ein.
2. „Überkommunikation“
Die Kommunikation, ob intern oder extern, ist im Home Office deutlich eingeschränkt. Deshalb ist das Motto “überkommunizieren” angesagt. In der digitalen Welt kann es sich als schwierig erweisen, den Tonfall der Kontaktperson am Telefon richtig zu interpretieren, besonders wenn man ihr noch nie begegnet ist. Deshalb ist es oft sinnvoll, sich übermässig zu erklären. Achte darauf, in der schriftlichen Kommunikation mehr Emoticons zu verwenden, um dich auch auf emotionaler Ebene auszudrücken.
Hier können Kommunikationstools wie Microsoft Teams oder Skype for Business weiterhelfen. Besitzt dein Unternehmen bereits ein solches Werkzeug? Wenn nicht, dann wird’s höchste Zeit! Dank solchen Tools lassen sich interne wie auch externe Kommunikation gezielt strukturieren. Denn mit Team-Chats und Unterteilungen in Themen und Projektgruppen kann man den Überblick fast nicht mehr verlieren. Darüber hinaus lassen sich dort auch Dateien und Anwendungen verknüpfen, auf die du und dein Team häufig Zugriff benötigen. So hast du alles an einem Ort zusammengefasst und für dich aufbereitet.
Nice to know: Wenn dein Unternehmen die Office 365-Plattform kauft, ist Microsoft Teams automatisch mit dabei. Heutzutage können sogar Intranet- und Teamwork-Tools in Microsoft Teams integriert werden, wodurch die interne Kommunikation und die Arbeit in Gruppen zusätzlich vereinfacht wird!
3. Routine beibehalten
Bist du in der Pre-Corona-Zeit aufgestanden, hast dir Kaffee und Frühstück gemacht, Zeitung gelesen, dir Arbeitskleidung angezogen, dich frisch gemacht und bist zur Arbeit gependelt? Dann lass solche Gewohnheiten jetzt nicht los! Natürlich sieht deine Morgenroutine im Home Office anders aus als zuvor. Stell aber sicher, dass du einige deiner Gewohnheiten beibehältst, damit du nicht aus dem Rhythmus fällst.
Ausserdem: wenn nicht jetzt, wann hast du wieder eine so tolle Möglichkeit, dir neue, sinnvolle Gewohnheiten anzueignen? Wir bei Beetroot haben diese Chance genutzt und ebenfalls Neues ausprobiert. Um richtig aufzuwachen macht Dani beispielsweise jeden Morgen einen zehnminütigen Spaziergang im Quartier, bevor er mit der Arbeit beginnt. Carole hat hingegen begonnen, direkt nach dem Aufstehen regelmässig zu meditieren, um ihre Konzentration im Alltag zu steigern. Zudem halten wir im Team unter der Woche jeden Morgen eine Videokonferenz. Ziel dabei ist, den anderen kurz zu erklären, woran man heute arbeitet. Konkrete Ziele formulieren und diese der Aussenwelt mitteilen, hilft nämlich dabei, durch den Tag hindurch diese Absichten auch effektiv umzusetzen.
4. „Bitte nicht stören“
Digitale Tools und mobile Geräte erleichtern unseren Arbeitsalltag. Manchmal können sie uns aber auch ablenken. Ping hier und Ping dort kann dazu führen, dass man sich nicht mehr richtig konzentrieren kann. Die meisten Kommunikationswerkzeuge, zumindest Microsoft-Teams, verfügen heutzutage über einen „Bitte nicht stören“-Modus, den Sie einschalten können und der kein Tagging, keine Nachrichten oder Updates zulässt. Dabei kannst du wählen, wann immer du erreichbar sein möchtest und wann nicht. Das gibt ein Gefühl der Kontrolle und macht deinen Arbeitstag effizienter und entspannter.
5. Regelmässige Pausen einlegen
Das kennst du sicher bereits. Regelmässig Pausen einzulegen ist wichtig. Unterbrüche helfen dir dabei, kurz zu evaluieren, wie weit du heute bereits gekommen bist und ob du mit deiner Leistung zufrieden bist. Wenn nicht, dann hast du nun einen kurzen Moment Zeit, dir aktiv zu überlegen, was du ändern musst.
Deine Pausen solltest du besser nicht am Arbeitsplatz halten. Steh auf, trink etwas, schüttel dich kurz aus oder mach ein paar Stretching-Übungen (schliesslich sieht dir im Home Office ja keine(r) zu 😉). Hast du einen Balkon oder einen Garten? Dann geh doch kurz an die frische Luft und tanke etwas Sonnenlicht. Wenn nicht, dann kann es auch schon nur helfen, kurz das Fenster zu öffnen, um dein Arbeitszimmer mit genügend Sauerstoff zu versorgen. Danach kannst du mit Sicherheit wieder klarer denken.
Hast du auch Mühe, daran zu denken, regelmässige Pausen einzulegen? Andi kennt dieses Problem und stellt sich deshalb täglich einen Wecker oder Reminder – so klappt das ganz gut! Oder benötigst du mehr Struktur, um dich besser motivieren zu können? Carole hat in ihrem Studium die Pomodoro-Technik kennen- und lieben gelernt. Die geht nämlich so: konzentriere dich 25 Minuten lang intensiv auf einen Task und lege dann eine fünfminütige Pause ein. Dabei ist es essentiell, dass du deinem Task wie auch deiner Pause bewusst gleich viel Wert zuschreibst und beide Abläufe ernst nimmst. Mach wirklich bewusst Pause, gehe vom Computer weg und nimm nicht gleich dein Handy in die Hand, um deine Nachrichten zu checken. Genauso wie du dich nicht von deiner Arbeit ablenken lassen solltest, solltest du dich auch nicht von deinen Pausen ablenken lassen.
6. Unternehmenskultur aufrechterhalten
Haltet ihr im Team immer um 10 Uhr eine gemeinsame Kaffeepause ab und unterhaltet euch? Dann behaltet diese Tradition bei und trefft euch virtuell via Videokonferenz, um auch ein wenig plaudern zu können. Es ist nämlich wichtig, im Arbeitsalltag auch ab und zu entspannende Elemente einzubauen. Wir bei Beetroot machen zwar eher selten gemeinsam Kaffeepausen, aber dafür hat bei uns das Feierabendbier am Freitag einen hohen Stellenwert. Deshalb halten wir dieses auch in Home Office-Zeiten ab – halt virtuell.
Welche Erfahrungen hast du in den vergangenen Wochen im Home Office gemacht? Lass uns in den Kommentaren wissen, wie dein Unternehmen die Situation meistert – wir sind gespannt!
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