Microsoft ist mit der Lösung «MS Teams» am Puls der Zeit. Durch das wachsende Bedürfnis nach Vernetzung und Effizienz hat das Tool im letzten Jahr einen massiven Nutzeranstieg zu verzeichnen.
Was heisst das in Zahlen? In nur zwölf Monaten ist die Anzahl der täglich aktiven Nutzer/innen von 75 Millionen auf 145 Millionen explodiert (Quelle). Nach Angaben von Microsoft nutzen nun 250 Millionen «MS Teams» monatlich – und diese Zahl wird definitiv noch weiter steigen.
Gerade während der Pandemie unterstützt Microsoft Teams Unternehmen, wenn es sich um die virtuelle und hybride Zusammenarbeit dreht. Jedoch zeigt sich auch, dass 97 % der Unternehmen die Möglichkeiten von Teams noch nicht voll ausgeschöpft haben. Um die Arbeit im Team noch besser optimieren zu können, haben wir hier einige wichtige Funktionen aufgelistet.
Mehr als nur Video-Telefonie
Ein grosser Teil der Unternehmungen nutzt die Minimalfunktion: die Video-Telefonie.
Eine unverzichtbare Funktion, um das Business zu Beginn der Pandemie weiterführen zu können. Doch das ist nun bereits 18 Monate her. Da geht mehr – nein da MUSS mehr gehen, vor allem da hybrides Arbeiten auf dem Vormarsch ist.
Microsoft bietet mit Teams eine Vielzahl anderer Möglichkeiten:
- Dokumente teilen
- Gemeinsam an Dokumenten arbeiten
- Termine für online-Meetings versenden
- Webinare und Live-Events organisieren
- Umfragen einrichten
- Aufgaben verwalten
- Kommunikation Organisationsweit
- Kommunikation in Projektgruppen
- Punktuelle Einbindung von Externen (User, Partner, Vorstand, Kommission, …)
- Steuerung der Berechtigungen
- und vieles mehr
Dies alles zentral über einen Einstiegspunkt, am PC oder via App auf dem Smartphone. So müssen sich die Mitarbeitenden nicht mehr vor einer Tool-Schlacht fürchten.
Dokumenten Ping-Pong? Nicht mit MS Teams!
Zu zweit, dritt oder als Gruppe an einem Word/Excel/PowerPoint Dokument gleichzeitig arbeiten? Noch vor ein paar Jahren war dies ein Horrorszenario. Dank MS Teams ist das kein Problem mehr, man muss nicht einmal mehr die App verlassen. Dies steigert die Produktivität und trägt zu einer effizienteren Arbeit bei.
Brainstorming an einem Whiteboard – das geht auch von überall
Jetzt wo es wieder möglich ist, kommen viele Mitarbeitenden wieder im Büro zusammen, wenn es um das kreative Arbeiten in der Gruppe geht. Doch Brainstorming am Whiteboard geht auch über MS Teams und hat einen entscheidenden Vorteil: Notizen werden in digitaler Form verfügbar gemacht und Personen können sich von überall leichter zum Meeting dazu schalten. Teams bietet da sowohl systemeigene als auch Anwendungen von Drittanbietern für Whiteboarding an.
Kommunikation – für alle zugängliche Informationen
Ich denke bei diesem Punkt sind wir uns alle einig: Unternehmen müssen wieder vermehrt auf gemeinsame Gespräche setzen. Laut Daten von SWOOP Analytics finden über 98% der Kommunikation über Chats und Anrufe zwischen nur zwei Personen statt. Wer kennt das nicht – nur kurz eine Frage an ein/n Kollegen/in per Chat stellen. Das geht schnell und ist wirklich simpel. Doch jetzt kommt das aber: Informationen bleiben isoliert, was bedeutet, dass nicht alle relevanten Personen sich eine Meinung bilden können. Und das hemmt die Effizienz. Stattdessen sollten die verschiedenen Kanäle in Teams Dreh- und Angelpunkt werden. Die Informationen sind für alle zugänglich und ermöglichen einen offenen Dialog. Und sollte aus einer Diskussion in einem Kanal eine Aufgabe entstehen, ist es ganz unkompliziert mit der integrierten Aufgaben-Funktion (Planner) diese zu erfassen und ein Timing festzulegen.
Fazit: schnell und effektiv
Teams ist das Tool, wenn es um die Verteilung informeller Informationen, die Förderung von projektbezogener Zusammenarbeit und die Vernetzung von Kollegen/innen mit der Unternehmung geht. Der Eckpfeiler für Teams bildet SharePoint – damit lässt sich das (vielleicht bereits erstellte?) Intranet leicht in die App integrieren. Auch hier heisst das Zauberwort: Integration.
Ohne dass der Mitarbeitende einen zusätzlichen Weblink für das Intranet öffnen muss, kann er/sie Dateien ansehen und nach Inhalten suchen. Auf diese Weise bleiben die Mitarbeitenden mit den Aktualisierungen und Werten des Unternehmens verbunden, ohne ihren digitalen Arbeitsbereich oder Workflow zu unterbrechen.
Microsoft Teams schnell einzuführen allein reicht nicht. Wenn Sie es effektiv und nachhaltig nutzen wollen, begleiten wir Sie, um die für Sie passenden Möglichkeiten auszuloten. Für eine reibungslose Zusammenarbeit im Alltag ist es unumgänglich, die richtigen Rahmenbedingungen zu schaffen und die kulturelle Veränderung mit optimierten Abläufen und somit positiven Erlebnissen zu verankern. Wir helfen Ihnen dabei – kontaktieren Sie uns.
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