Der digitale Wandel ist in vollem Gange, und viele Verwaltungen stehen vor der Herausforderung, ihre Arbeitsinstrumente zu modernisieren. Die cloudbasierte Plattform Microsoft 365 bietet hier eine vielversprechende Lösung. Sie umfasst nicht nur die bekannten Office-Programme wie Word, Excel, Outlook und PowerPoint, sondern auch Tools für mobiles Arbeiten und eine verbesserte Zusammenarbeit über Organisationsgrenzen hinweg. Doch die Einführung einer solch umfassenden Plattform erfordert sorgfältige Planung und ein tiefes Verständnis der spezifischen Anforderungen und Herausforderungen der Verwaltung.
Herausforderungen bei der Implementierung
Öffentliche Verwaltungen sind komplexe Organisationen mit vielfältigen Aufgaben und Abläufen. Jede Abteilung, sei es in der Steuerverwaltung, im Bildungswesen oder in der Verkehrsinfrastruktur, hat ihre eigenen spezifischen Anforderungen. Diese Vielfalt macht die Implementierung von Microsoft 365 besonders anspruchsvoll.
Hier sind einige der zentralen Herausforderungen:
- Vielfalt der Abteilungen: Unterschiedliche Abteilungen haben spezifische Anforderungen und Arbeitsabläufe, die berücksichtigt werden müssen.
- Compliance und Datenschutz: Strenge Datenschutz- und Compliance-Vorgaben erfordern besondere Aufmerksamkeit bei der Implementierung und Verwaltung der Plattform.
- Komplexe Prozesse: Verwaltungsprozesse können die Einführung und Anpassung von Microsoft 365 beeinflussen
- Technologische Vielfalt: Unterschiedliche IT-Infrastrukturen und technologische Standards innerhalb der Verwaltung erfordern Modernisierungsmassnahmen.
- Zugriffs- und Rollenmanagement: Es besteht die Notwendigkeit, differenzierte Zugriffsrechte und Rollen für verschiedene Personengruppen und Abteilungen zu definieren und zu verwalten.
- Frontmitarbeitende: Mitarbeitende, die direkt mit der Bevölkerung arbeiten und oft mobil tätig sind, benötigen Lösungen für sicheren und zuverlässigen Zugriff auf Informationen von überall.
- Organisatorische Veränderungen: Die Einführung neuer Technologien und Arbeitsmethoden kann Veränderungen in der Organisationskultur erfordern.
- Schulungsbedarf: Es besteht ein Bedarf an Schulungen und kontinuierlicher Unterstützung, um sicherzustellen, dass alle Mitarbeitenden die neuen Tools effektiv nutzen können.
- Einsatz Künstlicher Intelligenz: Der Einsatz von KI-Tools wie Copilot kann Unsicherheiten und Fragen aufwerfen.
Leitfaden zur Einführung von M365
Die erfolgreiche Einführung von Microsoft 365 erfordert ein strukturiertes und durchdachtes Vorgehen. Im Folgenden werden die wichtigsten Schritte und Überlegungen beschrieben, die eine reibungslose und effektive Einführung unterstützen.
1. Sicherheit und Compliance:
Sicherheit und Compliance sind zentrale Aspekte bei der Einführung von Microsoft 365 in der öffentlichen Verwaltung. Der Umgang mit sensiblen Daten und die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben ist elementar. Klare Richtlinien definieren, welche Daten unter welchen Bedingungen in der Microsoft-Cloud gespeichert werden dürfen. Diese übergeordneten Vorgaben müssen beim Aufbau der Infrastruktur, der Lizenzierung und organisatorischen Massnahmen berücksichtig werden.
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2. Technische Vorbereitung der Infrastruktur:
Die technische Vorbereitung der Infrastruktur ist entscheidend für die erfolgreiche Einführung von Microsoft 365. Die bestehende IT-Infrastruktur muss überprüft, gegebenenfalls aktualisiert und für den Cloud-Einsatz optimiert werden. Wichtige Themen sind Datensicherheit, Authentifizierung, Mobile Device Management, hybride Konfigurationen, Lizenzierung, Auslieferung der M365 Anwendungen sowie Backup und Restore.
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3. Anforderungen und Anwendungsfälle:
Bei der Einführung von Microsoft 365 ist es entscheidend, die spezifischen Anforderungen der Verwaltungseinheiten zu erfassen und ein klares Zielbild zu erstellen. Anstatt sich nur auf die Einführung einzelner Funktionen und Tools zu konzentrieren, ist eine anwendungsfallorientierte Vorgehensweise sinnvoller. Dieser Ansatz stellt sicher, dass Microsoft 365 gezielt zur Lösung konkreter Herausforderungen und zur Unterstützung spezifischer Arbeitsabläufe eingesetzt wird.
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4. Informations- und Datenarchitektur:
Mit der Einführung der Plattform eröffnen sich zahlreiche neue Möglichkeiten für Information, Kommunikation und Dateiablage. Diese erweiterten Funktionen machen eine Überarbeitung der bestehenden Informations- und Datenarchitektur erforderlich. Besonders wichtig ist dabei die Integration von Microsoft 365 in die bestehende Applikationslandschaft sowie die klare Abgrenzung zu anderen Systemen, insbesondere zu GEVER-Systemen, da es hier oft zu überschneidenden Funktionalitäten kommt. Es muss eindeutig festgelegt werden, welches System für welche Aufgaben genutzt wird, um Verwirrung und ineffiziente Arbeitsabläufe zu vermeiden.
Dieser Aspekt wird häufig vernachlässigt, obwohl er von entscheidender Bedeutung ist. Ohne eine klare Struktur und sorgfältige Planung kann es schnell zu Wildwuchs, Unordnung und dadurch zu Frustration bei den Mitarbeitenden kommen. Eine gut durchdachte Informations- und Datenarchitektur verhindert solche Probleme, indem sie klare Ablageorte und konsistente Informationskanäle etabliert. Dadurch werden einheitliche Nutzungsrichtlinien möglich, die Klarheit schaffen und eine effektive Nutzung der Plattform gewährleisten.
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5. Schrittweises Vorgehen:
Die Einführung der gesamten Produktpalette auf einmal ist meist weder möglich noch sinnvoll. Eine solche Vorgehensweise könnte schnell zur Überforderung der Organisation und der Mitarbeitenden führen. Stattdessen ist es ratsam, eine anwendungsfallorientierte Einführung zu verfolgen, die eine schrittweise Implementierung ermöglicht.
Manche Anwendungsfälle, wie etwa die Einführung von Microsoft Teams für die Projektarbeit, sollten idealerweise gleichzeitig für die gesamte Organisation umgesetzt werden. Projekte werden häufig bereichs- oder abteilungsübergreifend bearbeitet, sodass fast alle Mitarbeitenden den Zugriff auf die entsprechenden Tools benötigen.
Andere Anwendungsfälle hingegen, wie die Migration der Dateiablage von lokalen Servern in die Cloud, können schrittweise Bereich für Bereich umgesetzt werden. Dies erlaubt es, die spezifischen Bedürfnisse und Kapazitäten jeder Abteilung zu berücksichtigen und den Übergang reibungslos zu gestalten.
Um diese Einführung strukturiert und effizient zu gestalten, ist es sinnvoll, einen übergeordneten Plan in Form einer Roadmap zu erstellen.
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6. Change-Management:
Die Einführung neuer Technologien braucht ein zielgerichtetes Change-Management, das auf die unterschiedlichen Zielgruppen abgestimmt ist. Damit die Akzeptanz steigt und Widerstände reduziert werden, sollten Mitarbeitende von Beginn an aktiv eingebunden werden. Eine klare und kontinuierliche Kommunikation ist dabei essenziell, um alle Beteiligten auf dem Laufenden zu halten und ihre Bedürfnisse zu berücksichtigen.
Schulungen sollten bedarfsgerecht und auf die unterschiedlichen Zielgruppen zugeschnitten sein, um sicherzustellen, dass alle Mitarbeitende die neuen Tools effektiv nutzen können. Kontinuierliche Unterstützung und Austausch während und nach der Einführung trägt, dazu bei, Unsicherheiten abzubauen und den erfolgreichen Einsatz der neuen Technologien zu gewährleisten.
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Fazit:
Die erfolgreiche Implementierung von Microsoft 365 bietet die Chance, Prozesse zu optimieren und die Zusammenarbeit zu verbessern. Mit sorgfältiger Planung, klar definierten Anforderungen, einer durchdachten Informations- und Datenarchitektur sowie einem schrittweisen und anwendungsfallorientierten Vorgehen können Herausforderungen gemeistert und die Vorteile der Plattform voll ausgeschöpft werden. Ein zielgerichtetes Change-Management stellt sicher, dass die Mitarbeitenden gut vorbereitet sind und die neuen Tools erfolgreich in ihren Arbeitsalltag integrieren. So wird Microsoft 365 zu einem Katalysator für den digitalen Wandel in der öffentlichen Verwaltung.
