Ein Intranet ist ein wichtiger Bestandteil jeder digitalen Arbeitsplatz-Strategie. Ein richtig konzipiertes Intranet dient als wertvolles Arbeitsinstrument für die Mitarbeitenden und repräsentiert gleichzeitig die Kultur eines Unternehmens.
Leider sind schlecht konzipierte Intranets nach wie vor weit verbreitet. Intranets mit umständlicher Bedienung, glanzlosen Designs und schlechten Suchwerkzeugen unterstützen die Arbeitsprozesse nicht optimal. Oft sind die veröffentlichten Informationen nicht aktuell oder sogar redundant abgelegt, was das Vertrauen in die Plattform massgeblich hemmt. Dies sind Gründe dafür, dass in vielen Organisationen Intranets einen schlechten Ruf haben.
Was wird also benötigt, um ein Intranet zu einem effektiven und geschätzten Arbeitswerkzeug zu machen? Der Funktionsumfang des Intranets spielt dabei sicher eine wichtige Rolle. Benutzergetriebene Design-Prozesse (User-driven design processes) sind bereits heute in vielen Organisationen die Norm und helfen die wirklich notwendigen Funktionen zu erkennen und zu implementieren. Aber auch ein umfassender, auf die Organisation ausgerichteter Funktionsumfang, ist noch keine Garantie für ein effektives und gut akzeptiertes Intranet.
Was oft fehlt, ist das dafür zugrunde liegende Bindeglied, welches die Technologie unterstützt. Menschen und Change-Management sind die entscheidenden Faktoren, welche den Unterschied bei der Schaffung eines wirklich guten Intranets ausmachen.
Basisfunktionen von Intranets
Bevor wir diese Aspekte beleuchten, gehen wir aber noch auf einige Funktionen ein, welche ein Intranet heute haben sollte:
Interne Nachrichten, News
Ein Intranet sollte einen Bereich für den Austausch und für die Veröffentlichung von internen Nachrichten bieten. Der Nachrichteninhalt kann Informationen vom Management oder Neuigkeiten aus dem gesamten Unternehmen enthalten.
User Experience
Das Portal muss einfach zu bedienen sein und ein ansprechendes Design aufweisen. Eine einfache Handhabung und Pflege sind Voraussetzung. Inhalte müssen einfach erstellt, editiert, veröffentlicht und verschoben werden können.
Suche
Eine gut konzipierte Informationsarchitektur ist die Basis, um Inhalte intuitiv und schnell zu finden. Weiterführende Suchfunktionen einer Enterprise Search sind essentiell, um in den immer grösser werdenden Datenmengen, die benötigen Informationen zu finden. Idealerweise werden die Suchfunktionen mit Machine Learning Komponenten ergänzt und ständig verbessert.
Social Networking
Ein modernes Intranet benötigt soziale Funktionen für die schnelle, direkte und organisationsübergreifende Kommunikation. Je nach Anwendungsfall können unterschiedliche soziale Funktionen für die Kommunikation, den Wissensaustausch oder für die Informationssuche eingesetzt werden.
Wissensmanagement
Tools und Funktionen, die den Wissensaustausch, die Wiederverwendung von Informationen und die Transparenz unterstützen, gehören zu den wichtigsten Komponenten eines Intranets. Effektives Wissensmanagement ist die Summe mehrerer Wissensmanagement-Funktionen wie beispielsweise Wissensdatenbanken, Prozessdokumentationen, Best Practices, Wikis, Blogs oder weitere Funktionen des Social Networking.
Self-Service
Neben der Information spielt die Kollaboration je länger je mehr eine wichtige Rolle. Mitarbeitende sollten mittels Self-Service Funktionen digitale Arbeitsräume für die Projektarbeit oder die Zusammenarbeit in Gremien anlegen, über Antragsportale digitale Formulare nutzen oder Workflows anstossen können.
Integration
Viele Intranets dienen als Portal-Gateways für andere Fachanwendungen. Die Integration mit anderen Programmen kann Zeit sparen und dazu beitragen, dass aus einem Intranet eine zentrale Anlaufstelle für Benutzer wird.
Was ein effektives Intranet ausmacht
Dies ist nur eine Auswahl von wichtigen Basisfunktionen, welche ein Intranet haben sollte. Dem Funktionsumfang eines guten Intranets könnte man spielend einen ganzen Artikel widmen. Aber die eigentliche Frage ist, wie man zu einem wirklich effektiven Intranet kommt. Die Antwort versteckt sich in den immateriellen Werten, die sich unter der Haube des Intranets befinden, wie es verwaltet wird, wer dazu beiträgt und letztendlich die Kultur der Organisation, der es dient.
Hier sind ein einige Faktoren, welche ein Intranet wirklich effektiv machen:
Kultur des Teilens
Die Unternehmenskultur spielt für das Mass der Effektivität eine wesentliche Rolle. Grundsätzlich sollte ein Intranet offen sein und einen Raum für den sozialen Austausch von Informationen in der Organisation und für Innovation schaffen. Wenn die Kultur eher geschlossen ist, es viele abgesicherte Bereiche gibt und der Grundsatz von Transparenz nicht gelebt wird, kann das Intranet niemals fliegen. Die Unternehmenskultur ist ein wichtiger und häufig unterschätzter Erfolgsfaktor, der sich jedoch nicht ohne Weiteres nach einem strikten Plan verändern lässt. Vielmehr entsteht sie durch das Verhalten der Führung und der Mitarbeitenden während der täglichen Arbeit. Hier ist die Führung gefragt, um die notwendigen Schritte anzugehen. Der Weg lohnt sich aber allemal und verhilft nicht nur zu einem effektiveren Intranet.
You don´t create a culture. Culture is the by-product of consistent behavior. If you encourage people to share, then sharing will be built into your culture. If you reward trust, then trust will be built in. If you treat custumers right, then custumers treating right will becomes your culture. Culture is action, not words.
Jason Fried – ReWork
Power-User
Power-User können enorm viel für den Nutzen und die Relevanz des Intranets beitragen. Sie kennen die Geschäftsanforderungen bestens und können mit dem Werkzeugkasten des Intranets Lösungen implementieren, welche den Mitarbeitenden bei der täglichen Arbeit wirklich helfen. Die Förderung und Unterstützung dieser Personen hilft, die Technologie zu erlernen und zu beherrschen und den Nutzen Ihres Intranets erhöhen.
Governance
Die Einführung eines Intranets ist für die Projektbeteiligten zumeist sehr nervenaufreibend und zeitintensiv. Neben den technischen Herausforderungen, müssen auch die Erstellung von neuen Inhalten oder die Datenmigration in einem knappen Zeitraum gemeistert werden. Die Governance wird dann schnell mal vergessen, obwohl es sich dabei um ein Thema handelt, das einen grossen Einfluss auf den langfristigen Erfolg eines Intranets hat. Für eine zielführende und gleichzeitig lebendige Nutzung sollte ein Unternehmen eine Intranet Governance haben, also eine Zusammenstellung von Zuständigkeiten, wichtigen Regeln und Leitlinien. Die Konzentration aufs Wesentliche hilft die Governance zu leben – weniger ist oft mehr.
