In der Zwischenzeit sind Online Meetings nicht mehr aus dem Arbeitsalltag wegzudenken. Allerdings ist die Aufmerksamkeitsspanne bei Online Präsentationen viel tiefer als in Präsenzmeetings. Im Webinar „Genug von Onlinemeetings“ am 24. März 2021 haben wir die Aspekte eines Online Meetings aus psychologischer Sicht durchleuchtet und den Teilnehmenden gezeigt, wie Sie mit interaktiven Elementen die Aufnahmefähigkeit Ihrer Teilnehmenden steigern können.
Sie haben das Webinar verpasst? Dann können Sie es hier anschauen:
Im Webinar haben wir einige Beispiele dazu gezeigt, wie Online Meetings interaktiver gestaltet werden können. Nachfolgend sind die Ideen sowie ein paar Beispiel-Tools, die dafür benutzt werden können, aufgelistet.
Check-In: Teilnehmende erst mal ankommen lassen
Wie in einem physischen Meeting ist es auch bei einem Online Meeting wichtig, dass die Teilnehmenden erst mal «ankommen». Mit einem Check-In können Sie Ihre Teilnehmenden von Anfang an abholen und sie im virtuellen Raum ankommen lassen. Check-Ins wecken das «Wir-Gefühl» und bauen Hemmschwellen ab. Unsere Check-In Ideen:
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Workshop-spiele.de bieten viele Warm-Up Spiele, welche die Teilnehmenden auf eine spielerische Art und Weise aktivieren. Der Fun-Faktor ist gross. In manchen Spielen lernt man so seine Team-Kolleg*innen besser kennen. Da die Kamera bei vielen Spielen eingeschaltet werden muss, können hier nur so viele Teilnehmende mitmachen wie das verwendete Online Meeting Tool gleichzeitig auf einem Bildschirm darstellen kann. Bei MS Teams sind es aktuell 49 Personen (grosse Galerie).
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Der Check-In Generator hat viele spannende Fragen, um die Stimmung aufzulockern. Zwar in Englisch aber diese lassen sich einfach übersetzen. Diese Art von Aktivierung eignet sich besonders für Gruppen bis max. 12 Personen. Da kann rege erzählt und diskutiert werden.
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Mit Padlet lässt sich eine interaktive Landkarte erstellen. Die Teilnehmenden können über einen Link darauf zugreifen und zeigen, wo sie gerade sind. Dies eignet sich sehr gut für grössere Gruppen und/oder Teilnehmende, die sich noch nicht kennen. Natürlich kann man die Karte auch nutzen, um zu zeigen, wo man schon überall war oder wo gerade man am liebsten wäre.
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Auch mit kleinen Stimmungs-Umfragen kann die Teilnehmenden sehr gut abholen. Fragen könnten sein: «Wie fühlst du dich heute?», «Was sind deine Erwartungen an das Meeting?», «Welches ist dein letztes Erfolgserlebnis?». Umfrage-Tools gibt es dazu einige wie z.B. Microsoft Forms, Padlet, AhaSlides, Mentimeter, Sli.do, Cryptpad. Falls die Antworten nicht via Multiple Choice gewählt werden sollen, eignen sich Umfragen mit Wortwolken oder Tools wie EasyRetro oder «Open ended» Fragen von AhaSlides, wo die Teilnehmenden ihre Antwort hineinschreiben können.
Abwechslung / Interaktion während dem Meeting
Bei monotonen Präsentationen rutschen die Teilnehmenden in eine passive Rolle, wobei Konzentration und Aufnahmefähigkeit umgehend nachlassen. Deshalb ist es äusserst wichtig, wann immer möglich, den Teilnehmenden eine aktive Rolle zu geben und sie beim Erarbeiten der Ideen/Lösungen aktiv mitmachen zu lassen. Hier ein paar Ideen für mehr Abwechslung während Meetings:
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Ein Online Whiteboard eignet sich gut für Brainstormings und zur Visualisierung von Ideen. In Echtzeit kann man zusammen daran arbeiten, zeichnen, Notizen hinterlegen, Mindmaps erstellen und vieles mehr. Hat man eine Microsoft 365-Lizenz kann man das Whiteboard von Microsoft benutzen. Kostenlose Alternativen sind Jamboard von Google oder das Whiteboard von Cryptpad. Whiteboards wie z.B. Miro, Collaboard, Deskle, Limnu, Sketchboard, Mural, Whiteboard Fox und Deskle bieten zudem erweiterte Funktionen und lassen die Zusammenarbeit auch nach dem Online Meeting effizient gestalten.
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Mit Tricider kann man Ideen sammeln und direkt von den Teilnehmenden darüber abstimmen lassen (pro und contra). Und das ganz ohne Anmeldung und somit schnell und einfach.
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Ein Quiz bringt spielerische Elemente ins Online Meeting. Das kann auch sehr gut genutzt werden, um Wissen zu festigen. Wir haben bereits Erfahrungen mit AhaSlides (bis 7 Personen kostenlos) und Kahoot gemacht. Am Ende wird der Sieger gefeiert.
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Wie auch beim Check-In eignen sich Umfragen um die Teilnehmenden aktiv zu beteiligen. Ein paar Umfrage-Tools: Microsoft Forms (in der M365 Lizenz enthalten), Padlet, Mentimeter, Sli.do, Cryptpad, EasyRetro oder AhaSlides.
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Das Tool EasyRetro eignet sich nicht nur um Umfragen zu erstellen, sondern kann auch sehr gut für Retrospektiven genutzt werden. Die kostenlose Version bietet bis zu 3 Retrospektiven-Panels. Man kann diese überschreiben und somit mehrmals benutzen.
Pause einbauen
Online Meetings sollten nach Möglichkeit nicht länger als 45 Minuten dauern. Lässt sich dies nicht einrichten, so sind kleine Pausen sehr wichtig. 10 Minuten durchlüften, aufstehen, sich strecken, Kaffee rauslassen… Nach der Pause aktivieren Sie Ihre Teilnehmenden dann am bestem erneut. Das kann bspw. mit einem kleinen Energizer Spiel oder Augen Yoga gemacht werden. Lassen Sie Ihrer Phantasie freien Lauf.
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Die Workshop-Uhr ist eine Möglichkeit um den Teilnehmenden zu zeigen, wann die Pause zu Ende ist.
Hemmschwellen abbauen
Je grösser die Teilnehmendenzahl, desto höher die Hemmschwelle, etwas zu fragen, bzw. zu sagen. Hier haben wir ein paar Tipps, wie Sie Ihre Teilnehmenden diesbezüglich motivieren können:
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Bieten Sie Ihren Teilnehmenden an, Fragen und Inputs in den Chat des Online Meetings zu schreiben. Da dieser Chat nicht anonym ist, könnte auch ein externes Arbeitsblatt wie z.B. von Cryptpad oder ein Whiteboard Abhilfe schaffen. Da können die Fragen/Inputs gesammelt und am Ende gemeinsam besprochen werden. AhaSlides bietet zudem eine Funktion, wo die Teilnehmenden ihre Fragen in eine Folie reinschreiben und die anderen Teilnehmenden diese Frage «liken» können, um zu signalisieren, dass sie diese Frage ebenfalls interessiert.
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In kleineren Gruppen ist die Hemmschwelle geringer sich zu Wort zu melden. Mit Breakout Sessions, kann man die Teilnehmenden während dem Meeting in verschiedene virtuelle Räume verteilen und ihnen so die Möglichkeit geben, sich in Kleingruppen auszutauschen. In MS Teams können bis zu 50 separate Räume erstellt werden. Die Teilnehmenden können automatisch oder manuell eingeteilt werden.
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Mit einem Zufallsgenerator wie z.B. Wheelofnames können Personen willkürlich ausgewählt werden, die etwas sagen sollen. So kann man die Pausen umgehen, welche entstehen, wenn niemand das Wort ergreifen möchte und umgekehrt verhindern, dass sich mehrere Leute ins Wort fallen.
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Mit Umfragen kann man schnell und einfach die Meinungen der Teilnehmenden abholen. Umfrage-Tools sind z.B. Microsoft Forms (in der M365 Lizenz enthalten), Padlet, Mentimeter, Sli.do, Cryptpad, EasyRetro oder AhaSlides.
Check-Out
Damit alle Teilnehmenden mit einem guten Gefühl aus dem Online Meeting gehen, ist es wichtig einen runden Abschluss zu machen.
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Lassen Sie am Ende des Online Meetings alle Teilnehmenden ihre Gedanken teilen. In einer kleinen Gruppe, kann man die einzelnen Teilnehmenden sprechen lassen. In einer grossen Gruppe eignen sich Umfragen mit den oben erwähnten Tools oder auch mit spezifischen Feedback-Tools wie z.B. BitteFeedback.de, surveymonkey, lamapoll oder survio.
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Check-Outs eignen sich sehr gut, um das Besprochene zu repetieren bzw. zu festigen und Ziele für das nächste Meeting zu definieren. Auch Wünsche für das kommende Meeting können hier abgeholt werden. Mit EasyRetro lassen sich Retrospektiven des Meetings einfach und unkompliziert erstellen.
Haben Sie Fragen rund um das Thema Online-Meetings? Oder möchten Sie eine individuelle Schulung in diesem Bereich buchen? Wir freuen uns über Ihre unverbindliche Kontaktanfrage per Mail: info@beetroot.ag oder Telefon: +41 41 700 30 40.
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