Am 21. Februar 2024 brachte ein weiterer spannender ERFA-Event rund 40 Gleichgesinnte zusammen, welche sich weitreichenden Fragen rund um die passende Microsoft Teams Architektur für Organisationseinheiten stellten.
Unser Event sollte ursprünglich bei uns im Kompetenzzentrum für digitale Zusammenarbeit im Haus des Holzes stattfinden. Aufgrund der Vielzahl der Anmeldungen haben wir uns dazu entschlossen, auf grössere Räumlichkeiten auszuweichen.
Nach einer kurzen Begrüssung im Pfarreizentrum in Sursee durch Mario Niederhauser gab Rico Danuser seine Erfahrungen bei der Einführung von Microsoft 365 im Unternehmen mit. Rico ist Projektleiter und «Teams-Architekt» bei der ÖKK Krankenversicherung. Er hat erzählt, wie die Einführung durch das Ende von Skype und die Etablierung von Homeoffice und Hybrid Work nach Corona ausgelöst wurde. Wie bei vielen Organisationen war das Ziel, eine modernere Umgebung mit einem Tool zu schaffen, anstatt mehrere Tools wie Skype, Zoom und Teams zu verwenden.
Rico hat geschildert, dass die Einführung in Phasen erfolgte, wobei MS Teams gleichzeitig mit einem neuen Intranet eingeführt wurde. Es gab gezielte Schulungen und Kommunikationsmassnahmen, um die Mitarbeitenden zu unterstützen.
Die Transformation der Organisationseinheiten war eine Herausforderung, da sie die Arbeitsweise der Mitarbeitenden erheblich veränderte – von nun an hiess es: Kein etabliertes Netzlaufwerk N mehr, sondern eine transparentere und offenere Alternative mit MS Teams zu nutzen. Was Rico jetzt sagen kann: Die Einführung der OE-Teams hatte positive Auswirkungen auf die Teamzusammenarbeit und die Kommunikation innerhalb des Unternehmens.
Rico hat wesentliche Erkenntnisse gewonnen: Eine Einführung geschieht nicht über Nacht, und es ist ratsam, einen «Mister-Teams» zu benennen. Die Einführung sollte am besten häppchenweise erfolgen, damit die Veränderung auch bei den Mitarbeitenden nachhaltig ist. Auch in Zukunft will die ÖKK Schulungen für MS Teams anbieten.
Im Anschluss daran präsentierte Justin Eggermann von der Bataillard AG seine Erfahrungen mit Teams als Kommunikations- und Informationsplattform. Er berichtete, wie wichtig es ist, dass das Gesamtkonzept konsistent ist und die Umsetzung transparent, simpel und mit kleinen Schritten erfolgt. Für Justin ist es von grosser Bedeutung, das Tool-Einführungen nicht unbedingt aus der IT getrieben werden – hier sollte vor allem eine Business-Unit den Lead innehaben. Damit es kein Chaos bei den Verantwortlichkeiten gibt, findet Justin es sinnvoll, wenn 1-2 Personen den SPOC für alle Fragen darstellen. Damit das Projekt an Fahrt gewinnt und auch über den Projektabschluss hinaus Anklang findet, braucht es zwingenderweise die Unterstützung vom Management und der Geschäftsleitung. Gerade bei Ressourcen und Prozessen ist das essenziell. Es liegt aber auch in der Verantwortung von jeder einzelnen Person, die Prozesse in die richtige Bahn zu leiten. Justin hat beispielsweise erwähnt, dass seine Leute auf eine Interne Mail mit einer Teams Nachricht geantwortet haben. So konnte man sich gegenseitig Befähigen, die neue Arbeitsweise zu nutzen.
Nach den beiden Präsentationen folgte eine angeregte Podiumsdiskussion, bei der die Teilnehmenden Fragen an die Referenten stellen konnten. Es ergaben sich interessante Gespräche über Themen wie Governance, Sicherheit, Change Management, Adoption und Best Practices. Armin lud zum anschliessenden Apéro ein, wo die Diskussionen in entspannter Atmosphäre fortgesetzt wurden.
Wir möchten uns bei allen Teilnehmenden und Referenten für dieses gelungene ERFA-Event bedanken. Wir hoffen natürlich, dass jeder und jede aus dem Publikum etwas Wertvolles – Impulse, Erfolgsrezepte und Kontakte – für die eigene Organisation mitnehmen kann.
Wir freuen uns auf ein Wiedersehen bei unserem nächsten ERFA-Event!
Hier ein Einblick vom Event:
