Microsoft Teams ist in der Microsoft 365 Lizenz enthalten und schnell installiert sowie konfiguriert. Wer dann denkt: «auf los geht’s los» bemerkt schnell, dass die Einführung von Teams kein reines IT-Projekt ist.
Die Einführung von MS Teams erfordert ein Umdenken in der Zusammenarbeit und verändert viele Arbeitsweisen und Workflows. Führt man MS Teams ein, ohne vorgängig einen Plan aufzusetzen, wie man MS Teams für die Zusammenarbeit nutzen will, oder diesen an die entsprechenden Anspruchsgruppen zu kommunizieren, ist das Chaos vorprogrammiert.
Hier zeigen wir Ihnen 5 Schritte für die erfolgreiche Einführung von MS Teams:
Schritt 1: Use Cases definieren
Definieren Sie in einem ersten Schritt die Anwendungsfälle rund um MS Teams. Wie findet die Zusammenarbeit im Unternehmen jetzt statt und wie soll diese auf Microsoft Teams stattfinden? Gibt es Teams pro Abteilung bzw. Bereiche oder wird das noch weiter heruntergebrochen für die Zusammenarbeit in Projekten oder Arbeitsgruppen? Sollen sich die Mitarbeitenden auch bereichsübergreifend oder mit externen Partnern oder Lieferanten via Teams austauschen können? Die Definition der Use Cases hilft, die verschiedenen Teams-Typen zu klassifizieren und die Bedürfnisse pro Teams-Typ zu eruieren.
Schritt 2: Governance festhalten
Gruppieren Sie nun die Teams-Typen z.B. in Organisationseinheiten, Abteilungen, Bereiche, Gremien, Projekte, Arbeitsgruppen, etc. und legen Sie die Namenskonvention fest. Wir empfehlen jeweils ein Suffix wie z.B. PRJ- für Projekte, damit sich die Teams visuell unterscheiden lassen und der Überblick besser gegeben ist. Nun gilt es zu definieren, wer welche Teams erstellen darf, ob dies noch ein Genehmigungsprozess voraussetzt und ob externe Gäste in die entsprechenden Teams zugelassen sind. Zur Governance gehört noch einiges mehr wie z.B. ob sich die Benutzer mit Multi-Faktor-Authentifizierung anmelden müssen und wann die Teams archiviert werden. Dies ist für die erfolgreiche Einführung noch nicht essenziell, sollte aber spätestens vor der unternehmensweiten Einführung definiert werden.
Schritt 3: Verhaltensregeln definieren
Dieser Schritt mag auf den ersten Blick befremdlich wirken. «Muss man wirklich alles Regeln?», sagt jetzt allenfalls die innere Stimme. Hier geht es nicht darum mit erhobenem Finger zu sagen, was man in Teams darf und was nicht, sondern es geht darum die Zusammenarbeit in MS Teams zu definieren. Also ob beispielsweise die ganze interne Kommunikation via Teams laufen soll und interne Mails der Vergangenheit angehören, wann eine Information im persönlichen Chat und wann im Beitragsfeed eines Teams geteilt wird, in welchem Team die dazugehörigen Dateien abgelegt werden, wie die Aufgaben an Mitarbeitende vergeben werden, etc. Wir empfehlen Ihnen, sich diese Gedanken zu machen und in schriftlicher Form an die Mitarbeitenden weiterzugeben. Natürlich können diese Regeln jederzeit angepasst und verbessert werden. Wichtig ist, dass alle von den gleichen Nutzungsbedingungen ausgehen, damit Microsoft Teams zum Erfolg wird.
Schritt 4: Schulung und Einführung der Pilotphase
Sind nun Schritt eins bis drei klar definiert, können Sie mit der Einführung losgehen. Je nach Projektgrösse und verschiedene Teams-Typen bietet es sich an, mit einer Pilotphase zu starten. Schulen Sie die Teilnehmenden der Pilotphase. Dabei geht es nicht nur um die Funktionen von Teams und den eingesetzten Microsoft 365 Tools, sondern auch darum, den Mehrwert der neuen Kommunikationsform aufzuzeigen – wie Zeitersparnis, einfacherer Austausch miteinander, gemeinsam an Dokumenten arbeiten oder auch ortsunabhängiger Zugang zu allen Informationen im Homeoffice wie auch unterwegs beim Kunden . Nutzen Sie die Pilotphase dazu, die Schritte eins bis drei nochmals zu evaluieren und die Strukturen gegebenenfalls nachzubessern. Dabei ist es wichtig, die Pilotgruppe in den Prozess zu integrieren und ihr Feedback abzuholen.
Schritt 5: Unternehmensweites Rollout
Nach der erfolgreichen Pilotphase kann Teams unternehmensweit ausgerollt werden. Richten Sie Ihr Augenmerk speziell darauf, dass die Mitarbeitenden eine gute Einführung in Form von Schulungen und Coachings erhalten. Auch hier gilt es den Mehrwert der neuen Plattform aufzuzeigen und vorzuleben. Holen Sie nach ein paar Monaten ein Feedback ab, ob sich die neue Kommunikations- und Zusammenarbeitsform bewährt und wo noch Bedürfnisse vorhanden sind. Sobald alle mit Microsoft Teams vertraut sind, können weitere Use Cases definiert werden. So entsteht mit Microsoft Teams und der Microsoft 365 Palette eine individuelle und potente Produktivitätsplattform. Viel Spass mit all den Möglichkeiten, die Ihnen gegeben sind.
Das war ein grober Überblick rund um die erfolgreiche Einführung von Microsoft Teams. Gerne unterstützen wir Sie in Form von Workshops und Schulungen oder Begleiten die Microsoft Einführung von A bis Z in Ihrem Unternehmen. Wir freuen uns über Ihre Kontaktaufnahme.
