Es beginnt oft harmlos: Ein neues Projekt, ein kurzer Klick auf «Team erstellen» und zack – wieder ein neues Team, wieder ein neuer Kanal, wieder ein Stück Wildwuchs, das sich in die Landschaft schiebt. Manchmal sieht Microsoft Teams plötzlich aus wie der volle Keller und genau da haben Armin und Michaela im Webinar angesetzt.
Plötzlich gibt’s also für jedes Thema zwei Ablagen, drei Chatverläufe und fünf Orte, wo man vielleicht die richtige Datei findet. Es gibt diese typischen Schmerzpunkte:
- unkontrolliert erstellte Teams
- fehlende Standards
- unklare Verantwortlichkeiten
- externe Gäste ohne Überblick
- kaum dokumentierte Entscheidungswege
Das Ergebnis? Unsicherheiten, parallele Strukturen und Kontrollverlust. Das ist theoretisch nicht dramatisch aber definitiv hinderlich.
Die Lösung: Teams Governance (und zwar pragmatisch)
Der Dreh- und Angelpunkt: Governance, welche Raum für Flexibilität lässt und mit klaren Regeln als Leitplanke agiert. Was das alles beinhaltet? Das haben wir hier zusammengefasst:
Wie Teams sinnvoll aufgebaut werden
Michaela hat eine Empfehlung ausgesprochen, die im ersten Moment simpel und im zweiten absolut logisch ist: Strukturiere Teams nach Themen, nicht nach Organigramm.
Die Best Practice umfasst drei Teamstypen:
- Projektteams (P-): Self-Service, externe Gäste möglich, klar begrenzte Laufzeit.
- Arbeitsgruppen (A-): Self-Service, ebenfalls mit Gästen, meist länger laufend.
- Organisationseinheiten (O-): mit Genehmigungsprozess, stabile Strukturen, ohne externe Gäste.
Dazu einheitliche Piktogramme und Namenskonventionen, denn wer schon mal durch 80 gleich aussehende Teams scrollen musste, weiss genau, warum das Gold Wert ist.
Warum die Technik oft nicht reicht
Armin hat gezeigt, dass Microsoft Teams und SharePoint zwar viel können – aber nicht alles, was Governance wirklich braucht. Darum kamen zwei Tools ins Spiel:
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Teams Manager: Vorlagen, Namenskonventionen, Genehmigungen, Lebenszyklen, Reporting, automatische Archivierung – praktisch ein kleines Governance-Kraftwerk.
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Externer User Manager: Übersicht über alle Gäste, klare Workflows, Onboarding, Compliance-Abfragen, automatisierte Lebenszyklen.
In der Live-Demo war zu sehen, wie ein neues Team entsteht, ohne dass jemand noch fünf Schritte im Admin Center klicken muss. Namen automatisch vergeben, Besitzer festgelegt, Gäste geregelt, Genehmigung läuft. Du willst das nachschauen? Kein Problem, hier findest du das Video dazu:
Fazit: Weniger Suchen, mehr Zusammenhalt
Unterm Strich zeigt sich: Governance muss nicht schwerfällig sein. Sie hilft dir, den Alltag in Teams übersichtlicher zu machen ohne den Flow zu bremsen. Self‑Service funktioniert hervorragend, wenn im Hintergrund automatisch aufgeräumt wird. Für stabile Strukturen lohnt sich eine kurze Genehmigungsschleife. Und vor allem: Governance entsteht nicht im stillen Kämmerli der IT, sondern gemeinsam mit den Fachbereichen. Kleine Hilfen wie ein Governance‑Template senken die Einstiegshürde spürbar.
Du möchtest die Inhalte vertiefen oder im Team weitergeben? Hier findest du die komplette PDF‑Präsentation zum Webinar: Präsentation ansehen
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