Die Gemeinde Zollikon wollte als Einheitsgemeinde näher zusammenrücken und über alle drei Institutionen hinweg alle Mitarbeitenden erreichen: mit einer zentralen Plattform für Information, Austausch und Zusammenarbeit. Gemeinsam mit Beetroot wurde die gedruckte Mitarbeiterzeitschrift «Perle» durch ein gemeinsames, mobiles Intranet auf Basis von Microsoft 365 ersetzt. Näher an den Mitarbeitenden, personalisiert und bereit für die Weiterentwicklung.
Gemeinde Zollikon
Industrie: Öffentliche Verwaltung
Grösse: 500 Nutzende
Struktur: Einheitsgemeinde mit drei Organisationen
Die Gemeinde Zollikon am nordöstlichen Zürichseeufer zählt rund 13'600 Einwohner*innen. Als Einheitsgemeinde vereint sie Verwaltung, Schule und Wohn- & Pflegezentrum unter einem Dach.
Das Ziel
Verwaltung, Schule und Wohn- & Pflegezentrum sollten als Einheitsgemeinde näher zusammenrücken – weg vom Silodenken. Die interne Information lief bisher über eine gedruckte monatliche Zeitschrift, E-Mails und Aushänge. Damit liessen sich aber nicht alle Mitarbeitenden direkt und zeitnah erreichen.
Microsoft 365 war bei Zollikon bereits im Einsatz – die Basis für eine moderne, mobile interne Kommunikation war gelegt.
Was lag näher, als die interne Kommunikation genau dorthin zu holen? Gesucht war ein gemeinsames Intranet, das alle Mitarbeitenden erreicht – auch mobil –, Inhalte personalisiert ausspielt und die drei Organisationen unter einem Dach vereint.
Die Lösung
Im gemeinsamen Projekt entstand die digitale «Perle»: ein Intranet auf Basis von Microsoft 365, das bewusst an den Namen der früheren Mitarbeitendenzeitschrift anknüpft. Aus drei vorgestellten Varianten wählte Zollikon ein gemeinsames Intranet – mit individuellen Filtermöglichkeiten auf der Startseite je nach Zugehörigkeit zu Verwaltung, Schule oder Pflegezentrum.
Der Leistungsumfang umfasste:
- Stakeholder-Workshops und Interviews mit Mitarbeitenden
- Erarbeitung von Personas und Informationsarchitektur
- Konfiguration des gemeinsamen Intranets «Perle»
- Personalisierte Startseiten, News-Center und mobile App
- Begleitung bei Migration, Inhaltspflege und Schulung
Im nächsten Schritt werden noch zusätzliche Module umgesetzt:
- Wichtige Mitteilungen als Pushmeldung an alle zusenden
- Verfeinerung der Suchfunktion
- Ausbau von Pressespiegel, Community und weiteren Modulen
Eine wichtige Erkenntnis
Ein Intranet für eine vielfältige Organisation lebt nicht von der Technik allein. Unterschiedliche Bedürfnisse, Arbeitsrhythmen und Vorkenntnisse wollen von Anfang an mitgedacht sein. Wer alle mitnehmen will, beginnt beim Zuhören. Erst die Interviews und Workshops machten sichtbar, was die unterschiedlichen Bereiche wirklich brauchen – und schufen die Grundlage für eine gemeinsame Lösung, die im Alltag getragen wird.
Nutzen und Vorteile für die Gemeinde Zollikon
- Eine Plattform für alle drei Institutionen – statt getrennter Kanäle
- rasche und direkte interne Kommunikation
- Erreicht auch Mitarbeitende unterwegs und ohne festen Arbeitsplatz
- Relevante Inhalte dank zielgruppengerechtem Einstieg
- Dokumente, Termine und Kontakte zentral auffindbar
- Lebendiger Austausch über News und Community
- Auf Microsoft 365 aufgebaut und ausbaufähig
Wir von der Beetroot AG haben uns auf die Begleitung von Unternehmen auf dem Weg zur Digitalisierung spezialisiert. Möchtest du eine individuelle Beratung mit ganzheitlichem Ansatz? Dann zögere nicht, uns zu kontaktieren.
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