Am Dienstag (20. Juni) fand unser äusserst informatives Webinar zum Thema «Daten im Griff – erfolgreiches Datenmanagement mit Microsoft 365» statt. Unsere Experten Andreas Naef und Mario Niederhauser teilten wertvolle Tipps aus ihrem umfangreichen Erfahrungsschatz und verdeutlichten, welche Aspekte bei der neuen Informations- und Datenarchitektur berücksichtigt werden müssen. Hier ist eine kurze Zusammenfassung der Veranstaltung.
Zu Beginn des Webinars haben wir uns konkret mit den Herausforderungen des Datenmanagements in Organisationen auseinandergesetzt. Dabei wurden folgende Punkte besonders hervorgehoben:
- Wo sollten die Daten abgelegt werden und wie finden wir sie später wieder?
- Wie können wir eine logische Strukturierung der Daten erreichen?
- Welche Massnahmen müssen wir zum Schutz der Daten ergreifen?
- Wie können Archivierung und Zusammenarbeit effizient gestaltet werden?
- Es gibt eine Vielzahl von Tools, aber welche eignen sich für welche Zwecke?
Hätten Sie gewusst, dass in vielen Organisationen ein beträchtlicher Anteil der Daten unstrukturiert ist? Tatsächlich können bis zu 80 % der Daten aus Bildern, Videos oder Textdateien bestehen, wie Andreas berichtete. Die unzähligen Tools von Microsoft 365, wie beispielsweise OneDrive, SharePoint oder Planner, machen es jedoch nicht unbedingt einfacher, diese Datenmengen zu verwalten.
Wir sind oft daran gewöhnt, Dateien in Ordnern abzulegen, was jedoch im Laufe der Zeit zu unterschiedlichen Berechtigungen führen kann. Diese Herangehensweise verursacht zunehmend Probleme, insbesondere wenn es um die Zusammenarbeit innerhalb und zwischen verschiedenen Abteilungen geht.
Die Governance, also die ordnungsgemässe Verwaltung der Daten, stellt insbesondere eine grosse Aufgabe dar, da die Daten nicht mehr ausschliesslich auf Servern innerhalb der Organisation liegen, sondern auch in Cloud-Diensten wie Microsoft. Die Nutzung der Cloud legt den Schwerpunkt oft auf die Kollaboration, was wiederum Auswirkungen auf den Zugriff und die Vertraulichkeit der Daten haben kann.
Um dem Datenmanagement erfolgreich zu begegnen, ist es sinnvoll, eine gut durchdachte Informationsarchitektur zu etablieren. Zudem kann es hilfreich sein, je nach den spezifischen Anforderungen andere Tools einzusetzen oder bestehende zu substituieren. Jede Organisation ist einzigartig, daher ist es von grosser Bedeutung, eine umfassende Analyse des bereits Vorhandenen durchzuführen und notwendige Veränderungen zu identifizieren. Hierbei sollten sowohl das Management als auch die Mitarbeitenden aktiv in den Prozess einbezogen werden, da sich ihre Arbeitsweise stark verändern wird und dies neue Spielregeln erfordert. Es ist wichtig, klare Abgrenzungen und Verantwortlichkeiten festzulegen, um im Datenmanagement erfolgreich zu sein. Wenn diese Herausforderungen gemeistert werden, kann das Datenchaos in Ordnung gebracht und so effizienter gearbeitet werden.
Sie haben das Webinar verpasst? Sehen Sie hier unsere Webinar-Aufnahme: youtu.be/wkygJzoHOD4
Haben Sie Fragen zum Datenmanagement in Ihrem Unternehmen? Gerne können Sie uns unverbindlich per Telefon: +41 41 700 30 40 oder Mail: info@beetroot.ag kontaktieren.
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