Mehr Wissenstransfer und weniger Silodenken dank Intranet Lösungen – Teil 2

Im letzten Blogartikel haben wir erläutert, weshalb Silodenken gefährlich ist und wie es zustande kommt. Nun ist es an der Zeit, die möglichen Vorgehensweisen gegen Silodenken in Angriff zu nehmen. Wir zeigen Ihnen, wie Sie mit Ihrer Intranet Lösung das Silodenken in Ihrem Unternehmen ablegen und Ihre Arbeitsplatzprobleme lösen können – auch im Homeoffice.

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Sie haben Teil 1 noch nicht gelesen? Hier geht’s zum Artikel:

Mehr Wissenstransfer und weniger Silodenken dank Intranet Lösungen – Teil 1

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Silodenken in 4 Schritten gezielt bekämpfen:

1. Verbale Hinweise auf Silodenken erfassen 

Um Silodenken in Ihrem Unternehmen erfolgreich bekämpfen und zukünftig verbeugen zu können, müssen Sie zuerst einmal evaluieren, wie stark Ihre Organisation von der Silodenkweise betroffen ist. Aber wie? 

Das Vorhandensein von Silos führt bei Mitarbeitenden oft zu Aussagen, die Verwirrung, Frustration oder Ungeduld gegenüber der Organisation oder anderen Teams und Abteilungen zeigen. Achten Sie dafür insbesondere auf verbale Andeutungen wie folgende:   

• „Das wusste ich nicht…“ 


• „Seit wann?“ 


• „Warum hat uns das niemand gesagt“ 


• „Das ist für mich und mein Team nicht von Relevanz“ 


• „An wen wende ich mich dafür?“ 


• „Warum ist das wichtig?“ 


• „Ich weiss nicht, was er oder sie macht“ 


Solche Kommentare deuten jeweils auf eine Kommunikations- und Wissenslücke hin. Sie implizieren, dass das abteilungsübergreifende und organisatorische Verständnis verbessert werden muss.    
 
In sehr grossen Organisation sind Aussagen wie „Ich weiss nicht, was er oder sie macht“ natürlich unumgänglich. Ab einer gewissen Anzahl an Mitarbeitenden und Abteilungen kann nicht mehr jede Person von jeder wissen, welche Tätigkeit sie hat. Da es sich in der Schweiz jedoch bei den meisten Unternehmen um KMUs handelt, haben wir unsere Beispiele auf solche Unternehmensformen angepasst. Dies bedeutet aber nicht, dass Grossunternehmen kein Silodenken aufweisen, wenn solche Anmerkungen und Kommentare genannt werden. Hören Sie dennoch gut hin. 
 
Ein weiterer Hinweis auf Silodenken ist, wenn Führungskräfte schlecht über andere Abteilungsleitende sprechen; z.B. wenn deren mangelnden Projektfortschritt dauernd erwähnt wird, statt das Team oder die Leitungsperson zu unterstützen. Je öfter Sie diese Art von Aussagen hören und je öfter diese vorkommen, desto höher die Wahrscheinlichkeit, dass Sie es mit einer Silo-Problematik zu tun haben.   
 
Führungskräfte, welche Menschen und deren Arbeitskultur managen und entwickeln, haben die Verantwortung, mit gutem Beispiel voranzugehen. Somit besteht stets Handlungsbedarf, sobald sie ein potenzielles Problem entdeckt wird. Tun die Führungskräfte dies nicht, sind auch sie Teil des Problems. Handeln zu müssen, bedeutet nicht, dass eine Führungskraft die Lösungen haben muss. Es bedeutet lediglich, dass sie neugierig und handlungsorientiert sein sollte, um zeitnah weitere Informationen von internen Stakeholdern zu sammeln und am besten gemeinsam mit diesen eine Lösung zu erarbeiten. 

2. Perspektive der stillen BeobachterIn einnehmen

Stellen Sie sich vor, Ihre Organisation hat Sie gerade erst eingestellt. Nach welchen Anzeichen würden Sie suchen, die auf Zusammenhalt und Zusammenarbeit hindeuten? Welche Anzeichen würden zeigen, wie sehr die Organisation Kommunikation, Verständnis und Teamarbeit schätzt?  
Für den Anfang könnten Sie untersuchen, welche Arten von Kommunikationsinhalten und welche Kanäle in Ihrer Organisation bereits genutzt werden. Gerade jetzt im Homeoffice sind insbesondere digitale Kommunikationskanäle von besonderer Relevanz. Die Klärung nachfolgender Fragen hilft Ihnen dabei, einen Überblick über den aktuellen Zustand der digitalen Kommunikation Ihrer Organisationen zu gewinnen:  
 
Gibt es einen digitalen Newsletter in Ihrem Unternehmen? Wie steht es um die Aktualität Ihres Intranets? Verwenden Sie Kommunikationstool wie Microsoft Teams? Existieren in diesem Kommunikationstool verschiedene Channels, geordnet nach Teams, Abteilungen oder Projekten, auf die auch Mitarbeitende Zugriff haben, welche diesen Gruppierungen nicht angehören? Veranstalten Sie in Ihrem Unternehmen Wissenstransfers? Wie steht es um Dokumentationen? Wie fördert Ihre Organisation Teambildung und funktionsübergreifende Teams?  
 
Können Sie diese Fragen nicht selbst beantworten? Dann sprechen Sie mit Ihren Mitarbeitenden, fragen Sie konkret nach deren Meinung oder erstellen Sie eine Umfrage (mit den richtigen Add Ons ist dies bspw. auch mühelose über Kommunikationstools wie MS Teams möglich). 
  
Der Wert einer solchen Beobachtung liegt darin, dass sie Erkenntnisse darüber liefert, welche Verhaltensweisen oder Strategien man beibehalten und welche man verändern oder gar neu dazu holen sollte.  

3. Die Kontakthypothese 

Leider ist das Format eines Blogartikels nicht umfangreich und geeignet genug, um auf die individuellen Kommunikationslücken und potenzielle Lösungsvorschläge einzelner Szenarien einzugehen. Dennoch gibt es eine simple Strategie, die immer helfen kann, falls sie nicht bereits angewendet wird: die „Kontakthypothese“. Die „Kontakthypothese“ besagt, dass diejenigen, die mehr Zeit miteinander verbringen, mit grösserer Wahrscheinlichkeit gut miteinander auskommen. Versuchen Sie demnach Situationen zu schaffen, die es Ihren Mitarbeitenden erleichtert, auch team- und abteilungsübergreifende Kontakte zu knüpfen. So kann sowohl informeller als auch formeller Wissenstransfer stattfinden.

 
 Sie denken, was sei während einer Pandemie mit Homeoffice nicht möglich? Werden Sie kreativ! Wie wär’s mit einem wöchentlichen oder monatlichen Online-Meeting zwischen den Abteilungen, bei der jeweils ein Wissenstransfer von der einen für die anderen Abteilungen vorbereitet wird? Oder einem Kaffeepausen-Chat-Roulette, zu dem man sich täglich oder wöchentlich anmelden kann und während einer festgelegten Zeit zufälligerweise mit anderen Mitarbeitenden aus dem Unternehmen zusammengewürfelt an einer Videokonferenz zum „Pläuderle“ teilnehmen kann? Die Möglichkeiten sind unerschöpflich. Die einzige Vorgabe, die Sie dabei wirklich beachten sollten: der Wissenstransfer sollte Spass machen und darf nicht langweilig sein.

4. Ist Ihre Intranet Lösung DIE Lösung? 

Die Identifizierung jenes Faktors, der am stärksten zum Silodenken in Ihrem Unternehmen beiträgt, ist der erste Schritt zur Implementierung der richtigen Lösung. Oft liegt dieses Problem – besonders in der momentanen Zeit – beim Digitalisierungsgrad Ihrer Organisation. Ein Grossteil dieser Digitalisierung wird von Ihrer Intranet Lösung mitbestimmt. Denn heute ist das Intranet oft der primäre Kommunikationskanal, wenn es um die transversale Kommunikation und Kollaboration zwischen verschiedenen Teams, Abteilungen und Projekten geht. 

Teamsites ermöglichen es jeder Abteilung, einen eigenen Bereich im Intranet zu erstellen. Solche Sites und Links innerhalb der Teams und innerhalb der gesamten Organisation sorgen für die Weitergabe von Informationen. Durch ihre Einbindung in die Startseite und das regelmässige Auffrischen des News-Hubs bleiben die Mitarbeitenden mit Hilfe des Intranets up-to-date. Doch Intranet Lösungen können noch mehr. 

Wir haben die wichtigsten Funktionen eines Intranets für die Förderung von ganzheitlichem Denken für Sie zusammengefasst: 

• Teamsites sorgen im gesamten Unternehmen für die Verbreitung von Informationen 


• Wird die Startseite entsprechend konfiguriert, fasst sie hervorgehobene Aktualisierungen aus dem gesamten Intranet zusammen und wird für alle sichtbar angezeigt. 


• Eine einheitliche und zentrale Dokumentenablage bieten allen Mitarbeitenden schnellen Zugriff auf Informationen und fördert so den Informationsaustausch.

• Ein Mitarbeiterverzeichnis gibt den Namen jedes Teammitglieds ein Gesicht, eine Funktion und eine direkte Kontaktmöglichkeit.

• Funktionen wie „liken“ und „kommentieren“ fördern soziale Interaktionen wie beispielsweise Diskussionen oder Lob und Kritik.

• Interaktive Wikis, Blogs und Communities fördern den organisationsübergreifenden Wissensaustausch 


Silodenken vs. ganzheitliches Denken ist eine Frage der Unternehmenskultur. Ob sich diese Denkweise auch auf die Arbeit im Homeoffice überträgt oder dort neu entsteht, ist schliesslich eine Frage des Digitalisierungsgrads und der digitalen Unternehmenskultur.  

Ist Ihr Unternehmen auch von der Silo-Mentalität betroffen? Möchten Sie Ihre Intranet Lösung oder Ihre anderweitigen Kommunikations- und Kollaborationstools auf den neuesten Stand bringen, um Silodenken zu bekämpfen oder vorzubeugen? Scheuen Sie nicht, uns für Ratschläge oder eine individuelle Beratung zu kontaktieren.   

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