Am Mittwoch, 18.09.2024, fand im HeadsQuarter in Zürich ein spannender Erfahrungsaustausch zur Einführung von Microsoft 365 statt. Die beiden Referierenden der Gemeinde Zollikon und der SVA St. Gallen teilten wertvolle Erkenntnisse und Herausforderungen im Rahmen ihrer Digitalisierung. Die Teilnehmenden nutzten die Gelegenheit, sich mit Fachkolleg*innen aus der öffentlichen Verwaltung und anderen Organisationen über den erfolgreichen Einsatz von Microsoft 365 auszutauschen.
Digitalisierung in der Gemeinde Zollikon: 80% aller Kundenprozesse sollen digitalisiert werden
Nyle-Sven Werner, Projektleiter Digitalisierung der Gemeinde Zollikon, eröffnete den Erfahrungsaustausch und gewährte tiefe Einblicke in die digitale Transformation der Gemeinde. Mit rund 280 Mitarbeitenden (ohne Schule) steht die Gemeinde vor der ambitionierten Vorgabe, 80 % aller Kundenprozesse zu digitalisieren.
Die Einführung von Microsoft 365 spielte dabei eine Schlüsselrolle, insbesondere in den Bereichen:
- Kollaboration und Kommunikation: Microsoft Teams und SharePoint wurden als zentrale Werkzeuge für die Zusammenarbeit und den Wissensaustausch eingeführt.
- Aufbau eines Intranets: Ein internes Kommunikations- und Informationssystem wird implementiert, um den Mitarbeitenden den Zugang zu wichtigen Daten und Informationen zu erleichtern.
- Ortsunabhängiges Arbeiten: Dank der cloudbasierten Tools von Microsoft 365 können alle Mitarbeitende, wie auch jene in der Telefonzentrale, flexibel und effizient von jedem Standort aus arbeiten.
- Befähigung der Mitarbeitenden: Ein wichtiges Ziel war es, alle Mitarbeitenden – unabhängig von ihrem Wissensstand – mit den neuen Tools vertraut zu machen. Schulungen und kontinuierliche Unterstützung waren dabei entscheidend.
SVA St. Gallen: Auf dem Weg in die Cloud
Im zweiten Teil des Erfahrungsaustauschs gab Valérie Thommen, Leiterin ICT der SVA St. Gallen, einen Einblick in den laufenden Prozess ihrer Organisation. Die SVA St. Gallen befindet sich derzeit in der initialen Einführungs-Phase von M365.
Erste Erfahrungen von der SVA St. Gallen:
- Change-Management: Die Einführung von Microsoft 365 ist nicht nur ein Projekt und vor allem kein IT-Projekt. Microsoft 365 ist ein Thema, das dauerhaft etabliert werden muss im Unternehmen. Microsoft 365 betrifft nicht nur die technische Implementierung, sondern auch tiefgreifende Veränderungen in Arbeitsweisen, Prozessen und der Unternehmenskultur.
- Sensibilisierung der Führungsebene: Der Wandel hin zu modernen Arbeitsmethoden gelingt nur dann, wenn die Geschäftsleitung den digitalen und modernen Wandel aktiv unterstützt und vorantreibt.
- Daten- und Informationsarchitektur: Von Anfang an muss eine klare Vorstellung des Big Pictures vorhanden sein, denn nicht alle Daten sollen 1:1 in Microsoft 365 verschoben werden. Nur eine durchdachte Daten- und Informationsarchitektur gewährleistet eine effiziente Nutzung der neuen Plattform und fördert langfristig die Datenqualität, Sicherheit und Compliance sowie eine gute Vorbereitung für den Einsatz von KI-Anwendungen.
- Externe Unterstützung: Sie kann die Einführung und Nutzung von Microsoft 365 erleichtern. Insbesondere für Analyse, Planung, Erfahrungen, Integration, Sicherheitsoptimierung, Change-Management, Schulungen usw. ist sie sehr hilfreich. Letztlich muss jedoch die Organisation die Verantwortung für die erfolgreiche Implementierung und die kontinuierliche Nutzung der Plattform selbst tragen.
Der Druck, moderne Kollaborationstools bereitzustellen, steigt. Immer mehr Arbeitnehmer erwarten von ihren Arbeitgebern moderne, digitale Werkzeuge. Die Einführung eines modernen Kollaborationstools wie Microsoft 365 ist daher ein Muss, um sich als attraktiver Arbeitgeber zu positionieren.
Fazit und Ausblick
Der Erfahrungsaustausch zeigte eindrucksvoll, dass die Einführung von Microsoft 365 in der öffentlichen Verwaltung ein Schlüssel zur Verbesserung der Effizienz und Zusammenarbeit ist. Gleichzeitig verdeutlichte die Veranstaltung, dass solche Projekte mit Herausforderungen verbunden sind, von der Datenmigration bis zur Schulung der Mitarbeitenden.
Die abschliessende Diskussion bot den Teilnehmenden die Möglichkeit, sich aktiv auszutauschen und weitere Praxisbeispiele zu diskutieren. Besonders der gemeinsame Apéro im Anschluss half, Netzwerke zu knüpfen und neue Impulse für die eigene Organisation mitzunehmen.
Wenn Sie erfahren möchten, wie Sie die Einführung von Microsoft 365 in Ihrer Verwaltung oder Organisation erfolgreich umsetzen können, empfehlen wir unseren Leitfaden zur Implementierung von Microsoft 365: Erfolgreiche Implementierung von Microsoft 365: Ein Leitfaden für die öffentliche Verwaltung.
Wir danken den Referierenden und Teilnehmenden für den Blick hinter die Kulissen und die angeregten Diskussionen.
Hier ein kleiner Einblick in den Abend:
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