Eine gute Kommunikation muss im Voraus geplant werden. So erstellen Sie Ihren eigenen internen Kommunikationsplan in nur sieben Schritten.
Ich bin immer wieder darüber erstaunt, wenn ansonsten erfolgreiche Unternehmen ihre interne Kommunikation vernachlässigen. Entweder unterschätzen sie den Nutzen oder sie haben noch nie einen internen Kommunikationsplan erstellt. Aus meiner Sicht sollte man die interne Kommunikation nicht vernachlässigen, da diese ein wichtiger Bestandteil für die Gesundheit von jedem Unternehmen ist.
Für eine wertschätzende Arbeitsumgebung und eine positive Arbeitsdynamik spielt die interne Kommunikation schliesslich eine wesentliche Rolle. Wenn die interne Kommunikation richtig und professionell betrieben wird, trägt sie dazu bei, die Werte Ihrer Mitarbeiter und Ihre Unternehmenskultur hervorzuheben.
Aber das ist einfacher gesagt als getan – oder? Was machen also Unternehmen mit einer guten internen Kommunikation anders? Der Einsatz der richtigen Tools kann natürlich dazu beitragen, aber selbst die besten Tools sind ohne einen geeigneten internen Kommunikationsplan nutzlos.
Erstellen Sie einen internen Kommunikationsplan in 7 Schritten:
1. Zuständigkeit der internen Kommunikation definieren
Wenn es in Ihrem Unternehmen bereits eine zuständige Stelle oder ein Team gibt, das sich dem Thema «interne Kommunikation» widmet, dann können Sie diesen Punkt überspringen.
Bei viele kleineren Unternehmen sind die Ressourcen oft eingeschränkt und es steht keine interne Kommunikationsabteilung zur Verfügung. Wenn die Zuständigkeit und die Aufgaben nicht geklärt sind, dann kann dies schnell verwirrend werden. Somit sollten Sie in einem ersten Schritt entscheiden, wer in ihrem Unternehmen für die interne Kommunikation zuständig ist.
In vielen Unternehmen wird die interne Kommunikation von der Personalabteilung oder dem Marketing-Team gemacht. Grundsätzlich können beide Abteilungen eine gute Wahl sein. Ich bevorzuge jedoch die Aufgaben in unterschiedliche Teams zu verteilen. Auf diese Weise erhalten Sie eine gute Mischung aus Stimmen und Perspektiven aus allen Bereichen Ihres Unternehmens. Ausserdem wird die Arbeit auf verschiedene Abteilungen aufgeteilt, was den Aufwand für die einzelnen Stellen erträglich macht.
2. Was soll erreicht werden?
Warum machen wir das überhaupt? Bevor Sie diese Frage stellen, müssen Sie herausfinden, was derzeit in Ihrem Unternehmen nicht so gut funktioniert. Wird zu wenig kommuniziert? Vielleicht haben Ihre Mitarbeiter das Gefühl, dass Unternehmensinformationen in Silos gespeichert sind? Erhalten die Mitarbeitenden die relevanten Informationen über definierte Informationskanäle oder müssen sie sich diese über informelle Wege beschaffen? Möglicherweise fühlen sich die Menschen von den Unternehmenswerten und der Unternehmenskultur getrennt.
Sobald Sie den Grund identifiziert haben, warum Sie sich auf die interne Kommunikation konzentrieren müssen, ist es an der Zeit darüber nachzudenken, was Sie mit Ihrer internen Kommunikationsstrategie tatsächlich erreichen wollen.
Der Schlüssel dazu ist, die gewünschten Ergebnisse so genau wie möglich zu beschreiben. Versuchen Sie zum Beispiel, das Engagement der Mitarbeiter zu erhöhen? Warum? Bei welchen Teams möchten Sie das Engagement erhöhen? Wie würde ein verstärktes Engagement die Zusammenarbeit zwischen diesen spezifischen Teams verbessen? Wie würde sich das in ihrem Unternehmen auswirken?
Diese Art von Brainstorming müssen Sie durchführen, bevor Sie zum nächsten Schritt übergehen.
3. Zielgruppe definieren
In diesem Schritt geht es darum das Warum mit dem Wie zu verbinden. Oder, mit anderen Worten, Sie planen wie genau Sie die gewünschten Ergebnisse erzielen werden. Aber bevor Sie zu diesem Schritt kommen, müssen Sie Ihre Zielgruppen definieren. Dazu müssen Sie Ihre Zielgruppen kennen. Welche Inhalte benötigen sie? Welche Informationen werden sie ansprechen?
Es gibt ein paar Möglichkeiten, wie Sie diese Informationen sammeln können.
- Demographie
Dies ist eine beliebte Art der Segmentierung Ihrer Zielgruppe, welche auf den Arten von Inhalten und Informationen basiert, von denen Sie glauben, dass sie sich damit befassen werden. Es ist ein guter Weg, um Inhalte zu finden, die für Ihr Unternehmen attraktiv sind. Verschiedene Teams werden verschiedene Arten von Inhalten benötigen.
- Fragen
Wenn Sie in Ihrem Unternehmen eine Umfrage durchführen, werden Sie möglicherweise eine riesige Liste von verschiedenen Antworten erhalten. Aber dies ist eine sehr gute Möglichkeit, um Ideen zu sammeln und gleichzeitig Ihre Mitarbeiter in den Prozess einzubeziehen. Dieses Vorgehen ist vor allem für kleine bis mittlere Unternehmen ideal.
Sobald Sie herausgefunden haben, wer Ihre Mitarbeiter sind und welche Art von Inhalten sie benötigen, ist es an der Zeit, zum nächsten Schritt überzugehen.
4. Kanäle und Tools festlegen
Wenn Sie die gewünschten Ergebnisse und ihre Zielgruppen definiert haben, benötigen Sie nun noch das Medium für Ihre Botschaften. Ihr internes Kommunikations-Tool. Eine sorgfältige Auswahl der Kommunikations-Kanäle und -Tools ist besonders wichtig. Ihre Mitarbeitenden sollen diese ja schliesslich regelmässig überprüfen und nutzen. Das Versenden von E-Mails wird in der heutigen Zeit nicht mehr ausreichen. Bei der Evaluation der Kommunikations-Tools sollten Sie die folgenden Dinge beachten:
- Ist es ein Anlaufpunkt für alle Mitarbeiter? Ist es ein Tool, das Sie nicht nur einmalig, sondern auch regelmässig wiederverwenden möchten?
- Soll das Tool oder die Lösung auch für andere Arbeiten und Informationen als die interne Kommunikation genutzt werden können? Für die Zusammenarbeit, für die Veranstaltungsplanung, für Chats oder für die Aufgabenverwaltung? Idealerweise kann das Tool für mehrere Zwecke verwendet werden und als internes Kommunikationsökosystem funktionieren.
- Können Sie Ihre internen Kommunikationsmittel auf bestimmte Teams, Gruppen, Abteilungen und Personen ausrichten? Ihre Mitarbeiter lesen und beschäftigen sich in der Regel nur mit Themen, die für sie und ihre Interessengebiete relevant sind. Die Segmentierung sollte integriert werden, da dies den Erfolg Ihres Plans drastisch beeinflussen kann.
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5. Internen Kommunikationskalender zusammenstellen
Jetzt ist fast alles bereit, um mit der internen Kommunikation zu beginnen. Es muss nur noch geplant werden, was, wann und wie oft kommuniziert werden soll. Es ist wichtig frühzeitig zu wissen, was Sie zu einem bestimmten Zeitpunkt veröffentlichen werden. Die Planung trägt dazu bei, dass Ihre Kommunikationsrhythmen konstant bleiben. Sie sollten mindestens wöchentlich einen Beitrag veröffentlichen. Wenn Ihr Unternehmen grösser ist, können auch mehrere Beiträge pro Woche sinnvoll sein.
Betrachten Sie diese Phase als eine natürliche Erweiterung von Schritt 3. Es beginnt mit der Notierung der Arten von Inhalten, mit denen sich Ihre Mitarbeiter wahrscheinlich beschäftigen werden, unter Berücksichtigung von Saisonalität und Ereignissen und mit einer Liste relevanter Themen.
6. Interagieren
Sobald Sie mit der Umsetzung Ihres internen Kommunikationsplans begonnen haben, ist es wichtig, sich daran zu erinnern, dass ein Beitrag, sobald er live geht, live ist. Das bedeutet, dass die Mitrbeitenden den Beitrag lesen, sich Gedanken machen, vielleicht schreiben sie eine Antwort oder werfen ein Problem auf, das Sie übersehen haben. Reagieren Sie auf Kommentare, um die Diskussion am Laufen zu halten (wenn es eine Diskussion erfordert). Betrachten Sie die interne Kommunikation mit der zugehörigen Interaktion als einen laufenden Prozess. Denken Sie daran, dass die Kommunikation auch Ihren Mitarbeitenden eine Stimme geben soll.
7. Ergebnisse messen
Ein wichtiger Schritt Ihres internen Kommunikationsplans ist die Verfolgung Ihrer Ergebnisse. Lesen die Mitarbeitenden Ihre Beiträge? Mögen und kommentieren sie sie? Sind die Menschen besser informiert, als sie es sonst wären? Nutzen sie regelmäßig das interne Kommunikations-Tool?
Das Sammeln von Daten und das Überwachen von Metriken ist eine gute Möglichkeit, um zu erfahren, was funktioniert und was nicht. Deshalb ist es sinnvoll, einen wöchentlichen oder monatlichen Bericht zusammenzustellen, um Ihre Ergebnisse zu sammeln, und dann mit anderen Interessengruppen darüber zu diskutieren, wie Sie Ihren internen Kommunikationsplan weiter verbessern können.
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