Kernapplikationen in KMUs: Warum weniger oft mehr ist

In kleinen und mittleren Unternehmungen herrscht oft die skurrile Annahme: Je mehr Applikationen, desto besser die digitale Ausstattung, um vorherrschende Probleme zu lösen. Aber ist dieser Applikationsüberfluss wirklich ein Segen? Oder verbergen sich dahinter nicht vielmehr versteckte Kosten und Komplexitäten, die KMUs zum Verhängnis werden können?

Das Szenario der Überladung

Stellen Sie sich ein KMU vor, dass für jede Anforderung eine separate Applikation hat. Das Ergebnis? Ein Labyrinth aus Softwarelösungen, in dem wertvolle Ressourcen für Schulungen, Lizenzen und Support verschwendet werden. Mitarbeitende verbringen mehr Zeit damit, sich zwischen verschiedenen Systemen zurechtzufinden, als sich auf ihre Kernaufgaben zu konzentrieren.

Die Problematik des «Zuviel»

Viele KMUs fallen immer wieder dem Trugschluss zum Opfer, dass eine Vielzahl an spezialisierten Applikationen zur besseren Problemlösung dient und dies zu einer höheren Leistungsfähigkeit führt. Die Probleme werden oft unbemerkt verursacht – vielleicht kennen Sie eines der folgenden Beispiele: «Wir haben neue Anforderungen im Unternehmen, also beschaffen wir uns eine neue, zusätzliche Applikation, damit wir das Problem lösen können!» oder «Neu eintretende Mitarbeitende bringen Erfahrungen und Wissen mit in das Unternehmen. Die haben erfolgreich mit einer bestimmten Softwarelösung gearbeitet, also schaffen wir uns das Tool ebenfalls an!» Doch in Realität bringen solche oder ähnlich Überlegungen oftmals keine Verbesserungen, sondern zusätzliche Hürden:

• Komplexität und Kosten: Jede zusätzliche Applikation bedeutet mehr Aufwand in der Implementierung, Wartung, Schulung und Integration.
• Datenkonsistenzen: Unterschiedliche Applikationen erzeugen oft isolierte Dateninseln, was zu Inkonsistenzen und Informationsverlusten führt.
• Effizienzverlust: Zu viele Tools können Mitarbeitende überfordern, was paradoxerweise die Produktivität senkt.

 

Konzentration auf Kernapplikationen – Ein strategischer Ansatz

Warum sollten sich KMUs auf Kernapplikationen konzentrieren? Ganz einfach: Effizienz und Klarheit. Doch was sind Kernapplikationen? Naja, der Name verrät es schon – das sind die zentralen Anwendungen in der IT-Infrastruktur eines Unternehmens. Sie unterstützen alle grundlegenden Geschäftsprozesse – von Finanzen über Kundenmanagement bis hin zur Produktion und Logistik. Im Gegensatz zu einer wild gewachsenen Applikationslandschaft, die oft ein chaotisches Mosaik unterschiedlichster Softwarelösungen ist, bieten Kernapplikationen eine zielgerichtete, effiziente, umfassende und integrierte Arbeitsumgebung.

• Reduzierte Vielfalt und Komplexität: Weniger, aber leistungsfähigere Systeme vereinfachen die IT-Infrastruktur.
• Kosteneffizienz: Durch die Konzentration auf essenzielle Applikationen lassen sich Kosten senken.
• Gesteigerte Produktivität: Eine klar strukturierte Applikationslandschaft unterstützt Mitarbeitende effektiver in ihren täglichen Aufgaben.

 

Der Weg zur Fokussierung – Kernapplikationen intelligent und bewusst wählen

Die Definition und Weiterentwicklung von Kernapplikationen erforderten eine strategische Herangehensweise. Folgende Best Practices haben sich dabei bewährt:

1. Analyse der Geschäftsanforderungen: Identifizieren Sie die Prozesse, welche den Kern Ihres Geschäfts ausmachen. Die Bedürfnisse und Anforderungen der verschiedenen Nutzergruppen sollten dabei berücksichtigt werden.
2. Auswahl der Applikationen: Wählen Sie Applikationen, die diese Kernprozesse am besten unterstützen. Achten Sie bei neuen Anforderungen darauf, dass diese mit bereits bestehenden Applikationen abgedeckt werden können. Erst wenn bestehende Systeme die Anforderungen nicht oder ungenügend erfüllen, sollten Sie die Beschaffung von neuen, zusätzlichen Softwarelösungen in Betracht ziehen und sorgfältig prüfen. Neue Softwarelösungen können auch veraltete Applikationen ablösen.
3. Integration und Schulung: Sorgen Sie für eine nahtlose Integration der Anwendungen. Achten Sie darauf, dass alle betroffenen Mitarbeitenden die notwendigen Schulungen erhalten, damit die Systeme umfassend und effizient eingesetzt werden können.
4. Kontinuierliche Bewertung: Überprüfen Sie regelmässig, ob die gewählten Applikationen noch den Anforderungen Ihres Unternehmens entsprechen. Dies ist hilfreich, um die Leistungsfähigkeit und Sicherheit der Kernapplikationen zu gewährleisten.
5. Stetige Verbesserung: Anstatt grossen Überholungen empfiehlt sich ein Ansatz der kontinuierlichen Verbesserung. Agile Methoden können hilfreich sein, die Entwicklung und Anpassung von Kernapplikationen zu beschleunigen.

 

Fazit: Klug reduzieren für mehr Effizienz

In einer Welt, in der «mehr» oft mit «besser» gleichgesetzt wird, wird es für KMUs Zeit, umzudenken. Eine gezielte Fokussierung auf Kernapplikationen ist nicht nur ein Schritt hin zu grösserer Effizienz und Kosteneinsparung, sondern auch ein strategischer Vorteil im Wettbewerb.

Schluss mit der Applikationsflut. Zeigen Sie Mut zur Reduktion lassen Sie den Überfluss hinter sich. Sind Sie bereit, den ersten Schritt zu machen? Kontaktieren Sie uns für eine individuelle Beratung und beginnen Sie Ihre Reise zu einer schlankeren, effektiveren IT-Landschaft!

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