Microsoft 365 in der öffentlichen Verwaltung – das klingt zunächst nach einer Kombination aus Welten, die nicht so recht zusammenzupassen scheinen. Die öffentliche Verwaltung steht oft für Bürokratie und langsame Entscheidungsprozesse, während Microsoft 365 als moderne und dynamische Plattform für kollaborative Zusammenarbeit und Wissensmanagement gilt. Doch die Zeiten ändern sich, und die öffentliche Verwaltung muss sich modernisieren, um mit der digitalen Transformation Schritt zu halten.
Ein bedeutender Fortschritt in die richtige Richtung ist zweifellos die Implementierung von Microsoft 365 in der öffentlichen Verwaltung. Doch es gibt auch ein paar Hürden zu überwinden. Besonders im Bereich der Sicherheit und des Datenschutzes haben Bedenken eine flächendeckende Einführung von Cloud-Lösungen in der öffentlichen Verwaltung bislang verhindert. Aber nun scheint endlich der Durchbruch geschafft zu sein – eine wachsende Anzahl an Verwaltungen greift nun nämlich auf die M365-Cloud-Dienste zurück.
Ein Vorreiter in diesem Bereich ist die Stadt Zürich, der bereits seit einiger Zeit Microsoft 365 nutzt. Auch der Kanton Zürich hat sich diesem Trend angeschlossen, und nun zieht auch die Bundesverwaltung nach. Die Plattform bietet unbestritten einen grossen Nutzen für die kollaborative Zusammenarbeit und Wissensarbeit in den öffentlichen Verwaltungen, die ja bekanntlich einen wesentlichen Teil der Arbeit ausmachen. Doch damit die Einführung von Microsoft 365 in der Verwaltung erfolgreich ist, müssen neben den technischen Fragen, wie beispielsweise zur Informationssicherheit, dem Datenschutz oder der Infrastruktur, auch organisatorische Aspekte berücksichtigt werden.
Die komplexe Welt der öffentlichen Verwaltung
Die Grundlage für die Cloud ist gelegt, aber nur mit der richtigen Einführungsstrategie und einem klaren Konzept kann Microsoft 365 in der Verwaltung auch tatsächlich zu einer Steigerung der Produktivität, einer verbesserten Zusammenarbeit und so einem wirklichen Mehrwert führen. Denn eine reine Einführung neuer Tools und Kommunikationskanäle allein bringt noch keine Produktivitätssteigerung. Im Gegenteil, es birgt das Risiko, dass durch die neuen, zusätzlichen Tools und Technologien ein Durcheinander entsteht. Durch die neuen Kommunikationskanäle und der grossen Informationsflut können Anwendende überfordert werden. Auch die Ablagestruktur der Daten muss gut durchdacht sein, um ein Datenchaos zu vermeiden. Den Nutzenden muss klar sein, was, wo, wie abgelegt werden soll. Deshalb ist es wichtig, klar abzugrenzen, welche anderen Tools genutzt werden und welche gesetzlichen Rahmenbedingungen sichergestellt werden müssen. Denn man darf nicht vergessen, dass Microsoft 365 nicht alle Anforderungen der öffentlichen Verwaltung deckt.
Die Applikationslandschaft in den Verwaltungsorganen ist komplex und beinhaltet viele Fachapplikationen in den Bereichen Bildung, soziale Sicherheit, Steuern, Wirtschaft und vielen weiteren. In den letzten Jahren wurden erhebliche Investitionen in spezialisierte Lösungen für elektronische Geschäftsverwaltungssysteme (GEVER) getätigt, die auf die Bedürfnisse der Verwaltung zugeschnitten sind. Die Funktionen von GEVER umfassen das Dokumenten- und Workflow-Management, die Archivierung und die Revisionssicherheit. GEVER bietet also speziell auf die Anforderungen der öffentlichen Verwaltung zugeschnittene Funktionen. Microsoft 365 hingegen ermöglicht es, gemeinsam an Dokumenten arbeiten, Videokonferenzen abhalten und jederzeit und von überall aus auf Dateien zuzugreifen. Beide Lösungen können zusammen eingesetzt werden, um die Zusammenarbeit und Produktivität zu verbessern. Hier müssen die Verwaltungen abwägen, welche Lösungen sie wo einsetzen wollen und wie sie diese sinnvoll integrieren können.
Neben den offensichtlichen Vorteilen wie einem einfacheren Zugriff und der Möglichkeit, von überall aus zu arbeiten, bietet die Einführung von Microsoft 365 auch die Chance, die gesamte Informations- und Datenarchitektur grundlegend neu zu definieren. Erfahrungsgemäss ist es keine gute Idee, einfach die Daten 1:1 vom Netzlaufwerk auf die Cloud zu verschieben. Es muss sichergestellt werden, dass die Daten korrekt in der dafür vorgesehenen Applikation abgelegt werden, um ein Chaos zu vermeiden. Dabei sollten nicht nur die Dokumente, sondern auch andere Aspekte wie die Kommunikation, Aufgabenverwaltung, Wissensthemen, Vorlagen, Archivierung, Klassifizierung und vieles mehr ganzheitlich berücksichtigt werden. Eine Neudefinition der Informations- und Datenarchitektur ist daher unerlässlich.
Die Verwaltung hat die Chance, mit einer vorausschauenden Herangehensweise ein übergeordnetes Konzept zu entwickeln, das alle Aspekte in der Architektur integriert. Eine unbedachte und überhastete Vorgehensweise kann gravierende Konsequenzen haben. Ein unüberlegter Schnellschuss führt nicht nur zu Datenchaos, sondern auch zu einem erheblichen Risiko der Verletzung von Compliance- und Governance-Richtlinien. Deshalb ist es von entscheidender Bedeutung, dass eine sorgfältige Planung und Umsetzung der Migration in die Cloud durchgeführt wird. Durch eine gründliche Vorbereitung und eine systematische Umsetzung können potenzielle Risiken minimiert und ein nahtloser Übergang zur Cloud gewährleistet werden.
Mit Bedacht in die Cloud
Microsoft 365 bietet einen grossen Nutzen für die öffentliche Verwaltung. Es ist daher erfreulich zu sehen, dass immer mehr Verwaltungen auf diese moderne Plattform setzen und sich so den Herausforderungen der digitalen Transformation stellen.
Es ist wichtig, die Einführung von Microsoft 365 ganzheitlich anzugehen und nicht nur auf die Dokumentenverwaltung zu fokussieren. Eine geordnete Einführung, die alle Aspekte der Verwaltung integriert, ist dabei der Schlüssel zum Erfolg. Nur so kann Microsoft 365 nachhaltig, sicher und effektiv genutzt werden.
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