Best Practice – Einsatz von Office 365 Apps

Das Office 365 App Chaos

Office 365 hat sich in den letzten Jahren enorm schnell verbreitet. Mit der Cloud-Plattform von Microsoft stehen umfassende Werkzeuge für die Kommunikation und Zusammenarbeit zur Verfügung. Doch es zeigt sich, dass Unternehmen und Anwender mit der wachsenden Zahl an Tools für die digitale Kollaboration oftmals überfordert sind, da diese eine erhebliche Überlappung der Funktionen aufweisen. Wenn die Mitarbeitenden nicht wissen, welches Tool sie für die unterschiedlichen Business Cases verwenden sollen oder die Tools selber nach persönlichem Gutdünken auswählen, dann kann Chaos entstehen. Die Vielzahl an Optionen, beeinflusst die Produktivität oft hochgradig negativ.

Zu viele Optionen können die Produktivität stark beeinträchtigen!

Office 365 ist eine hervorragende Plattform, um schnell Business-Nutzen zu generieren. Aber das ist leichter gesagt als getan! Office 365 kann wirklich komplex sein.  Wir erhalten viele Anfragen von Office-365 Kunden, die in der Anwendung der Plattform unsicher sind. Die Frage lautet oft: Welche App sollen wir für was nutzen? 

In diesem Artikel geben wir Hinweise, welche Office 365 Anwendungen für welche Business Cases geeignet sind.

Das Inner- und Outer-Loop Konzept

Microsoft hat das Bedürfnis für die Klärung des Anwendungeinsatzes auch erkannt. Mit dem Inner- und Outer-Loop Prinzip, steht eine Empfehlung für den Einsatz von Outlook, Microsoft Teams und Yammer zur Verfügung.

Inner- und Outer Loop

Inner Loop

Hier erfolgt die Kommunikation innerhalb des Teams. Es geht um intensive Aktivitäten in kleinen Gruppen, meistens in Teams oder in Projekten. Die Erledigung der täglichen Arbeit und die schnelle Lieferung von Ergebnissen stehen im Vordergrund.

Outer Loop

Im Outer-Loop werden Information organisationsübergreifend geteilt. Es geht also darum, Abteilungs- und Bereichs-Silos zu überwinden, Synergien zu schaffen und eine transparente, oft auch hierarchiefreie Kommunikation zu ermöglichen.

Best Practice  Einsatz von Office 365 Anwendungen

Das Inner- und Outer-Loop Prinzip gibt eine gute Hilfestellung für den Einsatz von Outlook, Microsoft Teams und Yammer. Für die Konzeption von integrierten Business-Plattformen oder Intranet/Extranet-Lösungen, bietet der Ansatz jedoch zu wenig Unterstützung. Neben den erwähnten Anwendungen gibt es ja noch eine erhebliche Anzahl weiterer Tools, die es zu integrieren gibt.  Damit auch diese Anwendungen geordnet und effizient eingesetzt werden können, ist es wichtig zu definieren, welcher Anwendungsfall mit welcher App umgesetzt werden soll. Dies verhindert den Wildwuchs in der Nutzung von Anwendungen und reduziert so den Supportaufwand.

Modell Einsatzbereiche für Office 365 Anwendungen

Ich (Persönlich)

Für die persönliche Arbeitsorganisation werden Anwendungen und Funktionen benötigt, die Mitarbeitende bei der Organisation und Bearbeitung von Emails, Terminen und den zu erledigenden Aufgaben unterstützen. Mitarbeitende können allein arbeiten, oder aber auch mit Kollegen interagieren, indem Sie Dateien, Notizen, Aufgaben und E-Mails austauschen und Besprechungen planen. Diese Art der Zusammenarbeit erfolgt in der Regel ad-hoc in einem kleinen Personenkreis.

Kernanwendungen sind Apps wie Outlook, OneDrive for Business und OneNote

Wir (Team)

Für die Zusammenarbeit in Teams, Projekten, Gremien und Arbeitsgruppen werden Anwendungen benötigt, welche die Zusammenarbeit (Collaboration) einfach und flexibel ermöglichen. Dazu gehören Funktionen wie beispielsweise Chats, Screen-Sharing, Dokument-Sharing oder Co-Authoring. In der Regel ist der Personenkreis auf Mitarbeitende eingeschränkt, welche häufig zusammenarbeiten (Teammitglieder, Projektteams, etc.). Die Berechtigungen werden i.d.R. durch das «Team» selbständig verwaltet (Self-Service).

Kernanwendungen sind Microsoft Teams, Planner, SharePoint oder Office 365 Groups

Alle (Gesamte Unternehmung)

Für Information und Kommunikation über die gesamte Organisation, also über Team- und Bereichsgrenzen hinweg, werden Anwendungen und Funktionen benötigt, welche für alle Mitarbeitende einfach im Zugriff sind. Das Intranet bietet den Zugang zu News, allgemeinen Informationen, Ankündigungen und Veranstaltungen. Häufig werden die Informationen personalisiert aufbereitet, damit Informationen und Diskussionen zielgruppengerecht adressiert werden können. Tools mit sozialen Funktionen unterstützen den Austausch über organisatorische und hierarchische Strukturen hinweg und ermöglichen die schnelle und transparente Wissensteilung (Know-how-Sharing).

Kernanwendungen sind SharePoint, Yammer, Delve und Stream

Einsatz des Modells

Die Basis für den Einsatz der verschiedenen Office 365 Apps, bilden die individuellen Anforderungen, die Organisationsform und die Kultur eines Unternehmens.  Die „Best Practice  Einsatz von Office 365 Anwendungen“ bietet eine gute Diskussionsgrundlage für die Definition der einzusetzenden Anwendungen. Möchten Sie mehr erfahren? Gerne unterstützen wir mit unserer Erfahrung aus vielen Kundenprojekten und konkreten Praxisbeispielen.

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