Es ist Zeit für einen Kanban-Frühlingsputz

Der Frühling ist die Zeit der Erneuerung, eine Zeit, in der das Alte weggeräumt wird, um Platz für Neues zu schaffen. Wenn Sie Kanban als Methode verwenden, um die Arbeit ihres Teams zu koordinieren, dann führen Sie wahrscheinlich regelmässige Reviews durch, um Ihr Kanban-Board resp. die Arbeitsabläufen zu optimieren. Aber genau wie im Haushalt, sollten Sie von Zeit zu Zeit auch einen Kanban-Frühlingsputz durchführen und einige mentale «Spinnweben» entfernen.

Hier sind drei Gründe, warum Sie erwägen sollten, das Kanban-Board Ihres Teams aufzufrischen und zu reinigen.

Kontinuierlich Verbesserung angehen

In Kanban dreht sich alles um die kontinuierliche Verbesserung. Das Ziel ist es, das Kanban-Board ständig zu optimieren. Aber es kommt vor, dass diese ständige Weiterentwicklung an Schwung verliert und der Kanban-Ansatz verkümmert. Dann ist es an der Zeit, die etablierten Kanban-Regeln zu hinterfragen und eine grössere Veränderung anzugehen. Manchmal ist es einfacher, mit einem leeren Board „from Scratch“ neu anzufangen. Wenn Ihre Ideen nicht mehr auf das Board gelangen, dann sollte dieses umgebaut und den neuen Bedürfnissen angepasst werden.

Wenn Sie ein neues Board entwickeln, sollten Sie aber darauf achten, dass Sie die positiven Aspekte der bestehenden Konfiguration und den Fortschritt, den Sie bisher gemacht haben, nicht verlieren. Besprechen Sie also im Team, was bisher gut funktioniert hat:

  • Welche Arbeitsschritte und Swimlanes waren hilfreich für Ihr Team?
  • Welche Erkenntnisse habe Sie aus Ihren Board-Metriken gewinnen können?
  • Gibt es irgendwelche Regeln, die Ihr Team als nützlich empfunden hat?
  • Haben WIP-Limits etwas zur Effizienz im Team beigetragen?

Während einige Teams eine unstrukturierte Diskussion über das Board-Design bevorzugen, mögen andere den formelleren Ansatz einer Retrospektive oder eines Lean Coffees. Wichtig ist, dass Sie Perspektiven aus dem gesamten Team sammeln und nicht nur von einigen wenigen Mitgliedern.

Die mentalen Spinnweben entfernen

Ganz gleich, ob Sie sich entscheiden, ein neues Kanban-Board von Grund auf neu zu designen oder einfach nur einige Zeit mit dem Archivieren/Löschen von Karten auf Ihrem bestehenden Board verbringen, ein kleiner Frühjahrsputz ist fast immer ein produktiver Zeitvertreib.

Während des ganzen Jahres erstellt Ihr Team wahrscheinlich so einige „nice to have“-Karten. Wenn Sie diese Aufgaben priorisieren möchten, dann können Sie diesen Karten ein Zuhause auf dem Board geben. Ansonsten können diese Aufgaben das Board «verstopfen» und die Teammitglieder behindern, sich auf das Wesentliche zu konzentrieren (auch wenn dies unbewusst geschieht).

Das liegt daran, dass zusätzliche, nicht priorisierte Karten auf Ihrem Brett nicht nur visuelles Durcheinander verursachen, sondern auch kognitiven Raum einnehmen. Wenn Sie eine Karte auf Ihrem Board sehen, verbringen Sie wahrscheinlich einige Augenblicke damit, über diese Aufgabe nachzudenken, auch wenn sie nicht unbedingt relevant für Ihre aktuellen Ziele oder Prioritäten ist. Wenn Sie die Karte sehen, denken Sie sich: „Oh ja, wir haben darüber gesprochen, das zu tun“ und lassen sich dadurch von den wesentlichen Tasks ablenken.

Mit einem sauberen Board können Sie damit beginnen, jene Aufgaben und Ziele einzubringen, die Ihnen jetzt am wichtigsten sind – statt jene, die vor sechs Monaten noch nach einer guten Idee geklungen haben, aber jetzt vielleicht nicht mehr von grosser Relevanz sind.

Ablenkungen eliminieren

Das Säubern Ihres Boards kann Ihrem Team auch dabei helfen, ein genaueres Verständnis von WIP zu erlangen. Wenn Ihr Kanban-Board durch einen Haufen halb durchdachter Ideen verstopft ist, kann das Gefühl entstehen, dass das Team ausgelastet ist, auch wenn es das nicht der Fall ist. Wenn Das Board voll aussieht, dann ist die Motivation oft nicht so gross, noch weitere Karten hinzuzufügen.

Wenn man sich als Team etwas Zeit nimmt, um die Karten, die im Rückstand sind, zu überprüfen und Entscheidungen darüber zu treffen, kann das für jede Person in Ihrem Team befreiend sein. Darüber zu sprechen, was eine Priorität ist und was nicht, und warum, kann eine gute Möglichkeit sein, Ihr Team für die Zukunft zu motivieren. Zudem kann es den Teammitgliedern ein Gefühl der Klarheit darüber vermitteln, was eigentlich wichtig ist, was auf sie zukommt und welche Ideen sie zu Ende bringen können. So können sich alle darauf konzentrieren, mehr Wert zu schaffen.

Schaffen Sie Ordnung

Wenn Sie sich etwas Zeit nehmen, um auf Ihrem Kanban-Board einen kleinen Frühjahrsputz durchzuführen, kann Ihr Team kritisch darüber nachdenken, was nützlich ist und was nur im Weg steht. Wenn sich Ihr Team entwickelt und wächst, sollte sich Ihr Kanban-Board mitentwickeln und mitwachsen.

Beginnen Sie also die Spinnweben der vergangenen Saison zu entfernen. Sprechen Sie mit Ihrem Team über Ziele, Ideen, Prozesse und Regeln, um sich gegenseitig zur kontinuierlichen Verbesserung anzuregen.

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